Guide des réunions
d'équipe virtuelles

Vos réunions n'ont jamais été aussi importantes. Pour bien maîtriser le télétravail tout en restant en contact avec ses collègues, chacun doit adapter ses habitudes et ses comportements.


Audience Responsables d’équipe |Durée 3 minutes |Publication 24 mars 2020

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Vos réunions n'ont jamais été aussi importantes. Pour bien maîtriser le télétravail tout en restant en contact avec ses collègues, chacun doit adapter ses habitudes et ses comportements. L'un des éléments clés est d'apprendre à organiser des réunions virtuelles réussies.

Les appels vidéo sont un excellent moyen pour les équipes de rester en contact, de partager des informations et d’assurer le suivi des projets, où qu’elles se trouvent. Suivez ces conseils pour garantir le bon déroulement de vos réunions.

Choisir la bonne configuration

Assurez-vous d’avoir tous les outils dont vous avez besoin pour bien communiquer et collaborer.

  • Vérifiez que votre équipe dispose des outils nécessaires pour passer des appels vidéo. Un manque d’équipement peut limiter la participation d’une personne et l’isoler du reste de l’équipe.
  • Créez un groupe Workplace pour offrir à chacun un espace commun où les agendas, les notes et les documents peuvent être enregistrés à des fins de révision et de consultation asynchrone
  • Établissez un emploi du temps régulier et respectez-le. Programmez vos réunions d'équipe à une heure convenable pour tous les fuseaux horaires des participants. Si cela s’avère impossible, envisagez d’échanger certains fuseaux horaires ou du moins d’utiliser des publications programmées pour effectuer un suivi auprès de différentes régions à des horaires plus raisonnables
  • Évitez d'annuler ou de reporter une réunion d'équipe : il s’agit d’une prise de contact cruciale, en particulier pour les employés qui travaillent à distance. En cas de report d’une réunion, vérifiez que le nouvel horaire choisi convient à tous les membres de l’équipe, en particulier s’il ne correspond par à leurs heures de travail habituelles

Bien se préparer

  • Le responsable d’équipe est chargé de déterminer les sujets discutés. Cependant, lorsqu’une équipe travaille à distance ou est éloignée, il peut être difficile de connaître les problématiques clés de ses membres. Utilisez les sondages dans votre groupe pour recueillir les suggestions de votre équipe
  • Publiez le programme de la réunion dans votre groupe. Votre équipe aura ainsi le temps de vous faire part de son avis ou de suggérer d’autres sujets dans la section des commentaires. Ajoutez des liens à votre invitation pour que chacun puisse consulter les dernières nouveautés du projet ou les éléments à revoir avant ou pendant la réunion
  • Préparez le déroulement de la réunion avec vos intervenants (le cas échéant). Vérifiez que les intervenants ou animateurs sont prêts et armés d’objectifs clairs (notamment au niveau de la durée de leur intervention). Lancez une conversation sur Workplace pour échanger directement avec eux
  • Indiquez clairement à l'équipe qu'elle doit consulter le programme du jour ainsi que tous les documents d’accompagnement avant la réunion, et qu’elle doit se préparer à participer à celle-ci en vidéoconférence. Il est important que les membres d’une équipe puissent se voir pour renforcer la cohésion du groupe

Rendre les réunions accessibles

  • Désignez une personne pour surveiller le temps accordé à chaque sujet, ainsi qu’une personne chargée des notes de la réunion. Redistribuez ces rôles régulièrement pour assurer une charge de travail équitable
  • Veillez à ce que chacun soit visible. Une bonne visibilité et un contact visuel à l’écran sont importants, surtout dans le cas d’une participation à distance
  • Demandez l’avis de chacun. Le travail à domicile peut inciter certains employés à se contenter d’assister à une réunion au lieu d’y participer. Prenez le temps de solliciter chaque membre d'équipe au cours de vos échanges, sans vous concentrer uniquement sur les participants les plus éloquents ou proches. Soyez attentif aux indices non verbaux et abordez les problèmes éventuels
  • Dans le cadre des réunions à distance, les conversations annexes mises en sourdine nuisent à la collaboration. Favorisez la concentration et la participation de l'équipe : envisagez un suivi ultérieur, grâce à la création d’une conversation de groupe dédiée sur Workplace Chat, où chacun pourra publier ses commentaires
  • Notez chaque mesure, ainsi que les personnes qui en sont responsables. Réservez quelques minutes à la conclusion de chaque réunion. Une distribution claire des tâches et des responsabilités de chacun est particulièrement importante dans le cadre d’une équipe à distance

Intervenir

  • Publiez vos notes dans votre groupe Workplace
  • Si vous publiez celles-ci sous forme de document, ce dernier sera automatiquement enregistré dans votre onglet Fichiers. Indiquez la date de la réunion dans le nom du document afin de garder une trace de vos échanges et permettre à tous les participants de se mettre au diapason
  • Identifiez certains employés dans la section des commentaires pour leur fournir des informations supplémentaires ou des instructions pour la suite

Assurez-vous que les réunions sont accompagnées d’un objectif et d’un programme clairs, et que les documents à lire sont déterminés à l'avance.

Des outils adaptés permettent aux membres d'une organisation de se sentir proches les uns des autres et d’obtenir les informations nécessaires pour travailler en équipe, où qu’ils soient. Pour obtenir plus de ressources sur la cohésion à distance, consultez notre centre de ressources pour le télétravail.

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