Évènements

Créer votre évènement sur Workplace est un moyen simple de tenir vos collègues informés. Découvrez comment configurer votre évènement, envoyer des invitations et personnaliser la Page de votre évènement.

Création d’évènements
Pour créer un évènement :
  1. Sur la page d’accueil, cliquez sur Voir plus dans la section Parcourir.
  2. Cliquez sur Évènements.
  3. Cliquez sur Créer un évènement sur la droite.
  4. Définissez vos paramètres de confidentialité, puis renseignez le nom de l’évènement, les détails, le lieu et l’heure. N’oubliez pas que vous devez ajouter un nom d’évènement.
  5. Cliquez sur Créer.
    • Si vous organisez un évènement privé, cliquez sur Inviter pour ajouter des personnes à la liste des invités.
    • Si vous organisez un évènement communautaire, cliquez sur Partager > Inviter des collègues. Cochez le nom des personnes que vous souhaitez inviter ou recherchez-les, puis cliquez sur Envoyer des invitations.
En savoir plus sur la gestion des évènements.
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Pour créer un évènement pour un groupe :
  1. Dans le groupe concerné, cliquez sur Plus > Évènements, puis sur Créer un évènement.
  2. Renseignez le nom, le lieu, la description et l’heure de l’évènement, puis définissez vos paramètres de confidentialité. N’oubliez pas que vous devez ajouter un nom d’évènement.
  3. Vous pouvez choisir d’inviter tous les membres du groupe.
  4. Cliquez sur Créer.
Vous accédez à la page de votre évènement, sur laquelle vous pouvez partager des publications, importer des photos, inviter d’autres personnes et modifier les détails de l’évènement.
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Pour les évènements communautaires :
  • Accédez à l’évènement et cliquez sur Participe, Intéressé(e) ou Invité(e) pour voir qui a répondu.
Pour les évènements privés :
  • Accédez à l’évènement et cliquez sur Participe, Peut-être ou Invité(e) pour voir qui a répondu.
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Les paramètres de confidentialité de votre évènement dépendent du type d’évènement que vous avez créé et de la manière dont vous l’avez créé. Rappelez-vous que vous ne pouvez pas modifier les paramètres de confidentialité d’un évènement après l’avoir créé.
Évènements privés
  • Seuls les invités peuvent voir les détails d’un évènement privé.
  • Vous pouvez autoriser les invités à inviter à leur tour d’autres collègues à un évènement privé.
  • Un évènement privé est créé en dehors d’un groupe.
  • Si l’URL de l’évènement privé est partagée avec des utilisateurs qui n’ont pas été invités, elle s’affichera comme un lien non valide ou une pièce jointe indisponible.
Évènements ouverts
  • Un évènement ouvert est ouvert à tous les membres d’une communauté d’entreprise.
  • Les évènements ouverts peuvent être partagés avec d’autres membres de la communauté.
Évènements créés dans un groupe
  • Un évènement créé dans un groupe répond aux mêmes paramètres de confidentialité que ce groupe. Par exemple, un évènement créé dans un groupe ouvert sera un évènement ouvert.
  • La fonctionnalité de partage est uniquement disponible pour les évènements de groupes ouverts.
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Pour ajouter une photo ou une vidéo de couverture à un évènement en tant qu’organisateur :
  1. Pour les évènements privés, cliquez sur Ajouter une photo de couverture dans l'évènement. Pour les évènements communautaires, cliquez sur Importer une photo ou une vidéo.
  2. Cliquez sur Importer une photo ou une vidéo. Pour une meilleure qualité, choisissez des photos ou des vidéos d’une résolution de 1 200 x 628 pixels (ratio d’environ 2:1). La durée conseillée pour les vidéos se situe entre 30 secondes et 5 minutes.
  3. Choisissez votre photo ou votre vidéo, repositionnez-la au besoin, puis cliquez sur Enregistrer.
Remarque : gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas modifier la taille d’une photo ou d’une vidéo principale après l’avoir ajoutée à un évènement. S’il s’agit d’un évènement public, toute personne qui consulte l’évènement peut voir les photos et les vidéos associées. Les photos et les vidéos publiées sur un évènement privé ne sont accessibles qu’aux personnes invitées.
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Pour créer un évènement récurrent :
  1. Cliquez sur dans un évènement que vous avez organisé, puis sélectionnez Dupliquer l’évènement.
  2. Vous pouvez conserver ou modifier le nom, les informations, le lieu, la confidentialité et la date de l’évènement.
  3. Cliquez sur Créer.
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Lorsque votre évènement a lieu plusieurs fois, vous pouvez créer un évènement récurrent pour votre groupe.
Pour créer un évènement récurrent pour votre groupe lorsque vous êtes connecté(e) à Workplace depuis votre ordinateur :
  1. Cliquez sur Plus > Évènements > Créer un évènement en haut du journal de votre groupe.
  2. Ajoutez une photo à l’évènement, puis saisissez le nom et le lieu de ce dernier.
  3. À côté de Fréquence, cliquez sur le menu déroulant pour choisir la fréquence à laquelle votre évènement aura lieu (une seule fois, chaque jour ou chaque semaine). Pour personnaliser la fréquence de votre évènement :
    • Cliquez sur Personnalisée et sélectionnez les dates de votre évènement dans le calendrier.
    • Une fois cela fait, cliquez sur + Ajouter un horaire afin d’indiquer une heure de début et de fin pour chaque date. Si votre évènement a lieu au même horaire pour chacune des dates, vous pouvez cocher la case à côté de l’option Ajouter cet horaire à toutes les dates de l’évènement. Lorsque vous avez terminé d’ajouter l’horaire, cliquez sur Ajouter.
    • Après avoir ajouté un horaire, vous pouvez cliquer sur pour le dupliquer pour certaines dates.
    • Cliquez sur Terminé lorsque vous avez fini.
  4. Ajoutez d’autres informations concernant votre évènement.
  5. Cliquez sur Créer.
Sachez que les évènements récurrents sont limités à 52 répétitions, et que vous ne pouvez pas changer de lieu ni de fuseau horaire une fois qu’un évènement a démarré.
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Seul l’organisateur de l’évènement peut ajouter d’autres organisateurs à son évènement.
Pour ajouter un coorganisateur :
  1. Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit de l’évènement.
  2. À côté de Coorganisateurs, cliquez sur la zone où il est indiqué Ajouter des collègues et saisissez leurs noms.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Les organisateurs et les coorganisateurs peuvent inviter d’autres personnes à un évènement et modifier les informations de l’évènement. Vous devenez automatiquement l’organisateur de tout évènement que vous créez.
Les collègues que vous invitez à coorganiser votre évènement ne recevront pas d’invitation et deviendront automatiquement administrateurs de votre évènement s’ils répondent Intéressé(e) ou Participe.
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Promotion d’évènements
Si vous êtes l’organisateur d’un évènement, vous pouvez y inviter des collègues. Vous devenez automatiquement l’organisateur de tout évènement que vous créez.
Pour inviter des personnes à un évènement privé :
  1. Dans l’évènement, cliquez sur Inviter en haut à droite.
  2. Recherchez et sélectionnez les collègues à inviter, puis cliquez sur Envoyer les invitations.
Vous pouvez inviter jusqu’à 250 collègues à un évènement. Si vous êtes administrateur d’un groupe, vous pouvez inviter jusqu’à 5 000 collègues à un évènement.
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Vous pouvez partager un évènement dans un groupe ou dans un message, pour que davantage de personnes le voient. Vous pouvez également inviter vos collègues à un évènement.
Pour partager un évènement communautaire :
  1. Dans votre fil d’actualité, cliquez sur Évènements à gauche.
  2. Cliquez sur l’évènement que vous souhaitez partager.
  3. En dessous de la photo de couverture, cliquez sur Partager.
  4. Sélectionnez Inviter des collèges, Partager dans Workplace Chat ou Partager dans une publication. Vous pouvez également copier l’URL de l’évènement et la coller dans une publication ou un message.
Remarque : si vous partagez un évènement privé, seuls les collègues invités pourront le voir ou le rejoindre.
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Vous pouvez exporter des évènements depuis Workplace vers des programmes de calendrier, tels que Calendrier d’Apple, Microsoft Outlook et Google Agenda.
Pour exporter tous vos évènements à venir :
  1. Cliquez sur Voir plus dans le panneau Accueil à gauche.
  2. Cliquez sur Évènements.
  3. Cliquez sur Évènements à venir en haut à droite pour exporter tous les évènements à venir.
Pour intégrer vos évènements à d’autres calendriers à l’aide de l’URL webcal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Évènements à venir en haut à droite, puis cliquez sur Copier l’adresse du lien.
Vous pouvez également exporter un évènement individuel vers un autre programme de calendrier :
  1. Accédez à l’évènement que vous souhaitez exporter et cliquez sur , puis sur Exporter l’évènement.
  2. Indiquez si vous souhaitez enregistrer l’évènement sur votre ordinateur ou l’envoyer par e-mail.
  3. Cliquez sur Exporter.
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