Kit de prise en main rapide de Workplace

Déployez Workplace rapidement auprès de vos équipes à distance et apprenez à l’utiliser pour renforcer vos communications professionnelles et maintenir la cohésion des équipes à distance.


Durée 18 minutes |Publication 24 mars 2020

Kit de prise en main rapide de WorkplaceKit de prise en main rapide de Workplace

Guide de lancement rapide

Ce guide de lancement rapide a été conçu sur la base de milliers de déploiements Workplace réussis. Utilisez-le pour planifier et exécuter un lancement Workplace rapide afin que votre organisation puisse collaborer à distance, des bureaux à domicile au travail de terrain.

Ce guide vous aidera à :

  1. configurer Workplace de façon technique ;
  2. recruter et former vos membres impliqués ;
  3. élaborer la structure de votre groupe ;
  4. impliquer les dirigeants et les responsables d’équipe ;
  5. communiquer votre lancement Workplace.

Découvrez le rôle d’administrateur Workplace et les fonctions et fonctionnalités disponibles pour vous aider à gérer votre Workplace dans notre formation en direct sur les Principes de base pour administrateurs Workplace. Vous recevrez une formation interactive et pratique, et des spécialistes vous aideront à configurer et gérer votre Workplace.

Étape 1 : configurer Workplace de façon technique

Vous aurez probablement besoin des équipes informatiques de votre entreprise pour configurer votre Workplace et préparer votre lancement. Demandez-leur de suivre ces étapes pour configurer Workplace pour votre organisation :

Conseil de pro : Avant le lancement, intégrez Workplace aux autres outils professionnels utilisés par votre entreprise. Les intégrations de partage de contenu et de fichiers sont un bon point de départ. Elles facilitent le partage et la collaboration sur les fichiers dans Workplace. Consultez les intégrations disponibles dans l’Annuaire des intégrations.

Étape 2 : membres impliqués de Workplace

Sélectionnez un petit groupe varié de personnes dans votre organisation et demandez-leur de vous aider à créer des groupes, stimuler l’adoption et former le reste de l’organisation à l’utilisation de Workplace.

Choisir vos membres impliqués :

Les membres impliqués doivent être choisis en fonction de leur influence et de leurs comportements d’adeptes précoces. Les responsables d’équipe font de très bons membres impliqués, car ils influencent les comportements de travail dans leurs équipes.

Préparer vos membres impliqués :

  • utilisez le modèle d’e-mail dans le Plan de communication de lancement rapide (étape 4) pour avertir vos membres impliqués de leur rôle au moment du lancement ;
  • redirigez-les vers le kit de démarrage du nouveau membre impliqué pour qu’ils apprennent à se servir Workplace ;
  • faites-leur bénéficier d’un accès anticipé en les invitant à utiliser Workplace ;
  • créez un groupe Workplace secret appelé « Membres impliqués de Workplace » et invitez-les à le rejoindre. Ce groupe vous permettra de communiquer avec vos membres impliqués avant, pendant et après le lancement.

Étape 3 : créer des groupes

Avant d’inviter votre organisation à rejoindre Workplace, veillez à créer un ensemble de groupes principaux et à leur attribuer des membres. Lors de la création de groupes, deux éléments sont à prendre en compte :

  • La confidentialité : comment les personnes rejoignent votre groupe et qui peut voir les publications
  • Les permissions de publication : qui peut publier dans le groupe

L aonfidentialité

  • Ouvert : tout le monde peut rejoindre le groupe et voir les membres et les publications
  • Fermé : tout le monde peut faire une demande d’adhésion et seuls les membres peuvent voir les publications.
  • Secret : Les personnes doivent être invitées pour rejoindre le groupe et voir les publications. Les groupes secrets ne s’affichent pas dans la recherche, seuls les membres et les administrateurs en connaissent l’existence.

Les permissions de publication

  • Tout le monde peut publier
  • Demandez à l’administrateur d’approuver les publications
  • Seuls les administrateurs peuvent publier

Vous utiliserez les Ensembles de personnes pour attribuer des membres à vos groupes en fonction de critères tels que le service, l’intitulé du poste, le lieu, et plus encore. Découvrez comment créer des Ensembles de personnes dans les Pages d’aide de Workplace.

Les groupes principaux peuvent être structurés autour de deux types de communications :

1. Les communications de l’entreprise

Les groupes d’annonces et de discussion à l’échelle de l’entreprise peuvent simplifier vos communications et vous permettre de tisser des liens plus étroits, du siège social au travail de terrain.

  • Créez un groupe ouvert « Annonces de [Nom de l’entreprise] ».
    • Marquez le groupe comme officiel.
    • Ajoutez d’autres administrateurs pour gérer le groupe en votre absence
    • Faites-en un groupe par défaut afin que tous les employé(e)s le rejoignent automatiquement
    • Autorisez uniquement les administrateurs à publier
    • Utilisez le groupe pour partager des mises à jour et informations importantes à l’ensemble de l’entreprise
  • Créez des groupes ouverts d’annonces régionaux, tels que « Annonces de [Lieu] »
    • Ajoutez d’autres administrateurs pour gérer le groupe en votre absence
    • Autorisez uniquement les administrateurs à publier
    • Utilisez les Ensembles de personnes (synchronisés avec les profils Workplace) pour attribuer des membres aux groupes en fonction du lieu
    • Utilisez ce groupe pour partager des actualités et mises à jour régionales
  • Créez des groupes de discussion ouverts à l'échelle de toute l'entreprise et de chaque région, tels que « Discussion de [Nom de l'entreprise] » et « Discussion de [Lieu du bureau] »
    • Ajoutez d’autres administrateurs pour gérer le groupe en votre absence
    • Autorisez tous les membres à publier ou demandez à l’administrateur d’approuver les publications
    • Faites de votre groupe de discussion à l’échelle de l’entreprise un groupe par défaut. Utilisez les Ensembles de personnes (synchronisés avec les profils Workplace) pour attribuer des membres aux groupes régionaux en fonction du lieu
    • Encouragez vos employé(e)s à partager leurs questions et lancer des discussions professionnelles dans le groupe.
  • Conseil de pro : Créez des groupes ouverts de ressources sociales et d’affinité pour promouvoir des liens plus solides dans l’ensemble de votre organisation. Voici quelques exemples : « Communauté noire de [Nom de l’entreprise] », « Communauté LGBTQ de [Nom de l’entreprise] », « Propriétaires de chiens de [Nom de l’entreprise] » et « Passionnés de voyages de [Nom de l’entreprise] ».
    • Autorisez tous les membres à publier.

2. Le travail d’équipe

C’est ici qu’est réalisé le travail quotidien de chacun. Les personnes utiliseront leurs groupes d’équipe et de service pour partager des mises à jour sur leur travail, collaborer sur des fichiers, communiquer avec des textos, des appels vocaux ou vidéo, et bien plus encore.

  • Créez des groupes fermés pour les équipes et services de votre organisation et nommez le responsable administrateur du groupe.
  • Autorisez tous les membres à publier.
  • Encouragez les membres impliqués à créer des groupes fermés pour chacun de leurs projets, ainsi que des groupes secrets pour communiquer avec leurs responsables ou subordonnés directs

Vous ne savez pas quels groupes créer ? Rejoignez notre formation en direct Comment travailler dans Workplace pour découvrir les utilisations possibles de Workplace et les reproduire dans votre entreprise. Des spécialistes vous apporteront leur aide et répondront à toutes vos questions grâce à des formations interactives pratiques.

Étape 4 : impliquer les dirigeants et les responsables d’équipe

Les dirigeants utiliseront Workplace pour partager des mises à jour, informer leurs employé(e)s et communiquer au sein de l’organisation. Assurez-vous qu’ils savent utiliser Workplace et sont conscients de ses avantages pour eux et l’entreprise.

Voici quelques ressources que vous pouvez partager avec vos dirigeants :

Impliquez très tôt les responsables d’équipe dans le lancement Workplace. Plus ils connaissent Workplace, et plus leurs équipes pourront tirer profit de l’utilisation de l’outil. Voici quelques ressources que vous pouvez partager avec eux :

  • Workplace pour les équipes : dans ce kit ! Un aperçu de l’utilisation de Workplace pour gérer les équipes, les projets et les relations avec vos responsables et subordonnés directs
  • Guide des responsables d’équipe : guide rapide pour aider les responsables d’équipe à se lancer dans Workplace
  • Gérer des projets dans Workplace : découvrez comment utiliser les groupes d’équipe et de projet pour gérer votre travail dans Workplace
  • Organiser des réunions dans Workplace : obtenez davantage de conseils pour utiliser Workplace lors de réunions d’équipe avec des équipes dispersées et éloignées

Étape 5 : Communications de lancement

Suscitez l’enthousiasme de vos employé(e)s pour le lancement grâce à des communications axées sur la valeur que Workplace leur apportera au quotidien. Utilisez ce plan de communication modélisé pour promouvoir Workplace et intégrer rapidement vos employé(e)s.

Étape 6 : envoyer des invitations

Une fois que vous avez configuré vos groupes et communiqué le lancement à votre équipe, vous pouvez envoyer vos invitations. Utilisez les communications du Plan de communication de lancement rapide pour partager des informations sur l’activation des profils et continuer d’encourager vos employé(e)s à rejoindre Workplace et interagir après le jour du lancement.

Assurez-vous que vos employé(e)s sont informés de la grande variété de ressources d’aide et de formation qui sont à leur disposition. Partagez des liens vers du contenu pour démarrer sur Workplace afin d’aider vos employé(e)s à maîtriser rapidement Workplace :

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