Évènements

Créer votre évènement sur Workplace est un moyen simple de tenir vos collègues informés. Découvrez comment configurer votre évènement, envoyer des invitations et personnaliser la Page de votre évènement.

Création d’évènements
Pour créer un évènement :
  1. Sur la page d’accueil, cliquez sur Voir plus dans la section Parcourir.
  2. Cliquez sur Évènements.
  3. Cliquez sur Créer un évènement sur la droite.
  4. Définissez vos paramètres de confidentialité, puis renseignez le nom de l’évènement, les détails, le lieu et l’heure. N’oubliez pas que vous devez ajouter un nom d’évènement.
  5. Cliquez sur Créer.
    • Si vous organisez un évènement privé, cliquez sur Inviter pour ajouter des personnes à la liste des invités.
    • Si vous organisez un évènement communautaire, cliquez sur Partager > Inviter des collègues. Cochez le nom des personnes que vous souhaitez inviter ou recherchez-les, puis cliquez sur Envoyer des invitations.
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Pour créer un évènement pour un groupe :
  1. Dans le groupe, cliquez sur Plus.
  2. Cliquez sur Évènements, puis sur Créer un évènement.
  3. Renseignez le nom, le lieu, la description et l’heure de l’évènement, puis définissez vos paramètres de confidentialité. N’oubliez pas que vous devrez ajouter le nom de l’évènement.
  4. Vous pouvez choisir d’inviter tous les membres du groupe.
  5. Cliquez sur Créer.
Vous accédez à la page de votre évènement, sur laquelle vous pouvez partager des publications, importer des photos, inviter d’autres personnes et modifier les détails de l’évènement.
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Pour voir qui a répondu à une invitation à un évènement :
Pour les évènements locaux :
  1. Accédez à l’évènement et cliquez sur Voir tout à côté de Personnes qui participent.
  2. Cliquez sur Participe ou Intéressés pour afficher les personnes qui ont répondu, ou cliquez sur Invité(s) pour voir la liste des invités.
Pour les évènements privés :
  1. Accédez à l’évènement, puis cliquez sur Voir tout, à côté de Invités.
  2. Cliquez sur Participe, Peut-être ou Ne participe pas pour voir qui a répondu, ou cliquez sur Invité(s) pour voir qui n’a pas encore répondu.
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Les paramètres de confidentialité de votre évènement dépendent du type d’évènement que vous avez créé et de la manière dont vous l’avez créé. Rappelez-vous que vous ne pouvez pas modifier les paramètres de confidentialité d’un évènement après l’avoir créé.
Évènements privés
  • Seuls les invités peuvent voir les détails d’un évènement privé.
  • Vous pouvez autoriser les invités à inviter à leur tour d’autres collègues à un évènement privé.
  • Un évènement privé est créé en dehors d’un groupe.
  • Si l’URL de l’évènement privé est partagée avec des utilisateurs qui n’ont pas été invités, elle s’affichera comme un lien non valide ou une pièce jointe indisponible.
Évènements ouverts
  • Un évènement ouvert est ouvert à tous les membres d’une communauté d’entreprise.
  • Les évènements ouverts peuvent être partagés avec d’autres membres de la communauté.
Évènements créés dans un groupe
  • Un évènement créé dans un groupe répond aux mêmes paramètres de confidentialité que ce groupe. Par exemple, un évènement créé dans un groupe ouvert sera un évènement ouvert.
  • La fonctionnalité de partage est uniquement disponible pour les évènements de groupes ouverts.
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Pour ajouter une photo de couverture à un évènement en tant qu’organisateur :
  1. Cliquez sur Importer une photo de couverture depuis l’évènement. Pour une meilleure qualité, choisissez des photos d’une résolution de 1 200 x 628 pixels (ratio d’environ 2:1).
  2. Choisissez votre photo, repositionnez-la au besoin, puis cliquez sur Enregistrer.
Remarque : n’oubliez pas que vous ne pouvez pas modifier la taille d’une photo principale après l’avoir ajoutée à un évènement. S’il s’agit d’un évènement public, tout utilisateur qui consulte l’évènement peut voir les photos ou les vidéos associées. Les photos et les vidéos publiées sur un évènement privé sont visibles uniquement par les personnes invitées.
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Pour créer un évènement récurrent :
  1. Cliquez sur dans un évènement que vous avez organisé, puis sélectionnez Dupliquer l’évènement.
  2. Vous pouvez conserver ou modifier le nom, les informations, le lieu, la confidentialité et la date de l’évènement.
  3. Cliquez sur Créer.
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Lorsque votre évènement a lieu plusieurs fois, vous pouvez créer un évènement récurrent pour votre groupe.
Pour créer un évènement récurrent pour votre groupe lorsque vous êtes connecté(e) à Workplace depuis votre ordinateur :
  1. Cliquez sur Plus > Évènements > Créer un évènement en haut du journal de votre groupe.
  2. Ajoutez une photo à l’évènement, puis saisissez le nom et le lieu de ce dernier.
  3. En regard de Fréquence, cliquez sur le menu déroulant pour choisir la fréquence à laquelle votre évènement aura lieu (une seule fois, tous les jours ou toutes les semaines). Pour personnaliser la fréquence de votre évènement :
    • Cliquez sur Personnalisée et sélectionnez les dates de votre évènement dans le calendrier.
    • Après avoir marqué les dates de votre évènement sur le calendrier, cliquez sur + Ajouter un horaire pour indiquer une heure de début et de fin pour chaque date. Si votre évènement a lieu au même horaire pour chacune des dates, vous pouvez cocher la case à côté de l’option Ajouter cet horaire à toutes les dates de l’évènement. Lorsque vous avez terminé d’ajouter l’horaire, cliquez sur Ajouter.
    • Après avoir ajouté un horaire, vous pouvez cliquer sur pour le dupliquer pour certaines dates.
    • Cliquez sur Terminé lorsque vous avez fini.
  4. Ajoutez d’autres informations concernant votre évènement.
  5. Cliquez sur Créer.
Sachez que les évènements récurrents sont limités à 52 répétitions, et que vous ne pouvez pas changer de lieu ni de fuseau horaire une fois qu’un évènement a démarré.
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Seul l’organisateur de l’évènement peut ajouter d’autres organisateurs à son évènement.
Pour ajouter un coorganisateur :
  1. Cliquez sur Modifier l’évènement en haut à droite de l’évènement.
  2. Cliquez sur Ajouter des coorganisateurs, puis cliquez sur la zone où il est indiqué Coorganisateurs et saisissez leurs noms.
  3. Cliquez sur Confirmer.
Les organisateurs et les coorganisateurs peuvent inviter d’autres personnes à un évènement et modifier les informations de l’évènement. Vous devenez automatiquement l’organisateur de tout évènement que vous créez.
Les collègues que vous invitez à coorganiser votre évènement ne recevront pas d’invitation et deviendront automatiquement administrateurs de votre évènement s’ils répondent Intéressé(e) ou Participe.
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Promotion d’évènements
Si vous êtes l’organisateur d’un évènement, vous pouvez y inviter des collègues. Vous devenez automatiquement l’organisateur de tout évènement que vous créez.
Pour inviter des personnes à un évènement privé ou organisé par une communauté :
  1. Dans l’évènement, cliquez sur Inviter en haut à droite.
  2. Recherchez et sélectionnez les collègues à inviter, puis cliquez sur Envoyer les invitations.
Vous pouvez inviter jusqu’à 250 collègues à un évènement. Si vous êtes administrateur d’un groupe, vous pouvez inviter jusqu’à 5 000 collègues à un évènement.
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Vous pouvez partager un évènement dans un groupe ou dans un message, pour que davantage de personnes le voient. Vous pouvez également inviter vos collègues à un évènement.
Pour partager un évènement communautaire :
  1. Dans votre fil d’actualité, cliquez sur Évènements à gauche. Vous devrez peut-être cliquer sur Voir plus.
  2. Cliquez sur l’évènement que vous souhaitez partager.
  3. En haut à droite, cliquez sur Partager.
  4. Sélectionnez Partager dans une publication, Partager dans un groupe ou Partager dans Workplace Chat. Vous pouvez également copier l’URL de l’évènement et la coller dans une publication ou un message.
Remarque : pour partager un évènement privé, invitez vos collègues à l’évènement. Seuls les collègues qui ont été invités pourront voir ou rejoindre l’évènement.
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Vous pouvez exporter des évènements depuis Workplace vers des programmes de calendrier, tels que Calendrier d’Apple, Microsoft Outlook et Google Agenda.
Pour exporter tous vos évènements à venir :
  1. Cliquez sur Voir plus dans le panneau Accueil à gauche.
  2. Cliquez sur Évènements.
  3. Cliquez sur Évènements à venir en haut à droite pour exporter tous les évènements à venir.
Pour intégrer vos évènements à d’autres calendriers à l’aide de l’URL webcal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Évènements à venir en haut à droite, puis cliquez sur Copier l’adresse du lien.
Vous pouvez également exporter un évènement individuel vers un autre programme de calendrier :
  1. Accédez à l’évènement que vous souhaitez exporter et cliquez sur , puis sur Exporter l’évènement.
  2. Indiquez si vous souhaitez enregistrer l’évènement sur votre ordinateur ou l’envoyer par e-mail.
  3. Cliquez sur Exporter.
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