Le groupe de pionniers Workplace est composé des responsables Workplace les plus exigeant·es et avant-gardistes dans le monde. Dans cette nouvelle série, ils et elles nous expliquent les raisons qui les ont poussé·es à choisir Workplace, et quel impact cela a eu sur leur organisation.

Aujourd’hui, nous allons à la rencontre d’Olafur Hand, qui a dirigé l’équipe à l’origine du déploiement de Workplace au sein d’Eimskip.

Eimskip a vu le jour en Islande il y a plus d’un siècle. Aujourd’hui, la compagnie opère dans plus de 20 pays, avec plus de 60 bureaux et des équipes internationales dispersées sur les navires et les quais, dans les bureaux, sur la route et dans des terminaux.

Comment faire pour que toutes et tous puissent communiquer sans tenir compte des frontières, des fuseaux horaires et des équipes ?

C’est la question qu’Olafur et son équipe se sont posée au moment de chercher un meilleur moyen de communication à proposer à l’organisation.

Une communication bilatérale

« Jusque là, le web interne que nous utilisions pour communiquer ne fonctionnait que dans un sens », raconte Olafur. « La communication se faisait de haut en bas, et nous avions besoin de quelque chose nous permettant également de communiquer de bas en haut. »

Nous avons rapidement remarqué que Workplace était la suite logique pour les employé·es chez Eimskip qui s’aidaient déjà de différents outils de réseaux sociaux pour travailler.

« Nous utilisions déjà Facebook dans des groupes fermés », se rappelle Olafur. « De plus, j’aivais entendu que RBS avait déjà déployé Workplace. Je me suis donc dit : “Pourquoi pas nous ?” Déployer Workplace était la suite logique. »

Nous utilisions déjà Facebook dans des groupes fermés. Déployer Workplace était la suite logique.

Se jeter à l’eau

L’approche confiante du déploiement adoptée par Olafur et son équipe a donné des résultats immédiats.

« Je pense que la meilleure chose à faire est de se jeter à l’eau et de se mettre à nager. C’est comme ça qu’on apprend ! », déclare Olafur. Cette initiative s’est avérée payante.

« Le jour du lancement, des employé·es du monde entier se sont joint·es à nous. Nous avons pu faire ensemble des choses qui étaient impossibles auparavant. Le déploiement de la plateforme a été fêté aux quatre coins de la planète. »

Cela signifiait que tout le monde pouvait se réunir et découvrir la plateforme, aussi bien dans les bureaux que sur les quais ou sur le pont.

Cela signifiait que tout le monde pouvait rejoindre la plateforme, aussi bien dans les bureaux que sur les quais ou sur le pont.

« Je n’avais encore jamais vu ça », raconte Olafur. « Notre responsable RH m’a tapé dans la main et a dit que c’était un outil que nous devions absolument utiliser. »

Selon Olafur, c’est la première fois qu’il a réalisé combien la décision d’une équipe de déployer Workplace pouvait permettre à tout le monde de se réunir et de créer de puissantes communautés. Une vraie révélation. « Depuis, j’ai connu beaucoup d’autres moments similaires », ajoute-t-il.

Premiers intervenants

Il a eu une autre révélation en constatant comment les employé·es utilisaient les groupes pour communiquer d’une manière qui était impossible avant. Ainsi, dans un secteur soumis à beaucoup de dangers et de risques, il n’est guère étonnant de constater que le groupe des « Premiers intervenants » soit devenu un rouage essentiel de la communauté Eimskip.

« Nos équipes de premiers intervenants représentent l’une des manières les plus intéressantes que nous avons d’utiliser Workplace. Si quelque chose se passe sur un navire, ou si l’un de nos conducteur·ices de camions a un accident, cette information primordiale est partagée sur les groupes Workplace. Ainsi, toutes les personnes qui doivent en être informées le sont immédiatement. »

Définir une nouvelle voie de communication

L’industrie du transport est ancienne, et la faire évoluer peut être lent (« comme un bateau ! »). Néanmoins, Olafur pense que la décision de déployer Workplace chez Eimskip engendre de grands changements quant à la manière dont l’organisation communique.

« Les informations sont communiquées encore plus rapidement que je ne l’aurais cru pour une entreprise aussi grande que la nôtre », avoue-t-il. « Nous travaillons tous de manière plus interactive. Chacun·e a un avis sur les choses et est plus disposé·e à en débattre qu’auparavant. Nous sommes aussi plus ouvert·es aux critiques concernant nos opinions. »

Cela entraîne de meilleures conversations et un dialogue plus ouvert. Les contributions et commentaires constructifs permettent de faire avancer les projets et la productivité.

Et le plus intéressant dans tout ça ? Cet effet se produit dans toute l’entreprise, de haut en bas et de droite à gauche.

Et le plus intéressant dans tout ça ? L’effet Workplace se produit dans toute l’entreprise, de haut en bas et de droite à gauche.

« Les dockers sont plus impliqués dans ce qui se passe dans le reste de l’entreprise. La direction générale est de son côté plus impliquée dans ce qui se passe à tous les niveaux de l’entreprise. »

« Cela permet à tout le monde de contribuer à notre progression », voilà comment Olafur résume modestement les efforts que ses équipes ont fournis afin de faire partie des pionniers Workplace chez Eimskip. « Et d’une manière totalement différente de ce que j’aurais envisagé 10 ans plus tôt. »

Un grand merci à Olafur Hand et son équipe chez Eimskip.

Découvrez comment le pionnier Workplace Steve Clarke a réussi à déployer Workplace chez Virgin Atlantic.