Managing Content
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This section is only applicable to users of Workplace Advanced.
Les publications importantes peuvent être gérées par les administrateurs système, par les modérateurs de contenu et par les utilisateurs disposant d’un rôle d’administrateur personnalisé autorisés à marquer les publications comme importantes. Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Advanced et de Workplace Enterprise.
Lorsqu’un administrateur système ou un modérateur de contenu marque une publication comme importante :
  • Elle est affichée en haut du fil d’actualité de tous les membres du groupe.
  • Elle est affichée en haut du groupe dans lequel elle a été postée.
  • Les indicateurs d’interaction avec la publication importante deviennent disponibles.
  • Tous les membres du groupe reçoivent une notification.
Les administrateurs, les modérateurs et les autres utilisateurs autorisés à marquer des publications comme importantes ont également la possibilité d’envoyer une notification par e-mail à tous les membres du groupe.
Créer une publication importante
Pour marquer une publication comme importante :
  1. Sur la publication, cliquez sur et sélectionnez Marquer comme importante.
  2. Sélectionnez le nombre de jours pendant lesquels la publication doit figurer en haut du fil d’actualité (de un à sept jours).
  3. Choisissez le bouton call-to-action à afficher sur la publication.
  4. Choisissez si vous souhaitez envoyer une notification par e-mail à tous les membres du groupe.
  5. Cliquez sur Confirmer.
Les publications importantes sont affichées en haut du groupe et du fil d’actualité de tous les membres :
  • Jusqu’à la fin de la période choisie par l’administrateur.
  • Jusqu’à ce que le membre du groupe appuie sur le bouton call-to-action Marquer comme lu, Ignorer ou Terminer.
Si plusieurs publications sont marquées comme importantes, la plus récente s’affiche en premier.
La personne qui a marqué la publication comme importante a également la possibilité d’envoyer des notifications de suivi.
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Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Advanced et de Workplace Enterprise.
Les publications peuvent être marquées comme importantes pendant sept jours maximum. Un jour correspond à un intervalle de 24 heures et non à un jour calendaire.
Pour supprimer les publications importantes du haut du fil d’actualité avant la date prévue :
  1. Accédez au Panneau d’administration.
  2. Cliquez sur Rapports > Contenu.
  3. Sous Publications importantes, cliquez sur Voir la publication sur la publication concernée.
  4. Cliquez sur Mettre fin à la priorité de la publication dans le menu déroulant de la publication.
Remarque : les utilisateurs peuvent utiliser l’option Marquer comme lu pour supprimer une publication importante de leur fil d’actualité avant la date d’expiration définie par l’administrateur.
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Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Advanced
Il n’y a aucune limite au nombre de publications qui peuvent être simultanément définies comme importantes. La publication importante la plus récente apparaît en haut du fil d’actualité. Lorsqu’une publication importante est vue, la suivante s’affiche. Vous pouvez également choisir de voir toutes les publications importantes.
Remarque : vous pouvez désormais réduire le nombre de publications importantes dans votre fil d’actualité grâce à l’action Marquer comme lu.
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Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Advanced et de Workplace Enterprise.
Lorsqu’une publication est marquée comme importante, les utilisateurs reçoivent une notification, quels que soient leurs paramètres de notification.
Un administrateur peut également choisir d’envoyer une notification par e-mail. Lorsqu’une notification par e-mail est envoyée, elle est transmise à tous les membres du groupe, même à ceux qui ont préalablement choisi de ne pas recevoir de notifications par e-mail.
Envoyer des notifications supplémentaires
L’administrateur ou le modérateur de contenu qui a initialement marqué la publication comme importante peut envoyer des notifications de suivi à tout moment.
Pour envoyer des notifications supplémentaires :
  1. Accédez au groupe dans lequel se trouve la publication importante.
  2. Cliquez sur Avertir sous la publication.
  3. Choisissez d’envoyer une notification aux personnes qui n’ont pas vu votre publication ou aux personnes qui n’ont pas cliqué sur le bouton sur votre publication.
  4. Vous pouvez également envoyer une notification par e-mail à l’audience choisie.
  5. Cliquez sur Envoyer.
Seul l’administrateur, le modérateur de contenu ou l’utilisateur disposant d’autorisations personnalisées qui a initialement marqué la publication comme importante pourra envoyer des notifications supplémentaires.
Les notifications peuvent être envoyées un nombre illimité de fois, mais l’option Avertir ne sera plus disponible une fois que tous les membres du groupe auront vu votre publication.
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Cet article concerne uniquement les administrateurs de Workplace.
Pour suivre les performances des publications que vous marquez comme importantes :
  1. Cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de Workplace, puis sur Publications importantes.
  2. Localisez la publication qui vous intéresse sous les onglets Actives ou Passées à droite.
Vous pourrez voir des indicateurs pour les publications importantes actives et passées, comme :
  • Vu par
  • Marqué comme lu
  • Commentaires
  • Réactions
  • Qui a marqué cette publication comme importante
  • Date à laquelle la promotion a été créée
  • Date d’expiration de la promotion
  • Capacité à mettre fin aux promotions actives
  • Capacité à exporter des données
Vous pouvez également cliquer pour voir la publication ou exporter les indicateurs dans une feuille de calcul.
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Marquer une publication comme importante met à la une un contenu important. Les publications marquées comme importantes sont affichées en haut du fil d’actualité pour tous les membres du groupe.
Les publications épinglées sont une façon de s’assurer qu’une publication informative reste incontournable dans un groupe. Parce que les publications épinglées ne sont partagées qu’en haut du groupe et y restent indéfiniment, cette fonctionnalité est souvent utilisée pour partager des détails sur l’objectif du groupe. Pour en savoir plus, cliquez ici.
La promotion d’un utilisateur en haut du fil d’actualité signifie que tout ce qu’il publiera sera placé en haut du fil d’actualité pour chaque employé(e). Cette option est généralement réservée aux responsables ou aux autres comptes nécessitant une couverture importante. Pour en savoir plus, cliquez ici.
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Seuls les administrateurs système, les modérateurs de contenu et les administrateurs avec un rôle personnalisé autorisant la gestion des sondages peuvent accéder à la section Sondages du Panneau d’administration.
Lorsque vous créez un sondage, les destinataires reçoivent un message sur Workplace Chat. Deux actions sont proposées : Répondre au sondage et Rappel. Si un destinataire n’a pas répondu au sondage ni programmé un rappel, Workplace envoie un message de suivi 24 heures après l’envoi initial du sondage.
Pour créer ou voir un sondage :
  1. Dans le Panneau d’administration, cliquez sur Sondages. Vous verrez la liste des sondages et leur statut.
  2. Pour créer un sondage, cliquez sur Créer un sondage en haut à droite de cette liste.
  3. Dans la section Détails, renseignez les champs suivants :
    Titre : donnez au sondage un nom unique d’un maximum de 75 caractères.
    Message d’invitation : rédigez un message d’invitation facultatif. Si vous ne rédigez pas de message d’invitation, un message par défaut sera envoyé.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Dans la section Questions, ajoutez un maximum de cinq questions, puis cliquez sur Continuer. Les questions peuvent avoir tout type de réponse et être réglées sur Facultatif. Cliquez sur Continuer.
  6. Dans la section Destinataires, vous pouvez choisir l’option Ensemble de personnes ou Liste manuelle pour importer une liste de 30 000 personnes maximum à partir du modèle fourni. Vous pouvez également envoyer votre sondage via un lien ou un e-mail qui peut être personnalisé avec le nom du destinataire. Cliquez sur Continuer.
  7. Dans la section Durée, vous pouvez choisir la fréquence de diffusion du sondage. Choisissez les dates et heures les plus pertinentes pour votre sondage.
    • Si vous choisissez Une seule fois à tout le monde, tous les destinataires sélectionnés recevront le sondage en même temps.
    • Si vous choisissez Régulièrement à des échantillons aléatoires, des échantillons aléatoires des destinataires sélectionnés recevront le sondage au cours de la plage de dates sélectionnée. Chaque échantillon ne recevra le sondage qu’une seule fois.
Les résultats des sondages sont anonymes. Ils ne s’afficheront que si au moins quatre personnes terminent le sondage. Si moins de quatre personnes terminent le sondage, les résultats ne sont pas partagés.
Tout sondage publié ne peut plus être modifié. En revanche, il peut être annulé à tout moment. Cependant, le sondage ne peut plus être annulé une fois qu’il est terminé.
Pour en savoir plus sur la façon dont les sondages vous aident à mesurer les opinions des employés dans votre organisation, consultez cette page pour apprendre à prendre le pouls de votre organisation.
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La page Ressources est remplacée par la bibliothèque de connaissances, qui est plus pratique et offre de meilleures fonctionnalités. Si votre entreprise dispose d’une page Ressources, cette dernière a été automatiquement transférée dans une catégorie de la bibliothèque de connaissances.
Pour en savoir plus sur la bibliothèque de connaissances, cliquez ici.
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Knowledge Library
Content Moderators, System Admins and admins with the relevant custom admin role will have the ability to create content in the Knowledge Library.
These admins can also add any other Workplace user as an editor on a specific category by clicking Invite. The user will then have edit access to the category and all corresponding subcategories.
To create a new category or sub-category in the Knowledge Library:
  1. Click on your Workplace home.
  2. Select Knowledge Library in the left panel.
  3. Click Create Category in the top right corner.
  4. You can now select your category's title, icon color and image.
  5. Once you have created your category, click Edit to create a Blank layout, a Pre-formatted layout, or to create a Resource List to gather helpful tools and files in one place.
  6. To add a sub category, click Add Subcategory on the left panel. You can add smaller subcategories within a subcategory.
  7. Select who can edit or view a category and its sub-categories by clicking Invite.
  8. When your category is ready click Save Draft or Update.
Note: Only categories with viewers added to them can be seen by the selected audience. If there are no viewers selected, the category will remain in draft.
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To edit or delete content from the Knowledge Library, you will need to be a system admin or have custom permissions to edit the content.
To edit Knowledge Library categories and subcategories:
  1. Click on the category you want to edit.
  2. Click Edit on the top right. You can now make changes to the content.
  3. Click Invite to add other editors and to select who can view this category.
  4. When you are done making change to your content, press Update.
If you are editing an article that already has viewers, any changes will be visible to viewers immediately.
To delete a category or subcategory:
  1. Click in the top right.
  2. Select Delete. Once you have deleted a category, it cannot be recovered.
You can manage permissions for your category by clicking Invite, or rename your category by clicking on the top right.
You can rearrange your categories by going to the panel on the left and hovering near the top of the list until you see Reorder. You can drag and drop categories and subcategories in the order you want and then press Save.
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Les administrateurs peuvent personnaliser la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances pour s’assurer que les informations importantes sont mises en avant.
  1. Pour mettre à jour la photo de couverture de la page d’accueil, survolez-la, puis cliquez sur Mettre à jour la photo de couverture. Vous pouvez alors importer, supprimer ou réajuster la photo de couverture.
  2. Pour sélectionner des catégories prioritaires pour tous les employés, survolez la section Priorité, puis cliquez sur Modifier. Les administrateurs peuvent donner la priorité à 3 catégories au maximum en haut de la page d’accueil.
  3. Pour ajouter des liens rapides, cliquez sur +Ajouter un lien dans le menu Liens rapides. Vous pouvez définir des liens vers n’importe quelle URL pour permettre aux employés de trouver rapidement des outils et ressources clés.
Les administrateurs peuvent également modifier et supprimer du contenu de la bibliothèque de connaissances et réorganiser les catégories et les sous-catégories.
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Les articles dans votre bibliothèque de connaissances sont triés par catégories et sous-catégories.
Pour modifier une catégorie ou une sous-catégorie :
  1. Accédez à votre fil d’actualité Workplace.
  2. Cliquez sur Bibliothèque de connaissances dans le panneau de gauche.
  3. Accédez au contenu que vous souhaitez modifier en cliquant sur le lien d’une catégorie dans le panneau de gauche ou sur la page d’accueil de votre bibliothèque de connaissances.
  4. Cliquez sur Modifier en haut à droite de la page.
  5. Une fois que vous avez effectué vos modifications, cliquez sur Enregistrer le brouillon ou sur Publier.
Toutes vos modifications sont enregistrées en mode Brouillon tant qu’elles ne sont pas publiées.
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Les statistiques sont disponibles pour chaque catégorie et sous-catégorie de la bibliothèque de connaissances.
Les administrateurs peuvent voir les statistiques des catégories en cliquant sur Voir les statistiques de n’importe quelle catégorie pour découvrir les indicateurs suivants :
  • Couverture potentielle : nombre d’utilisateurs qui ont l’autorisation de voir la catégorie.
  • Consultations de la catégorie : nombre d’utilisateurs qui ont consulté la catégorie à tout moment.
Ces données peuvent également être classées par champs de profil, dont Service ou Lieu.
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