Création et suppression de comptes

Les comptes Workplace peuvent être créés par des administrateurs système à la fois individuellement et collectivement. Consultez l’assistance informatique et développeurs pour en savoir plus sur la création automatique de comptes en utilisant un fournisseur d’identité sur le cloud ou Active Directory.

Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
La création d’un compte d’utilisateur dans Workplace se fait en trois étapes :
1. Provisionner : créer un compte utilisateur dans votre instance Workplace (l’utilisateur ne reçoit aucune notification).
2. Inviter : permettre à un utilisateur provisionné de revendiquer son compte (il reçoit une notification).
3. Revendiquer : un utilisateur invité active son compte Workplace.
Remarque : lorsque vous créez manuellement des comptes individuels via le panneau d’administration, les utilisateurs sont instantanément invités. Le provisionnement et l’invitation ont lieu simultanément. Lorsque vous utilisez d’autres méthodes de création de compte, le provisionnement et l’invitation sont deux étapes distinctes.
Les membres ne savent pas qu’ils disposent d’un compte provisionné jusqu’à ce qu’ils soient invités à utiliser Workplace. Lorsqu’un compte n’est pas invité :
  • Le membre ne peut pas revendiquer son compte et toute tentative en ce sens échouera.
  • Le membre ne reçoit aucun e-mail ni aucune autre notification de Workplace.
Lorsque vous êtes prêt(e) à informer vos membres qu’ils disposent d’un compte à revendiquer, vous devez les inviter à rejoindre Workplace. Une fois invités, les membres recevront un e-mail les invitant à revendiquer leur compte par l’intermédiaire d’une URL générée de façon unique. Les membres peuvent également revendiquer les comptes pour lesquels l’authentification unique a été activée en se connectant à Workplace par l’intermédiaire de votre service d’authentification unique.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’applique uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Vous devez être administrateur système et vous connecter à Workplace depuis un ordinateur pour utiliser cette fonctionnalité.
Vous pouvez activer les invitations à créer un compte pour tous les membres de votre entreprise, afin de permettre à vos employés d’inviter leurs collègues à rejoindre Workplace ou de se créer un compte. Vos employés pourront ainsi réaliser une importation groupée à partir d’une liste de collègues à inviter ou bien les inviter individuellement. Seuls les employés qui disposent d’une adresse e-mail rattachée au domaine de l’entreprise pourront être invités à rejoindre Workplace.
Pour activer les invitations pour tout le monde :
  1. Cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de Workplace.
  2. Cliquez sur Paramètres.
  3. Dans la section Comptes et profils, cochez la case à côté de Toute personne de l’entreprise avec une adresse e-mail valide. Notez que cette option sera désactivée si votre entreprise n’a pas mis en place un domaine de messagerie valide.
  4. Cliquez sur Enregistrer en bas de la page.
Remarque : cette procédure concerne uniquement les adresses e-mail appartenant à l’un de vos domaines de messagerie enregistrés.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Pour inviter un collègue lors de la configuration de votre compte Workplace Advanced :
  1. Cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de Workplace.
  2. Cliquez sur Personnes, puis sur Ajouter des personnes.
  3. Cliquez sur Ajouter des personnes ou sur Ajouter une personne.
  4. Saisissez les informations relatives à la personne que vous souhaitez ajouter.
  5. Cliquez sur Ajouter des personnes ou sur Ajouter.
Remarque : vous pouvez uniquement inviter des personnes à rejoindre Workplace Advanced si elles sont employées par la même entreprise que vous.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced. Pour désactiver le compte Workplace d’un(e) employé(e), vous devez être administrateur et connecté(e) à Workplace depuis votre ordinateur.
Lorsqu’un(e) employé(e) quitte votre entreprise, vous pouvez désactiver son compte pour lui retirer l’accès à Workplace. Les publications, les commentaires et les messages créés par l’employé(e) avant que vous ne désactiviez son compte ne seront pas supprimés.
Pour désactiver le compte Workplace d’un(e) employé(e) :
  1. Cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de Workplace.
  2. Cliquez sur Personnes.
  3. Cliquez sur à côté de la personne dont vous souhaitez désactiver le compte, puis sélectionnez Désactiver le compte.
  4. Cliquez sur Confirmer.
Remarque : l’adhésion aux groupes n’est pas immédiatement supprimée des comptes désactivés. Nous supprimons automatiquement l’adhésion aux groupes au bout de quatre jours. Si le compte désactivé est réactivé au bout de quatre jours, toutes les adhésions à des groupes et à des discussions sont maintenues. Au-delà de cette période de quatre jours, le rétablissement de l’adhésion aux groupes et aux discussions n’est plus possible.
Rappelez-vous que la désactivation du compte d’un utilisateur peut prendre jusqu’à 24 heures. La désactivation du compte Workplace d’une personne la déconnecte de l’ensemble des sessions Workplace et lui retire l’accès à Workplace.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les administrateurs de Workplace Advanced.
Vous devez être administrateur pour pouvoir supprimer le compte Workplace d’une personne.
Pour supprimer des comptes qui n’ont jamais été revendiqués :
  1. Accédez à votre Panneau d’administration, puis cliquez sur Personnes.
  2. Cliquez sur à côté du nom de l’employé(e) dont vous souhaitez supprimer le compte.
  3. Cliquez sur Supprimer le compte.
Pour supprimer des comptes qui ont été revendiqués (même si leur revendication a ensuite été annulée), vous devez contacter l’assistance Workplace pour demander leur suppression.
Gardez à l’esprit que la suppression d’un compte et sa désactivation sont deux opérations bien distinctes. Si vous souhaitez désactiver le compte d’un employé, suivez ces étapes.
Notez que si vous supprimez le compte Workplace d’un employé :
  • Vos collègues ne peuvent plus le voir sur Workplace.
  • La suppression de l’intégralité du contenu publié par la personne peut prendre jusqu’à 90 jours.
  • Le contenu publié par d’autres utilisateurs qui dépend du contenu de l’utilisateur supprimé (par exemple, les commentaires sur les publications de l’utilisateur supprimé) est également supprimé.
  • Pendant leur suppression, ces informations ne sont pas disponibles sur Workplace.
  • Certaines des activités des personnes sur Workplace ne sont pas stockées dans leur compte. Par exemple, il est possible qu’un collègue conserve les messages de la personne dont le compte a été supprimé, même après sa suppression.
  • Les utilisateurs seront contraints de quitter les groupes dont ils sont membres et leurs droits d’administrateur seront perdus. N’oubliez pas que si vous choisissez de réactiver le compte d’un utilisateur dans les 14 jours suivant la date de sa suppression, ses droits d’administrateur seront restaurés.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Lorsque vous désactivez le compte d’une personne :
  • Ses collègues peuvent toujours accéder aux publications, aux commentaires et aux messages que la personne a partagés avant la désactivation du compte. Cela signifie que les conversations au sein d’un groupe ou d’un évènement restent disponibles, tout comme le contenu dépendant du compte supprimé.
  • La désactivation du compte d’une personne la déconnecte de l’ensemble des sessions Workplace et lui retire l’accès à Workplace.

Lorsque vous supprimez le compte d’une personne :
  • Ses collègues ne peuvent plus la voir sur Workplace.
  • Jusqu’à 90 jours peuvent être nécessaires pour supprimer tout ce que la personne a publié, comme ses photos, ses publications ou ses autres données stockées dans les systèmes de sauvegarde.
  • Le contenu publié par d’autres personnes mais dépendant du contenu de l’utilisateur supprimé (par exemple, les commentaires sur les publications de l’utilisateur supprimé) sera également supprimé.
  • Pendant leur suppression, ces informations ne sont pas disponibles sur Workplace.
  • Certaines activités réalisées sur Workplace ne sont pas stockées dans le compte des membres. Par exemple, il est possible qu’un collègue conserve les messages de la personne supprimée même après la suppression du compte de cette dernière.
Remarque : la désactivation du compte d’un utilisateur peut prendre jusqu’à 24 heures.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
L’adhésion au groupe reste active jusqu’à quatre jours après la désactivation du compte. Si le compte d’un utilisateur est réactivé dans un délai de quatre jours, celui-ci reste membre des groupes dont il faisait partie avant que son compte soit désactivé. Si vous êtes un administrateur, vous pouvez voir les utilisateurs désactivés dont l’adhésion à un groupe est toujours enregistrée sur Workplace.
Si le compte d’un membre du groupe est réactivé après avoir été désactivé, la personne peut se connecter à Workplace sur son ordinateur et cliquer sur Groupes à gauche de sa page d’accueil pour voir les groupes secrets et fermés dont elle était membre. Elle peut ensuite rejoindre à nouveau ces groupes.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’adresse uniquement aux administrateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Préférences d’invitation
Les paramètres d’invitation suivants permettent aux administrateurs de choisir qui peut rejoindre leur communauté Workplace :
  • Seules les personnes invitées : vous pouvez restreindre vos collègues au sein de votre communauté Workplace à un segment spécifique de l’organisation comme une région, un service ou une équipe.
  • Toute personne de ce domaine e-mail : cette option permet de rendre votre communauté Workplace accessible à l’ensemble de votre organisation.
Ajout de personnes
Pour ajouter des personnes à votre communauté Workplace :
  1. À l’aide de l’option Ajouter une personne : cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de votre profil Workplace. Sélectionnez ensuite Personnes > Ajouter des personnes > Ajouter une personne. Vous pouvez ajouter des personnes en utilisant leurs adresses e-mail. Tous ces utilisateurs seront immédiatement invités sur Workplace.
  2. À l’aide de l’option Ajouter manuellement : cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de votre profil Workplace. Sélectionnez ensuite Personnes > Ajouter des personnes > Ajouter des personnes. Vous pouvez ajouter des personnes en utilisant leur adresse e-mail individuelle. Tous ces utilisateurs seront immédiatement invités sur Workplace.
  3. En important un fichier Excel ou CSV : cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de votre profil Workplace. Sélectionnez ensuite Personnes > Ajouter des personnes > Ajouter des personnes, puis cliquez sur Importer un fichier sous Ajouter manuellement. Suivez les instructions. Gardez à l’esprit qu’il vous sera proposé d’envoyer des invitations à ce moment-là ou plus tard.
  4. En connectant votre fournisseur d’identité : Workplace dispose d’une intégration prête à l’emploi avec les plus grands fournisseurs d’identité dans le cloud comme Azure AD, G Suite, Okta, OneLogin et Ping. Vous pouvez associer votre fournisseur d’identité dans le cloud en utilisant Workplace Import (où le connecteur de provisionnement est hébergé par Workplace) ou une intégration personnalisée de Workplace (où le connecteur de provisionnement est hébergé par le fournisseur d’identité).
  5. À l’aide du standard SCIM : cet ensemble de guides contient des informations sur le provisionnement et la désactivation de comptes au moyen de l’API SCIM.
N’oubliez pas que si vous avez sélectionné Inviter plus tard à l’invite, la fonctionnalité d’envoi d’invitations est activée. Vous pouvez choisir d’inviter les utilisateurs simultanément ou individuellement. Cela concerne uniquement l’ajout de personnes à l’aide d’un fournisseur d’identité ou d’un fichier CSV.
En savoir plus sur la gestion groupée des comptes.
Remarque : les adresses e-mail qui ne contiennent pas de nom de personne, par exemple info@domaine.com ou ventes@domaine.com, ne peuvent pas être utilisées pour créer un compte Workplace. Cela garantit que la communauté connaît le titulaire du compte et le responsable du contenu créé par le compte.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’adresse uniquement aux administrateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
Lorsque vous invitez des comptes utilisateurs, vous avez la possibilité de tous les inviter, d’inviter les personnes sélectionnées ou d’inviter une seule personne.
Inviter tout le monde
Sélectionnez cette option pour personnaliser l’e-mail d’invitation et inviter tous les membres qui n’ont pas encore été invités. Pour inviter tout le monde :
  1. Dans Workplace, cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche.
  2. Cliquez sur Invitations non envoyées.
  3. Cliquez sur Inviter tout le monde.
Inviter les personnes sélectionnées
Sélectionnez cette option pour inviter un groupe de personnes en particulier. Pour inviter un groupe de personnes en particulier :
  1. Dans Workplace, cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche.
  2. Cliquez sur Invitations non envoyées.
  3. Cliquez sur Choisir les personnes à inviter.
  4. Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous demander d’importer la liste des membres que vous souhaitez inviter dans l’un des formats suivants : .csv, .vcf, .txt ou LDAP. Si vous avez besoin d’un modèle, vous pouvez en télécharger un à partir de la fenêtre contextuelle.
  5. Cliquez sur Importer le fichier pour effectuer l’opération. Vous aurez alors la possibilité de personnaliser l’e-mail d’invitation, puis les membres sélectionnés seront invités.
Inviter une personne
Sélectionnez cette option pour inviter une personne ou pour renvoyer une invitation à un utilisateur qui n’a pas reçu celle envoyée initialement. Pour inviter une personne ou renvoyer une invitation :
  1. Dans Workplace, cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche.
  2. Cliquez sur Personnes.
  3. Recherchez l’utilisateur de votre choix dans la liste. Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour le trouver plus facilement.
  4. Sélectionnez Inviter à côté du nom de la personne que vous souhaitez inviter.
  5. Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre de personnaliser l’invitation. Un aperçu s’affiche si vous choisissez d’ajouter du texte à l’e-mail. Sinon, Workplace utilise son contenu par défaut.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les administrateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
En tant qu’administrateur système, vous pouvez ajouter des employés n’ayant pas d’adresse e-mail. Pour activer la fonctionnalité :
  1. Accédez à votre panneau d’administration.
  2. Cliquez sur Paramètres.
  3. Accédez au paramètre Création de comptes avec codes d’accès et cochez la case qui permet d’autoriser vos collègues n’ayant pas d’adresse e-mail à se connecter à Workplace au moyen d’un code d’accès.
Pour ajouter à Workplace des employés n’ayant pas d’adresse e-mail :
  1. Accédez à l’onglet Personnes depuis votre Panneau d’administration, puis sélectionnez Ajouter des personnes et ajoutez un groupe de personnes par le biais d’un fichier CSV.
  2. Lorsque vous ajoutez un utilisateur, vous devez au moins remplir les champs Nom et ID d’employé. Dans ce cas, vous n’aurez pas à fournir d’adresse e-mail. Les utilisateurs n’ayant pas d’adresse e-mail bénéficieront alors d’un accès.
  3. Obtenez un code d’accès individuel en cliquant sur à côté du nom d’un utilisateur, puis en sélectionnant Créer un code d’accès. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV contenant les comptes d’accès de l’ensemble des comptes sans e-mail en cliquant sur le menu de l’onglet Personnes et en sélectionnant Obtenir les codes d’accès.
  4. Distribuez les codes d’accès aux employés n’ayant pas d’adresse e-mail. Les employés sans adresse e-mail devront saisir ce code d’accès lors de leur première connexion, puis définir un nom d’utilisateur et un mot de passe qu’ils utiliseront par la suite pour se connecter à Workplace.
Remarque : les codes d’accès sont des données sensibles. Toute personne en possession d’un code d’accès inutilisé dispose d’un accès intégral au compte associé. La distribution de codes d’accès doit être strictement supervisée.
Voici les informations à retenir concernant les codes d’accès :
  • Ils sont composés d’une chaîne de 16 lettres.
  • Chaque compte ne peut être associé qu’à un seul code.
  • Générer un nouveau code d’accès pour un utilisateur invalide tous les codes précédemment créés.
  • Les codes sont valides pendant 90 jours après leur génération.
  • Dès lors qu’un code a servi à récupérer l’accès à un compte ou à en revendiquer un, il est invalidé.
  • Les administrateurs peuvent désactiver un code d’accès inutilisé à tout moment.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les administrateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
L’utilisation d’un code d’accès de connexion permet aux administrateurs d’inviter des utilisateurs sur Workplace sans avoir besoin de leur adresse e-mail. Grâce à la connexion au moyen d’un code d’accès, les administrateurs peuvent ajouter un utilisateur à une communauté Workplace en générant un code unique qui permet à l’utilisateur de revendiquer son compte.
Gardez à l’esprit que vous devrez activer les codes d’accès à partir de votre panneau d'administration.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Advanced et de Workplace Enterprise.
Création de comptes individuels
Lorsque vous créez des comptes individuels, ils sont instantanément invités.
Création groupée de comptes
Lorsque vous créez des comptes au moyen de la gestion groupée, lors de chaque importation, un message vous invite à indiquer si vous souhaitez inviter les comptes immédiatement ou ultérieurement. Si vous choisissez la seconde option, les comptes sont créés sans être invités. Vous devrez les inviter plus tard.
G Suite ou Microsoft Azure AD (gestion automatique des comptes)
Lorsque vous utilisez G Suite ou Microsoft Azure AD comme méthode de gestion automatique des comptes, un message vous invite à indiquer si vous souhaitez inviter les comptes immédiatement après leur création ou ultérieurement. Si vous sélectionnez la seconde option, les comptes ne sont pas invités lors de leur création. Une fois que vous avez invité tous les comptes à l’aide du bouton Inviter tout le monde, la configuration change et les comptes créés sont instantanément invités.
Autres fournisseurs d’identité cloud ou composant Active Directory Sync
Lorsque vous associez un autre fournisseur d’identité cloud (Okta, OneLogin ou Ping Identity) ou que vous utilisez le composant Active Directory Sync, par défaut, les comptes ne sont pas invités lors de leur création. Une fois que vous avez invité tous les comptes à l’aide du bouton Inviter tout le monde, la configuration change et les comptes créés sont instantanément invités.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Premium.
Une fois invités, les utilisateurs doivent suivre un processus de revendication afin de vérifier ou de fournir des informations sur leur profil et de configurer un mot de passe. Pour démarrer ce processus, les employés reçoivent un e-mail de Workplace contenant une URL de revendication unique ou accèdent à la page de connexion (uniquement pour les entreprises qui ont activé l’authentification unique) une fois qu’ils ont été invités.
Remarque : si votre entreprise a activé l’authentification unique pour votre communauté, les membres doivent d’abord se connecter à votre système d’authentification unique avant de pouvoir démarrer le processus de revendication.
Une fois que les membres ont accédé à Workplace, ils doivent suivre les étapes suivantes pour terminer leur inscription :
1. Accepter les conditions générales et confirmer les détails de leur profil
En fonction des paramètres de votre panneau d’administration, les membres devront peut-être accepter les Conditions d’utilisation de votre entreprise, vérifier, compléter ou modifier les détails de leur profil et définir une photo de profil.
2. Définir un mot de passe
Les membres sont invités à définir un mot de passe. Cette étape n’apparaît pas pour les communautés qui ont activé l’authentification unique.
3. Sélectionner des groupes par défaut
Les membres peuvent choisir les groupes qu’ils veulent rejoindre à partir d’une sélection par défaut ou rechercher un groupe particulier. Ils sont ensuite redirigés vers le fil d’actualité et peuvent commencer à utiliser Workplace instantanément.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
Si vous le souhaitez, vous pouvez obtenir un lien de revendication afin d’offrir une méthode de revendication supplémentaire à vos collègues. Par exemple, pour faire suite à l’e-mail Workplace généré par le système, vous pouvez envoyer des invitations au format imprimé, via une passerelle SMS à l’échelle de l’entreprise ou via un e-mail personnalisé adressé par un supérieur hiérarchique ou un dirigeant aux employés.
Si vous exportez les liens de revendication, vous pouvez les distribuer un à un ou de façon groupée avec d’autres informations concernant vos collègues. Pour obtenir des liens de revendication, téléchargez un fichier CSV contenant une exportation d’informations relatives aux employés. Pour obtenir des liens de revendication :
1. Dans le panneau d’administration, cliquez sur l’onglet Personnes.
2. Cliquez sur , puis sur Exporter les informations sur les employés.
3. Vous recevez ensuite un e-mail qui renvoie vers un fichier CSV contenant toutes les données de vos collègues, notamment les liens de revendication de chaque compte non revendiqué et ayant déjà été invité.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’applique uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Pensez à utiliser notre processus d’invitation. Il vous permet de provisionner des utilisateurs avant de les inviter à utiliser Workplace. Les comptes d’utilisateurs non invités ne peuvent pas être revendiqués et ne reçoivent aucun e-mail. Cependant, ils peuvent être traités comme tout autre compte d’utilisateur, à savoir qu’il est possible de les ajouter à des groupes ou de les identifier. Des informations supplémentaires sont disponibles sur cette page.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’adresse uniquement aux utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
En provisionnant des utilisateurs, les administrateurs peuvent importer les informations de leur compte utilisateur et configurer leur instance Workplace sans les prévenir. En donnant aux membres invités et non invités (provisionnés) des statuts distincts, nous permettons aux administrateurs Workplace de provisionner des membres à l’avance et de les inviter lorsqu’ils sont prêts.
Les administrateurs Workplace peuvent lancer leurs communautés en créant des groupes et en y ajoutant des membres provisionnés. Ils peuvent ensuite inviter les membres à rejoindre Workplace. Ces derniers feront déjà partie des groupes qui les intéressent lorsqu’ils se connecteront à leur compte pour la première fois.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Lorsqu’un employé quitte votre organisation, nous vous recommandons de désactiver son compte Workplace dans les meilleurs délais. Cela vaut même si vous utilisez l’authentification unique, car les tokens d’authentification n’expirent pas immédiatement.
Normalement, cette procédure est activée par défaut si vous utilisez le provisionnement automatisé par le biais d’un IDP ou d’AD Sync. Si vous avez recours au provisionnement manuel ou via un fichier CSV, vérifiez que la désactivation de compte Workplace fait partie de votre processus de cessation d’emploi.
Découvrez comment désactiver et désactiver en masse des utilisateurs.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’adresse uniquement aux administrateurs de Workplace Advanced. Vous pouvez effectuer cette action uniquement depuis votre ordinateur.
Vous pouvez renvoyer l’e-mail de confirmation aux personnes qui possèdent un compte non revendiqué. Vous avez la possibilité de renvoyer l’e-mail de confirmation à tous les comptes non revendiqués ou à une liste de personnes.
Pour renvoyer l’e-mail de confirmation à des personnes :
  1. Dans le Panneau d’administration, cliquez sur Personnes.
  2. Cliquez sur à côté de Modifier des contacts et sélectionnez Envoyer une notification de réclamation.
  3. Sélectionnez Tous les comptes non revendiqués ou Comptes spécifiques et suivez les instructions qui s’affichent à l’écran.
  4. Personnalisez votre notification ou utilisez l’adresse e-mail par défaut, puis cliquez sur Envoyer.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’applique uniquement aux administrateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Deux e-mails de rappel de demande sont envoyés après l’invitation initiale à rejoindre Workplace : le premier au bout de trois jours et le second, après cinq jours.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Actions groupées
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Essential et Workplace Advanced.
Workplace prend en charge la gestion groupée de comptes d’utilisateur par le biais de fichiers de valeurs séparées par des virgules (CSV) ou de fichiers Excel. Que vous provisionniez les premiers utilisateurs de votre Workplace, ajoutiez un nouveau service ou supérieur hiérarchique, ou désactiviez certains utilisateurs dans votre communauté, vous pouvez utiliser la gestion groupée des comptes pour simplifier le processus.
Si votre entreprise utilise un fournisseur d’identité pris en charge, vous pouvez utiliser la gestion automatique des comptes pour provisionner et désactiver des comptes en votre nom lorsque des employés rejoignent ou quittent votre entreprise. En savoir plus sur la gestion des comptes à l’aide de fournisseurs d’identité.
Workplace prend en charge deux opérations groupées via des fichiers CSV ou Excel :
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’applique uniquement aux utilisateurs de Workplace Advanced. Lors de chaque importation groupée, vous devez indiquer si vous souhaitez inviter des comptes immédiatement ou ultérieurement. Si vous choisissez la deuxième option, les comptes sont créés sans être invités. Vous devrez les inviter plus tard.
Avec Workplace, vous pouvez créer des comptes d’utilisateur de manière groupée à l’aide de fichiers de valeurs séparées par des virgules (CSV). Au lieu de provisionner les comptes des employés un par un, vous pouvez importer un fichier CSV ou Excel contenant des informations sur chaque employé.
Si vous créez un grand nombre de comptes, chaque importation doit contenir au maximum 2 500 lignes de données sur les employés.
Pour créer des comptes de manière groupée en important un fichier CSV ou Excel :
  1. Dans le Panneau d’administration, cliquez sur Personnes > Ajouter des personnes > Ajouter des personnes.
  2. Cliquez sur le bouton Importer un fichier pour importer le fichier CSV ou Excel.
  3. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle pour télécharger un modèle CSV. Vous pouvez ouvrir ce document dans Excel et l’enregistrer en tant que fichier .xls ou .xlsx si vous préférez travailler avec ces formats.
  4. Lorsque vous avez importé le fichier CSV ou Excel, vous recevez un message de confirmation qui répertorie les erreurs du fichier CSV ou Excel ou qui indique que l’importation est terminée. La première colonne affiche les résultats pour chaque ligne :
  5. Si la première colonne est vide, un compte est créé pour cet employé.
    Un octogone rouge indique un problème avec cette ligne. Un message d’erreur explique le problème.
    Un cercle bleu indique que l’importation est incomplète.
    Une coche verte indique que l’importation est terminée.
  6. Une fois que vous avez confirmé les détails de l’aperçu, vous pouvez créer les comptes en cliquant sur le bouton Continuer. Les comptes sont alors progressivement créés.
Les employés continuent de recevoir des e-mails et des notifications push jusqu’à ce que leur compte soit désactivé. Consultez la section Désactivation groupée pour savoir comment désactiver des comptes.
Vérifier la création des comptes
Pour vous assurer que tous les comptes ont bien été créés, réimportez le fichier CSV ou le tableur Excel en suivant les étapes ci-dessus. Vérifiez ensuite que la coche apparaît dans toutes les lignes de la première colonne. Cliquez ensuite sur Annuler pour ignorer l’étape de création des comptes. Une invite vous indique alors que les comptes existent déjà.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Lorsque vous provisionnez des comptes de façon groupée, nous vous recommandons d’utiliser les formats suivants :
ChampDescriptionTypeObligatoire
E-mailAdresse e-mail professionnelle de l’employé(e). La valeur de ce champ doit être propre à chaque employé(e)TexteOui
PrénomPrénom de l’employé(e)TexteOui
Nom de familleNom de l’employé(e)TexteOui
Intitulé du posteIntitulé du poste de l’employé(e) TexteNon
ServiceService où l’employé(e) travailleTexteNon
Numéro de téléphoneNuméro de téléphone professionnel de l’employé(e). Chaque numéro de téléphone doit être un numéro international valide contenant l’indicatif du pays (p. ex. : +1 232 823 2233)TexteNon
LieuEmplacement du bureau de l’employé(e)TexteNon
LangueAbréviation de la langue qui doit être définie par défaut pour cet(te) employé(e). Si aucune langue n’est définie, la langue par défaut est l’anglais (États-Unis) (en_US). Pour obtenir la liste complète des abréviations valides, consultez la section Paramètres régionaux de FacebookTexteNon
Adresse e-mail du supérieur hiérarchiqueAdresse e-mail du supérieur hiérarchique direct de l’employé(e)Texte Non
Division Division dans laquelle l’employé(e) travailleTexteNon
OrganisationOrganisation dans laquelle l’employé(e) travailleTexte Non
Date de débutDate à laquelle l’employé(e) a commencé à travailler dans l’organisationDate (AAAA-MM-JJ) Non
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Advanced et de Workplace Enterprise. Vous devez être administrateur système pour pouvoir ajouter des personnes avec G-Suite et Azure. La configuration de l’intégration à IdP avec Azure et G-Suite permet d’associer les attributs de profil d’Azure AD ou de G-Suite sur Workplace.
Pour ajouter des personnes à l’aide de G-Suite et d’Azure :
  1. Cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de votre profil.
  2. Cliquez sur Personnes > Ajouter des personnes, puis à nouveau sur Ajouter des personnes.
  3. Sélectionnez G-Suite ou Microsoft Azure AD et suivez les instructions à l’écran.
Si vous vous connectez à G-Suite ou à Azure et remarquez que certains utilisateurs existent déjà dans Workplace, assurez-vous que le nom, l’adresse e-mail et les détails de ces comptes utilisateur dans le fournisseur d’identité correspondent aux profils utilisateur dans Workplace. Sinon, des doublons de comptes sont créés à partir du fournisseur d’identité. Si certains utilisateurs quittent votre entreprise par la suite, leur compte est automatiquement désactivé. N’oubliez pas que les détails sont sensibles à la casse.
Remarque : vous devez autoriser Workplace à accéder aux informations de votre fournisseur d’identité. Vous devez également être administrateur G-Suite et activer l’accès à G-Suite si vous souhaitez ajouter des personnes à l’aide de G-Suite.
Workplace synchronise automatiquement votre liste d’utilisateurs toutes les cinq heures.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les administrateurs de Workplace Advanced.
Au lieu de désactiver les employés un à un, vous pouvez désactiver plusieurs comptes de façon groupée en important un fichier CSV contenant l’adresse e-mail de chaque compte que vous souhaitez désactiver.
Pour importer un fichier CSV valide et désactiver des comptes de façon groupée :
  1. Dans le panneau d’administration, cliquez sur l’onglet Personnes pour afficher la liste de tous les comptes d’employé.
  2. Dans , cliquez sur Désactiver plusieurs personnes.
  3. Une fenêtre s’affiche pour vous inviter à importer un fichier CSV. Le fichier doit comporter une seule colonne contenant les adresses e-mail des employés à désactiver, à raison d’une adresse par ligne.
Une fois le fichier CSV importé, un écran de confirmation, répertoriant toutes les erreurs contenues dans ce fichier, s’affiche. La première colonne affiche les résultats pour chaque ligne :
  • Une coche indique que le compte de l’employé a déjà été désactivé.
  • Une icône d’erreur en forme de triangle signale un problème lié à cette ligne. Survolez-la pour afficher le message d’erreur.
  • Si la première colonne est vide, le compte de l’employé sera désactivé.
Vous pouvez télécharger les informations à partir de l’aperçu en cliquant sur le bouton Aperçu de l’export.
Une fois les détails de l’aperçu confirmés, vous pouvez désactiver les comptes sélectionnés en cliquant sur le bouton Désactiver les comptes. Les comptes sont ensuite désactivés.
Gardez à l’esprit que si vous désactivez des comptes de façon groupée, vous devrez peut-être patienter un peu, en fonction du nombre d’utilisateurs concernés.
Vérifier les comptes désactivés
Pour vous assurer que tous les comptes ont bien été désactivés, réimportez le fichier CSV et vérifiez qu’une coche apparaît dans toutes les lignes de la première colonne.
Remarque : gardez à l’esprit que la désactivation du compte d’un utilisateur peut prendre jusqu’à 24 heures.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Résolution des problèmes
Cet article concerne uniquement les administrateurs de Workplace Advanced.
Si vous voyez un message d’erreur indiquant que la personne ou le groupe que vous essayez d’ajouter existe déjà, vous rencontrez peut-être l’un des problèmes suivants :
  • La personne appartient peut-être à une autre communauté. N’oubliez pas qu’une adresse e-mail ne peut être associée qu’à une seule communauté Workplace.
  • Il est possible que le domaine de messagerie de la personne soit mis sur liste blanche au sein d’une autre communauté.
  • Si vous avez réussi à ajouter une personne ayant le même domaine de messagerie par le passé et voyez à présent un message d’erreur, cela peut signifier qu’une autre communauté a revendiqué le domaine de messagerie après que vous avez ajouté la personne associée à celui-ci.
Si vous voyez un message d’erreur indiquant que vous ne pouvez pas utiliser l’adresse e-mail saisie, cela peut s’expliquer par le fait que vous tentez d’utiliser une adresse e-mail générique telle que info@, sales@, admin@, support@, etc. Seules les adresses e-mail appartenant à de véritables personnes peuvent être utilisées pour créer un compte sur Workplace.
Remarque : pour éviter les complications lors de l’ajout de collègues à Workplace, mettez sur liste blanche tous les domaines de messagerie associés à votre communauté. Un même domaine de messagerie ne peut pas être mis sur liste blanche pour plusieurs communautés.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Vérifiez que les utilisateurs n’ont pas seulement été créés, mais également invités. Vous trouverez davantage de détails sur ce processus ici.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article concerne uniquement les utilisateurs de Workplace Advanced.
Si vous n’arrivez pas à importer la liste de désactivation au format CSV, cela peut être dû à l’un des problèmes courants suivants :
  • Le fichier n’est pas au format CSV
    Tous les fichiers doivent être au format CSV valide (extension de fichier : .csv). Les autres formats et types de fichiers ne sont pas pris en charge.
  • Le fichier n’est pas encodé en UTF-8
    Tous les fichiers doivent utiliser l’encodage UTF-8.
  • Une adresse e-mail n’est pas valide
    L’une des adresses e-mail répertoriées ne correspond à aucun compte Workplace.
  • Une adresse e-mail est listée deux fois
    Chaque adresse e-mail ne doit apparaître qu’une seule fois dans le fichier CSV.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Cet article s’applique uniquement aux administrateurs de Workplace Essential et de Workplace Advanced.
Si vous rencontrez des problèmes lors de l’importation d’un fichier CSV, cela peut être dû à l’un des problèmes fréquents listés ci-dessous :
  • Le fichier n’est pas au format CSV
    Tous les fichiers doivent être au format CSV valide (extension de fichier .csv). Les autres types et formats de fichier ne sont pas acceptés.
  • Le fichier n’utilise pas l’encodage UTF-8
    Tous les fichiers doivent utiliser l’encodage UTF-8.
  • Les valeurs contiennent des virgules
    Si une valeur contient une virgule, l’ensemble de cette valeur doit être placé entre guillemets droits ("valeur_avec_virgule"). Par exemple, Londres, Angleterre doit apparaître dans le fichier CSV sous la forme "Londres, Angleterre".
  • Doublons
    Les enregistrements d’employé en double provoqueront des erreurs lors de la validation du fichier CSV.
  • Emploi incorrect des majuscules
    En temps normal, l’emploi incorrect des majuscules ne provoque pas d’erreur, mais les noms, les lieux et les autres champs conserveront les mêmes majuscules que celles utilisées dans le fichier CSV.
  • Numéro de téléphone non valide
    Le format des numéros de téléphone doit être le suivant : [indicatif du pays] [indicatif régional] [numéro de téléphone] (par exemple, +1 800 555 0150).
  • Paramètres régionaux non valides
    Les paramètres régionaux doivent correspondre à l’une des abréviations valides répertoriées dans les paramètres régionaux de Facebook.
Ces informations vous ont-elles été utiles ?