Guide de l’admin système : Gestion des utilisateurs

Découvrez comment gérer vos utilisateurs Workplace à partir du panneau d’administration.


Ajouter des utilisateurs
Ajouter des utilisateurs
Pour obtenir un guide complet sur l’ajout des utilisateurs, consultez les ressources techniques.
Accédez à la page Personnes du panneau d’administration. C’est là que vous pouvez ajouter vos utilisateurs. Trois méthodes s’offrent à vous pour ajouter des utilisateurs sur Workplace :
Définir vos préférences d’invitation
Définir vos préférences d’invitation
Les paramètres d’invitation admin suivants vous permettent de choisir qui peut rejoindre votre Workplace :
  • Seules les personnes invitées : les autres personnes ne peuvent rejoindre votre Workplace que si elles sont invitées par un·e admin ou un·e utilisateur·trice actif·ve.
  • Toute personne de ce domaine de messagerie : toute personne provenant d’un domaine mis sur liste autorisée ou vérifié peut rejoindre votre Workplace sans être invitée.
Tout utilisateur peut ajouter ou demander à ajouter un nouvel employé en fonction de vos paramètres de demande d’accès. Les trois paramètres de demande d’accès suivants permettent aux admins de déterminer la manière dont les nouveaux utilisateurs sont autorisés à rejoindre leur Workplace :
  • Les admins doivent approuver toutes les demandes d’adhésion à ce Workplace : toute invitation envoyée par un utilisateur non-admin doit être approuvée par un admin.
  • Approuver automatiquement les demandes d’accès provenant de ce domaine de messagerie : votre Workplace est ouvert à toute personne ayant une adresse e-mail professionnelle provenant de l’un des domaines que vous avez vérifiés ou mis sur liste autorisée.
  • Approuver automatiquement toutes les demandes : tout nouvel utilisateur peut rejoindre votre Workplace sans l’approbation d’un admin.
Champs du profil
Champs du profil
Les champs du profil sont extrêmement importants pour configurer efficacement votre compte Workplace. Certains champs, tels que nom, intitulé du poste, équipe, sont obligatoires sur Workplace. Nous vous recommandons toutefois de remplir plus de champs de profil afin d’exploiter pleinement les fonctionnalités suivantes de Workplace :
  • Organiser votre communauté en ensembles de personnes, que les admins système peuvent ensuite affecter à des groupes, pour ajouter ou supprimer automatiquement des membres.
  • Permettre aux admins de groupe de définir des règles d’adhésion au groupe pour leurs groupes, sans demander l’aide d’un admin système. Ces règles d’adhésion au groupe permettent d’ajouter et de supprimer automatiquement des membres en fonction des informations qui figurent sur leur profil. En savoir plus sur l’adhésion automatique à un groupe ici.
  • Définir votre organigramme pour que tout le monde puisse facilement trouver les bonnes personnes pour échanger et que les nouveaux employés se familiarisent avec la structure de votre organisation.
  • Envoyer des sondages aux bonnes personnes grâce aux ensembles de personnes.
Inclure les membres de votre communauté. Vous pourrez également choisir la façon de modifier ces profils. Vous disposez de plusieurs options :
  • Fournisseur d’identité Cloud : si vous configurez cette intégration, toutes les modifications apportées aux informations du profil gérées par votre fournisseur d’identité Cloud figureront dans Workplace.
  • Admins uniquement : seuls les admins qui disposent d’un accès peuvent modifier ce champ de profil manuellement ou grâce l’importation d’une feuille de calcul.
  • Propriétaire du profil : les utilisateurs pourront mettre à jour ce champ de profil par eux-mêmes. Les admins pourront également modifier ce champ de profil pour les autres utilisateurs.
Après avoir défini les champs de profil qui doivent être remplis par votre communauté Workplace, plusieurs options s’offrent à vous pour ajouter ces informations sur Workplace :
  • Lier Workplace à votre fournisseur d’identité Cloud. Cela permettra d’importer efficacement dans Workplace toutes les informations de profil enregistrées dans votre fournisseur d’identité Cloud. Si les champs de profil que vous avez définis ne sont pas remplis dans votre fournisseur d’identité Cloud, vous pouvez utiliser une feuille de calcul. Vous ne pourrez pas écraser manuellement les champs gérés par votre fournisseur d’identité Cloud.
  • Manuellement, en important une feuille de calcul : accédez à la page Personnes du panneau d’administration et importez un fichier CSV à l’aide du modèle fourni.
  • Manuellement en mettant à jour les informations des employés un par un : pour ce faire, accédez à la page Personnes du panneau d’administration. Cliquez sur les à droite du nom de chaque employé(e) et sélectionnez Modifier les détails d’une personne.
Désactiver des utilisateurs
Désactiver des utilisateurs
Vous pouvez désactiver des utilisateurs à partir de la page Personnes du panneau d’administration. Les utilisateurs qui sont désactivés sont exclus de leurs groupes dans un délai de quatre jours après la désactivation. Leur profil et leur contenu font également l’objet d’un déclassement. Néanmoins, leurs anciennes publications restent inchangées. Ainsi, vous ne perdez aucune information lorsque le compte d’un utilisateur est désactivé.
Contactez l’assistance directe si vous souhaitez supprimer définitivement un compte. La suppression de comptes entraîne la perte de toutes les données et publications associées. Nous vous recommandons de désactiver les comptes plutôt que de les supprimer, afin de ne perdre aucun contenu important.
Rôles d’admin
Rôles d’admin
En tant qu’admin système, vous pouvez attribuer des rôles d’admin à vos collègues depuis la section Admins du panneau d’administration. Il existe quatre autres rôles d’admin :
Consultez les ressources techniques pour obtenir un guide complet sur les rôles d’admin.
  • Les analystes peuvent générer des rapports afin d’effectuer le suivi des nouveaux utilisateurs et du contenu. N’importe quel utilisateur peut être analyste, mais nous vous recommandons d’attribuer ce rôle à un membre de votre équipe d’implémentation Workplace.
  • Les modérateurs de compte peuvent consulter et modifier les profils, créer des utilisateurs et en désactiver. Ce rôle est idéal pour un membre de votre équipe d’assistance.
  • Les modérateurs de contenu peuvent accéder à tous les groupes, supprimer des groupes et modérer le contenu. Les modérateurs de contenu sont généralement des membres de l’équipe RH.
  • Vous pouvez créer des rôles personnalisés en fonction de vos besoins.