Créer de nouveaux utilisateurs
Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
La création d’un compte d’utilisateur dans Workplace se fait en trois étapes :
1. Provisionner : créer un compte utilisateur dans votre instance Workplace (l’utilisateur ne reçoit aucune notification).
2. Inviter : permettre à un utilisateur provisionné de revendiquer son compte (il reçoit une notification).
3. Revendiquer : un utilisateur invité active son compte Workplace.
Remarque : lorsque vous créez manuellement des comptes individuels via le panneau d’administration, les utilisateurs sont instantanément invités. Le provisionnement et l’invitation ont lieu simultanément. Lorsque vous utilisez d’autres méthodes de création de compte, le provisionnement et l’invitation sont deux étapes distinctes.
Les membres ne savent pas qu’ils disposent d’un compte provisionné jusqu’à ce qu’ils soient invités à utiliser Workplace. Lorsqu’un compte n’est pas invité :
  • Le membre ne peut pas revendiquer son compte et toute tentative en ce sens échouera.
  • Le membre ne reçoit aucun e-mail ni aucune autre notification de Workplace.
Lorsque vous êtes prêt(e) à informer vos membres qu’ils disposent d’un compte à revendiquer, vous devez les inviter à rejoindre Workplace. Une fois invités, les membres recevront un e-mail les invitant à revendiquer leur compte par l’intermédiaire d’une URL générée de façon unique. Les membres peuvent également revendiquer les comptes pour lesquels l’authentification unique a été activée en se connectant à Workplace par l’intermédiaire de votre service d’authentification unique.
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Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
En provisionnant des utilisateurs, les administrateurs peuvent importer les informations de leur compte utilisateur et configurer leur instance Workplace sans les prévenir. En donnant aux membres invités et non invités (provisionnés) des statuts distincts, nous permettons aux administrateurs Workplace de provisionner des membres à l’avance et de les inviter lorsqu’ils sont prêts.
Les administrateurs Workplace peuvent lancer leurs communautés en créant des groupes et en y ajoutant des membres provisionnés. Ils peuvent ensuite inviter les membres à rejoindre Workplace. Ces derniers feront déjà partie des groupes qui les intéressent lorsqu’ils se connecteront à leur compte pour la première fois.
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Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Advanced et de Workplace Enterprise.
Création de comptes individuels
Lorsque vous créez des comptes individuels, ils sont instantanément invités.
Création groupée de comptes
Lorsque vous créez des comptes au moyen de la gestion groupée, lors de chaque importation, un message vous invite à indiquer si vous souhaitez inviter les comptes immédiatement ou ultérieurement. Si vous choisissez la seconde option, les comptes sont créés sans être invités. Vous devrez les inviter plus tard.
G Suite ou Microsoft Azure AD (gestion automatique des comptes)
Lorsque vous utilisez G Suite ou Microsoft Azure AD comme méthode de gestion automatique des comptes, un message vous invite à indiquer si vous souhaitez inviter les comptes immédiatement après leur création ou ultérieurement. Si vous sélectionnez la seconde option, les comptes ne sont pas invités lors de leur création. Une fois que vous avez invité tous les comptes à l’aide du bouton Inviter tout le monde, la configuration change et les comptes créés sont instantanément invités.
Autres fournisseurs d’identité cloud ou composant Active Directory Sync
Lorsque vous associez un autre fournisseur d’identité cloud (Okta, OneLogin ou Ping Identity) ou que vous utilisez le composant Active Directory Sync, par défaut, les comptes ne sont pas invités lors de leur création. Une fois que vous avez invité tous les comptes à l’aide du bouton Inviter tout le monde, la configuration change et les comptes créés sont instantanément invités.
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Cet article s’adresse uniquement aux administrateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
Lorsque vous invitez des comptes utilisateurs, vous avez la possibilité de tous les inviter, d’inviter les personnes sélectionnées ou d’inviter une seule personne.
Inviter tout le monde
Sélectionnez cette option pour personnaliser l’e-mail d’invitation et inviter tous les membres qui n’ont pas encore été invités. Pour inviter tout le monde :
  1. Dans Workplace, cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche.
  2. Cliquez sur Invitations non envoyées.
  3. Cliquez sur Inviter tout le monde.
Inviter les personnes sélectionnées
Sélectionnez cette option pour inviter un groupe de personnes en particulier. Pour inviter un groupe de personnes en particulier :
  1. Dans Workplace, cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche.
  2. Cliquez sur Invitations non envoyées.
  3. Cliquez sur Choisir les personnes à inviter.
  4. Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous demander d’importer la liste des membres que vous souhaitez inviter dans l’un des formats suivants : .csv, .vcf, .txt ou LDAP. Si vous avez besoin d’un modèle, vous pouvez en télécharger un à partir de la fenêtre contextuelle.
  5. Cliquez sur Importer le fichier pour effectuer l’opération. Vous aurez alors la possibilité de personnaliser l’e-mail d’invitation, puis les membres sélectionnés seront invités.
Inviter une personne
Sélectionnez cette option pour inviter une personne ou pour renvoyer une invitation à un utilisateur qui n’a pas reçu celle envoyée initialement. Pour inviter une personne ou renvoyer une invitation :
  1. Dans Workplace, cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche.
  2. Cliquez sur Personnes.
  3. Recherchez l’utilisateur de votre choix dans la liste. Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour le trouver plus facilement.
  4. Sélectionnez Inviter à côté du nom de la personne que vous souhaitez inviter.
  5. Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre de personnaliser l’invitation. Un aperçu s’affiche si vous choisissez d’ajouter du texte à l’e-mail. Sinon, Workplace utilise son contenu par défaut.
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Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Premium.
Une fois invités, les utilisateurs doivent suivre un processus de revendication afin de vérifier ou de fournir des informations sur leur profil et de configurer un mot de passe. Pour démarrer ce processus, les employés reçoivent un e-mail de Workplace contenant une URL de revendication unique ou accèdent à la page de connexion (uniquement pour les entreprises qui ont activé l’authentification unique) une fois qu’ils ont été invités.
Remarque : si votre entreprise a activé l’authentification unique pour votre communauté, les membres doivent d’abord se connecter à votre système d’authentification unique avant de pouvoir démarrer le processus de revendication.
Une fois que les membres ont accédé à Workplace, ils doivent suivre les étapes suivantes pour terminer leur inscription :
1. Accepter les conditions générales et confirmer les détails de leur profil
En fonction des paramètres de votre panneau d’administration, les membres devront peut-être accepter les Conditions d’utilisation de votre entreprise, vérifier, compléter ou modifier les détails de leur profil et définir une photo de profil.
2. Définir un mot de passe
Les membres sont invités à définir un mot de passe. Cette étape n’apparaît pas pour les communautés qui ont activé l’authentification unique.
3. Sélectionner des groupes par défaut
Les membres peuvent choisir les groupes qu’ils veulent rejoindre à partir d’une sélection par défaut ou rechercher un groupe particulier. Ils sont ensuite redirigés vers le fil d’actualité et peuvent commencer à utiliser Workplace instantanément.
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Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
Si vous le souhaitez, vous pouvez obtenir un lien de revendication afin d’offrir une méthode de revendication supplémentaire à vos collègues. Par exemple, pour faire suite à l’e-mail Workplace généré par le système, vous pouvez envoyer des invitations au format imprimé, via une passerelle SMS à l’échelle de l’entreprise ou via un e-mail personnalisé adressé par un supérieur hiérarchique ou un dirigeant aux employés.
Si vous exportez les liens de revendication, vous pouvez les distribuer un à un ou de façon groupée avec d’autres informations concernant vos collègues. Pour obtenir des liens de revendication, téléchargez un fichier CSV contenant une exportation d’informations relatives aux employés. Pour obtenir des liens de revendication :
1. Dans le panneau d’administration, cliquez sur l’onglet Personnes.
2. Cliquez sur , puis sur Exporter les informations sur les employés.
3. Vous recevez ensuite un e-mail qui renvoie vers un fichier CSV contenant toutes les données de vos collègues, notamment les liens de revendication de chaque compte non revendiqué et ayant déjà été invité.
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Cet article s’applique uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Pensez à utiliser notre processus d’invitation. Il vous permet de provisionner des utilisateurs avant de les inviter à utiliser Workplace. Les comptes d’utilisateurs non invités ne peuvent pas être revendiqués et ne reçoivent aucun e-mail. Cependant, ils peuvent être traités comme tout autre compte d’utilisateur, à savoir qu’il est possible de les ajouter à des groupes ou de les identifier. Des informations supplémentaires sont disponibles sur cette page.
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Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Vérifiez que les utilisateurs n’ont pas seulement été créés, mais également invités. Vous trouverez davantage de détails sur ce processus ici.
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Cet article s’applique uniquement aux administrateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Deux e-mails de rappel de demande sont envoyés après l’invitation initiale à rejoindre Workplace : le premier au bout de trois jours et le second, après cinq jours.
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