Guide pour les responsables
qui travaillent à distance

La culture d’entreprise évolue dans le monde entier. Le travail à distance nécessite de mettre en place une structure stable, mais aussi de faire preuve de patience et de flexibilité.


Audience Responsables d’équipe |Durée 4 minutes |Publication 24 mars 2020

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La culture d’entreprise évolue dans le monde entier. Le travail à distance nécessite de mettre en place une structure stable, mais aussi de faire preuve de patience et de flexibilité. Cela pose un certain nombre de défis particuliers pour les responsables, qui peuvent soudainement être appelés à diriger leurs équipes dans des situations exceptionnelles. Cela implique d’adapter rapidement leurs habitudes et comportements pour garantir que leurs équipes se sentent connectées et soutenues.

Les conseils et ressources de ce guide vous aideront à gérer votre entreprise et vos employés, quel que soit le service dans lequel ils travaillent.

Suivez ces sept recommandations pour transformer le travail « à distance » en travail « connecté ».

Configurer l’infrastructure de votre équipe

Veillez à ce que votre équipe ait mis en place les outils et normes adéquats pour communiquer et collaborer efficacement.

  • Configurez un groupe d’équipe Workplace
  • Assurez-vous d’avoir un réseau d’équipe partagé
  • Ouvrez des fils de discussion individuels avec chacun de vos subordonnés directs
  • Choisissez la technologie d’appel vidéo qu’utilisera votre équipe pour les réunions individuelles et les réunions d’équipe
  • Créez une liste de contacts téléphoniques
  • Définissez les attentes de votre équipe en ce qui concerne les délais de réponse aux e-mails, messages instantanés, etc.
  • Indiquez les objectifs, résultats visés et échéanciers de votre équipe
  • Établissez des processus pour documenter les notes, décisions et résultats visés de la réunion

S’assurer que les membres de votre équipe ont les outils et le matériel informatique nécessaires pour leur travail

  • Connexion Internet fiable
  • Accès à distance à un réseau privé virtuel (VPN)
  • Outil d’appel vidéo
  • Outil de messagerie instantanée, tel que Workplace Chat
  • Casque, écouteurs, etc.

Évoquer vos préférences en matière de travail avec chacun de vos subordonnés directs

Parlez de vos préférences de communication (e-mail, discussion, vidéo), définissez la fréquence des échanges individuels et assurez-vous que les personnes savent quand et comment passer à l’étape supérieure. N'oubliez pas de faire le point régulièrement avec votre équipe. Les employés qui travaillent à distance peuvent se sentir isolés, et il peut parfois suffire d’un mot pour les rassurer.

Communiquer régulièrement et vérifier le contexte

Lorsque les équipes sont dispersées, il est difficile de déterminer qui a eu accès aux informations et mises à jour du projet. Il est important de bien présenter le contexte par écrit et lors de réunions individuelles et d’équipe.

  • Aidez les personnes à rester connectées en partageant régulièrement des mises à jour sur l’entreprise et l’organisation
  • Commencez toujours par présenter le contexte dans vos réunions ou documents écrits, afin de vérifier que tous les participants sont au courant des objectifs, des résultats visés et de l’état du projet, avant d'entrer dans les détails

Assurer une bonne gestion des réunions

Des réunions et des suivis bien structurés sont essentiels pour aider les équipes à rester productives et connectées lorsqu’un ou plusieurs de leurs membres travaillent à domicile.

  • Programmez vos réunions à des moments où un maximum de membres de l’équipe est disponible. Il peut être difficile d'éviter des réunions qui tombent soit tôt ou tard pour les membres d'une équipe à distance. Dans ces cas, assurez-vous d’alterner les horaires pour ne pas pénaliser les mêmes personnes à chaque fois
  • Ajustez vos calendriers de réunion si nécessaire Les réunions hebdomadaires conviennent à certaines équipes, mais d’autres préfèrent faire le point plus souvent. Des réunions rapides quotidiennes de 30 minutes maximum peuvent s’avérer très utiles
  • Veillez à ce que les réunions aient un objectif et un programme clairs. Ajoutez le programme de la réunion aux invitations de calendrier et publiez-le dans votre groupe d’équipe Workplace ou réseau partagé, et indiquez clairement vos objectifs pour chaque élément du programme. Assurez-vous que les documents à lire sont associés ou fournis à l’avance
  • Pour les réunions à distance, désignez un modérateur et établissez des règles de base pour vous assurer que chacun peut s’exprimer
  • Encouragez les personnes à utiliser les appels vidéo pour les réunions, y compris dans le cas de réunions individuelles. La vidéo cultive votre présence et vos liens. Utilisez une technologie de vidéoconférence adaptée à votre équipe (Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, Facetime, etc.)
  • Partagez des notes détaillées après la réunion. Créez des articles / documents collaboratifs pour chaque réunion. Désignez un membre d’équipe qui sera responsable du partage et du suivi des notes, des commentaires, des décisions et des éléments d’action

Penser aux lieux de travail

Le travail à distance peut s’avérer très compliqué lorsque les équipes sont composées d’un mélange de personnes qui travaillent chez elles et au même endroit, dans un bureau ou sur le terrain. Faites bien attention aux normes de collaboration dans les équipes mixtes et assurez-vous que les personnes qui travaillent à distance participent à la discussion, en particulier s’il y a une équipe « centrale » dans un même endroit.

Utiliser le téléphone lorsque cela est pertinent

Un appel bref (pendant les heures de travail) est souvent le moyen le plus rapide de résoudre un problème individuel ou limité à un petit groupe. Encouragez votre équipe à utiliser le téléphone pour la résolution rapide de problèmes ou en cas de mauvaise connectivité.

Aborder les conversations difficiles avec soin

Certains sujets peuvent s’avérer plus délicats à distance (offrir un avis constructif, par exemple). Lorsque vous abordez un sujet sensible, évaluez le ressenti de votre interlocuteur(trice) avant et après votre conversation en lui demandant comment il(elle) se sent. Planifiez un appel vidéo plutôt qu’un appel téléphonique.

Aider les personnes à identifier leurs routines et prendre soin d’elles

  • Aidez votre équipe à identifier les routines adaptées, en étant attentive aux distractions qu’elle peut rencontrer chez elle. Certains ont besoin de reproduire la structure d’un environnement de bureau chez eux, tandis que d'autres préfèrent établir une nouvelle routine.
  • Encouragez les personnes à rester connectées à leurs communautés Workplace sur les réseaux sociaux. Selon les cas, discutez sur les médias sociaux ou profitez de « pauses café » virtuelles pour aider les personnes à entretenir leurs liens sociaux
  • Lorsque vous faites le point avec votre équipe, assurez-vous de vérifier sa progression et de rechercher les signes d’épuisement ou de frustration dus au fait d’avoir l’impression d’être « toujours au travail ». Rappelez aux membres d’équipe de définir des limites et de prévoir du temps pour s’occuper d’eux

Faire le point avec les parents

  • En situation de crise, les personnes dont les familles travaillent à la maison devront peut-être adopter une approche plus flexible si elles ont des enfants à la maison. Faites fréquemment le point avec votre équipe pour déterminer ses besoins et son bien-être global
  • Les parents devront peut-être modifier leur calendrier pour répondre à leurs obligations familiales. Assurez-vous d’aider les parents à y arriver en définissant des attentes claires concernant les résultats (et non les heures de travail) et en faisant attention aux réunions de dernière minute ou à la reprogrammation de réunions d’équipe. Les parents peuvent ne pas réagir aussi rapidement aux modifications soudaines de calendrier qu’en situation normale

Il n'a jamais été aussi important de devenir une entreprise connectée. Pour obtenir plus de ressources sur la cohésion à distance, visitez notre centre de ressources pour le travail à domicile

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