Recommandations pour
le travail à domicile

La culture d’entreprise évolue dans le monde entier. Le télétravail n’est toutefois pas forcément synonyme de séparation.


Audience Responsables d’équipe |Durée 4 minutes |Publication 23 mars 2020

Bozoma Saint JohnBozoma Saint John

Retour au centre de ressources

La culture d’entreprise évolue dans le monde entier. Le télétravail n’est toutefois pas forcément synonyme de séparation.

La solution est d’instaurer de nouveaux protocoles de communication et de collaboration. Cette évolution nécessite de mettre en place une structure stable, mais aussi de faire preuve de patience et de flexibilité. Un processus adapté nous permettra de bien travailler tout en assurant la cohésion des équipes.

Suivez ces sept recommandations pour transformer le travail « à distance » en travail « connecté ».

Établir des bases solides

Assurez-vous d’avoir tous les outils dont vous avez besoin pour bien communiquer et collaborer.

  • L’équipement (ordinateur, microphone, caméra) et les logiciels nécessaires
  • Une connexion Internet haut débit
  • Un coin bureau calme et sûr
  • Un accès facile à vos groupes de collaboration pour équipes et à vos réseaux partagés
  • Créez une discussion individuelle avec votre responsable d’équipe
  • Indiquez à votre équipe et à vos partenaires vos préférences en termes d’horaires de travail
  • Indiquez les objectifs, résultats visés et échéanciers

Évoquer vos préférences en matière de travail avec votre responsable et votre équipe

Parlez de vos préférences pour les aspects suivants : mode de communication (e-mail, discussion, vidéo), fréquence des échanges individuels, prise de décision et quand et comment passer à l’étape supérieure. Si vous gérez une équipe, n'oubliez pas de faire le point régulièrement avec celle-ci. Les employés qui travaillent à distance peuvent se sentir isolés, et il peut parfois suffire d’un mot pour les rassurer.

Évoquez vos préférences en matière de travail avec votre responsable d’équipe

Communiquer régulièrement et offrir plus de détails

Lorsque les équipes sont disséminées, il est plus difficile de savoir qui a accès aux informations et aux actualités d’un projet. Il est donc important d’offrir plus de détails, que ce soit par écrit, par le biais d’échanges individuels et dans le cadre de vos réunions d'équipe. Commencez toujours par présenter le contexte dans vos réunions ou documents écrits, afin de vérifier que tous les participants sont au courant des objectifs, des résultats visés et de l’état du projet, avant d'entrer dans les détails. En cas de doute, il vaut mieux trop communiquer que pas assez, afin d’être certain que toute l’équipe est au diapason.

Assurer une bonne gestion des réunions

Des réunions et des suivis bien structurés sont essentiels pour aider les équipes à rester productives et connectées lorsqu’un ou plusieurs de leurs membres travaillent à domicile.

  • Programmez vos réunions à des moments où un maximum de membres de l’équipe est disponible. Il peut être difficile d'éviter des réunions qui tombent soit tôt ou tard pour les membres d'une équipe à distance. Dans ces cas, assurez-vous d’alterner les horaires pour ne pas pénaliser les mêmes personnes à chaque fois
  • Assurez-vous que les réunions sont accompagnées d’un objectif et d’un programme clairs, et que les documents à lire sont fournis à l'avance. Il est utile d'ajouter ces informations à votre invitation à la réunion, pour qu’elles soient facilement accessibles.
  • Si vous animez une réunion à distance, désignez un modérateur et établissez des règles de base pour vous assurer que chacun peut s’exprimer.
  • Utilisez les appels vidéo pour vos réunions, y compris dans le cas de réunions individuelles. La vidéo cultive votre présence et vos liens. Utilisez une technologie de vidéoconférence adaptée à votre équipe (Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, Facetime, etc.).
  • Pensez à utiliser des écouteurs au cours de vos réunions afin de mieux entendre vos collègues et d’éliminer d’éventuelles distractions externes.
  • Au cours d’une réunion à distance, mettez votre micro en sourdine lorsque vous n’intervenez pas, afin que tout le monde puisse entendre la personne qui parle.
  • Soyez présent. Concentrez-vous sur la réunion et adoptez une attitude attentive. Des actions subtiles, telles qu’un hochement de tête, sont une façon efficace d’encourager vos interlocuteurs.
  • Soyez attentif aux télétravailleurs si votre réunion comporte des participants à divers emplacements (par exemple, des employés au bureau et sur le terrain).
  • Partagez des notes détaillées après la réunion. Créez des articles / documents collaboratifs pour chaque réunion. Désignez un membre d’équipe qui sera responsable du partage et du suivi des notes, des commentaires, des maquettes, des décisions, etc.
Évoquez vos préférences en matière de travail avec votre responsable d’équipe

Utiliser le téléphone lorsque cela est pertinent

Un appel bref (pendant les heures de travail) est souvent le moyen le plus rapide de résoudre un problème individuel ou limité à un petit groupe. Encouragez votre équipe à utiliser le téléphone pour la résolution rapide de problèmes ou en cas de mauvaise connectivité.

Aborder les conversations difficiles avec soin

Certains sujets peuvent s’avérer plus délicats à distance (offrir un avis constructif, par exemple). Lorsque vous abordez un sujet sensible, évaluez le ressenti de votre interlocuteur(trice) avant et après votre conversation en lui demandant comment il(elle) se sent. Planifiez un appel vidéo plutôt qu’un appel téléphonique.

Prendre soin de vous

  • Établissez une routine qui fonctionne pour vous et votre équipe. Créez une routine qui vous permet de travailler de façon efficace. Certains ont besoin de reproduire la structure d’un environnement de bureau chez eux, tandis que d'autres préfèrent établir une nouvelle routine.
  • Définissez des limites raisonnables. Le télétravail peut donner l’impression d’être « toujours au travail ». Soulignez l’importance des pauses et restez sur le qui-vive pour détecter des signes éventuels d'épuisement, chez vos collègues comme chez vous. C’est particulièrement important en période de crise, lorsque nos proches peuvent être à la maison en l’absence d’école ou de travail.
  • Restez en contact. Échangez avec vos communautés sur les réseaux sociaux (Workplace et Facebook). Selon les cas, discutez sur les médias sociaux ou profitez de « pauses café » virtuelles pour rester en contact avec vos collègues et vos amis.

Assurez-vous que les réunions sont accompagnées d’un objectif et d’un programme clairs, et que les documents à lire sont déterminés à l'avance.

 

 

Il n'a jamais été aussi important d'être une entreprise connectée. Avec les bons outils et une préparation adéquate, le télétravail n’est pas forcément synonyme de distance. Pour obtenir plus de ressources sur la cohésion à distance, visitez notre centre de ressources pour le travail à domicile

Retour au centre de ressources

-----