Cinq conseils pour l’organisation
d’évènements virtuels

Les vidéoconférences, les discussions individuelles et les groupes en ligne sont d'excellents moyens pour des équipes à distance de rester en contact, mais comment remplacer un évènement en présentiel ?


Audience Responsables d’équipe |Durée 4 minutes |Publication 24 mars 2020

Cinq conseils pour l’organisation d’évènements virtuelsCinq conseils pour l’organisation d’évènements virtuels

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Les vidéoconférences, les discussions individuelles et les groupes en ligne sont d'excellents moyens pour des équipes à distance de rester en contact, mais comment remplacer un évènement en présentiel ?

Bien qu’ils diffèrent des évènements en direct, les évènements virtuels permettent à tous de rester en contact, même à distance. Utilisez les appels vocaux et vidéo pour organiser des réunions avec des participants se trouvant dans différents lieux et fuseaux horaires.

Il peut s’agir d’un moyen efficace de garder le contact entre les équipes ou de découvrir des nouveaux outils, produits et processus de chez soi. Découvrez ces cinq conseils pour organiser votre propre évènement virtuel.

Planifier à l’avance et soyez précis

Planifiez à l'avance le thème, les objectifs et les résultats attendus de votre évènement virtuel. Il est crucial que les organisateurs et participants connaissent le thème précis, ainsi que les objectifs de l'évènement. L'un des avantages majeurs d'un évènement virtuel est qu’il permet d’aller plus loin qu’un simple article ou guide. Organisez un évènement qui offrira aux participants une connaissance plus poussée de votre sujet ou de votre produit en action. Choisissez un contenu utile, intéressant et précis afin d’attirer l'attention et de stimuler les inscriptions.

Utiliser un format adapté

En fonction du thème retenu, il est possible d’organiser un évènement virtuel de différentes manières pour répondre aux besoins de votre audience. Que vous optiez pour des webinaires, des démonstrations en direct ou des sessions de questions/réponses, choisissez un format qui offre à votre audience une véritable opportunité d'apprendre et de participer. Prêtez également attention à la taille de votre audience. Voici quelques formats à prendre en compte :

  • Streaming en direct : ce format « communautaire » est utile pour encourager les audiences de toute taille à participer, surtout si vous autorisez une session de questions/réponses en direct. Les spectateurs à distance ne voudront ainsi pas manquer une occasion de poser des questions et participeront plus volontiers
  • Évènements simulés : il s'agit d'un webinaire préenregistré avec des interactions en direct. Vous pouvez préenregistrer une vidéo ou une présentation, tout en ayant la possibilité d'interagir avec votre audience au moment de la diffusion de votre évènement. Il est également utile d’offrir une bibliothèque sur mesure de vidéos préenregistrées à la demande à vos spectateurs, afin qu’ils puissent les consulter à leur propre rythme, en fonction de leur emploi du temps
  • Présentations animées : si vous cherchez un moyen créatif de réduire vos coûts de production, envisagez d'animer votre contenu grâce à un logiciel de présentation animée (tel que Prezi, Biteable ou PlayPlay). Cette méthode amusante vous permet de former et de stimuler votre audience, tout en gardant votre budget sous contrôle
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Ne pas se limiter aux méthodes habituelles

L’avantage d’un évènement virtuel est qu’il permet d’ignorer les « règles ». Servez-vous de votre imagination. Tandis que les évènements en présentiel doivent généralement se dérouler sur un ou deux jours, les évènements virtuels peuvent être répartis dans le temps. Les participants ont ainsi une meilleure chance de retenir les enseignements et vous avez l’occasion de développer une communauté. Réfléchissez également à des méthodes de communication interactives, par exemple en menant vos sessions par le biais de questions pour encourager votre audience à participer et à être active.

Si votre évènement comporte un hôte ou un invité d'honneur, assurez-vous qu'ils ont déjà participé à des évènements de ce type et qu’ils savent s’exprimer avec aise devant une caméra. Les intervenants donnent le ton à l’évènement : son succès dépend d’eux. Un nom connu attire les participants, mais seul un présentateur talentueux peut retenir leur attention. Si vous devez choisir entre les deux, optez pour un présentateur talentueux. Il est également possible de les combiner : confiez l’introduction à un présentateur aguerri, laissez votre invité parler un moment, puis demandez au présentateur de conclure. Vous pouvez aussi choisir d'utiliser un présentateur talentueux pour animer un évènement de type questions/réponses.

Viser un contenu court et captivant

Que votre audience comporte 10 ou 500 personnes, l’attention de ces dernières commence à baisser après avoir écouté le même intervenant ou lu / écouté un contenu pendant environ 10 minutes. Si votre évènement est long, envisagez de l’entrecouper de petits tests, de sondages et d’autres activités interactives afin de stimuler l’attention de votre audience. Prévoyez suffisamment de temps pour répondre à toutes les questions des participants et veillez avant tout à toujours interagir avec eux. Posez-leur des questions pour les orienter vers les réponses dont ils ont besoin.

Prévoir des renforts

Une bonne préparation est essentielle, mais des imprévus sont toujours possibles. Prévoyez des solutions de secours en cas de difficultés techniques, de retards ou d’annulation de dernière minute d'un intervenant. Un plan B peut garantir la réussite d’un évènement à distance.

Les participants connaissent heureusement déjà les nombreuses technologies sur lesquelles les évènements virtuels s’appuient, mais cela ne veut pas qu’ils sont tous au même niveau. Voici quelques conseils pour vous assurer qu’ils reçoivent toute l'aide dont ils ont besoin avant et pendant l'évènement.

  • Proposez un service d'assistance dédié ou une équipe de service client accessible via un outil de discussion ou par téléphone avant et pendant l'évènement
  • Communiquez avec les participants avant l'évènement pour les informer de son heure de début, du lien pour y accéder, de l’identifiant ou du mot de passe à utiliser (le cas échéant), des personnes à contacter pour obtenir une assistance technique et du calendrier d’accès aux enregistrements après l'évènement
  • Placez des liens clairs vers les informations clés sur le site et sur l'interface de l'évènement

Assurez-vous que les réunions sont accompagnées d’un objectif et d’un programme clairs, et que les documents à lire sont déterminés à l'avance.

Plus que jamais, il est essentiel que les entreprises soient connectées. Pour obtenir plus de ressources sur la cohésion à distance, consultez notre centre de ressources pour le télétravail.

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