Autorisations et intégration

Le partage d’un fichier sur Workplace via une intégration de stockage dans le cloud n’a aucune incidence sur les autorisations liées à ce fichier. Si un membre de votre communauté Workplace n’est pas autorisé à consulter un fichier, il ne pourra ni en voir un aperçu ni accéder à son contenu.

Pour voir les intégrations qui ont accès à vos informations, accédez à l’onglet Intégrations de Panneau d’administration. Vous verrez apparaître les intégrations que vous avez activées pour votre compte Workplace.
Cette page contient toutes les intégrations que vos administrateurs ont activées et qui ont accès à certaines de vos informations. Cela comprend les intégrations créées par des tiers et les intégrations personnalisées configurées par les administrateurs de votre organisation. Pour en savoir plus sur les spécificités de ces intégrations et sur les informations auxquelles elles ont accès, contactez votre administrateur Workplace.
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Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
Pour vérifier à quelles autorisations ont accès les intégrations que vous avez activées :
  1. Dans le panneau d’administration, cliquez sur Intégrations > Autorisations et données.
  2. De là, vous pouvez voir toutes les intégrations activées dans votre communauté. Si vous cliquez sur une intégration, vous verrez à quelles autorisations elle a accès. Vous pourrez également modifier ces autorisations.
Remarque : pour un token d’accès d’une intégration personnalisée, les autorisations n’ayant pas été utilisées au cours des 60 derniers jours sont retirées et les administrateurs de la communauté en sont informés. Lorsque les autorisations d’intégrations personnalisées sont modifiées suivant ce processus, les administrateurs voient la notification dans le panneau d’autorisation d’intégrations du Panneau d’administration.
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Lorsqu’un fichier est public pour tous les membres de votre organisation, les collègues qui ont activé l’intégration du stockage dans le cloud sur leur compte Workplace voient un aperçu détaillé et/ou le titre des fichiers. Sinon, ils sont invités à associer leur compte pour déterminer s’ils sont autorisés à voir le titre et/ou l’aperçu depuis Workplace.
Workplace ne montre l’aperçu et/ou le titre du fichier qu’aux personnes autorisées à y accéder. Si un collègue n’a pas activé l’intégration, il pourra choisir de le faire afin de voir les aperçus.
Remarque : les aperçus de fichiers par intégration de contenu ne fonctionnent pas dans les groupes inter-entreprises. Les fichiers apparaîtront sous forme de liens URL.
Souvenez-vous qu’aucun aperçu ne s’affichera si le fichier est chiffré ou protégé par un mot de passe.
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Si le fichier était auparavant privé ou accessible seulement par certaines personnes, et que vous souhaitez le rendre public pour chaque membre de votre entreprise :
Étant donné que vous n’avez pas rendu le fichier public lors de la création de la publication, les utilisateurs verront uniquement l’icône du type de fichier et seront invités à confirmer qu’ils sont autorisés à y accéder. Seules les personnes disposant d’une autorisation pourront ainsi prévisualiser le fichier et y accéder. Si vous décidez de rendre le fichier public, tout le monde y aura accès et aucune modification ne sera apportée à l’aperçu.
Si le fichier était auparavant public et accessible par tout le monde dans votre entreprise, et que vous souhaitez le rendre privé ou accessible seulement par certaines personnes :
Étant donné que le fichier a été rendu public dès la création de la publication, tout le monde verra un aperçu et/ou le titre du fichier. Si vous décidez de le rendre privé/accessible uniquement par certaines personnes, les aperçus présentant des images resteront les mêmes, puisque celles-ci ont été enregistrées lors de la création de la publication. Toutefois, seules les personnes autorisées pourront accéder au fichier lorsqu’elles cliqueront sur le lien. Il se peut que les utilisateurs soient invités à se connecter au fournisseur de services de cloud.
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