Wessex Archaeology est le leader du marché britannique dans la fourniture de services archéologiques et patrimoniaux. C’est également une organisation caritative à visée pédagogique qui cherche à valoriser le patrimoine.

L’entreprise emploie plus de 300 personnes hautement spécialisées à travers tout le Royaume-Uni, notamment des archéologues, des archivistes et des spécialistes de la conservation et du patrimoine bâti. La variété des tâches est donc au rendez-vous : une journée typique chez Wessex Archaeology peut consister à rédiger rapport de recherche ou à déterrer d’anciens fragments de poterie datant du néolithique moyen, par exemple.

Jusqu’à récemment, le trésor de reliques du bureau principal de Wessex Archaeology à Salisbury n’était pas la seule chose coincée dans le passé. Les principaux outils de communication interne de l’entreprise étaient l’e-mail, les réunions d’équipe et une newsletter mensuelle diffusée à l’ensemble de l’organisation. « Nous avions une approche assez restrictive et démodée de la communication », explique Giles.

Résultat : la collaboration entre les départements était difficile, et tout cela était couplé à un manque de visibilité dans l’entreprise. Les six bureaux de Wessex Archaeology, éloignés géographiquement, travaillaient effectivement dans des silos distincts. De plus, comme environ un tiers de la main-d’œuvre passe ses journées sur le terrain, les informations sur les découvertes archéologiques extraordinaires ne dépassaient pas les frontières des départements concernés.

Optimiser les performances grâce à Generation Digital

Wessex Archaeology était à la recherche d’une plateforme de communication moderne et adaptée aux appareils mobiles pour rassembler les personnes et les projets ; Giles fut la personne chargée de cette tâche. Après avoir entendu une conférence sur l’avenir du travail par Graham Mackay, directeur associé du cabinet de conseil en gestion du changement technologique Generation Digital, il est clairement apparu que Workplace était la bonne solution.

Wessex Archaeology a adopté Workplace en octobre 2018. Graham et l’équipe de Generation Digital ont amélioré et accéléré tous les aspects du lancement de l’outil, de la démonstration initiale à l’échelle de l’entreprise à l’obtention de l’engagement de la direction, en passant par l’élaboration de la stratégie de communication sur Workplace. Ils ont également constitué l’équipe de projet, formé les premiers membres et mis en place des flux de travail et des groupes, afin que les employé·es puissent partir du bon pied.

Après huit semaines d’utilisation de Workplace, voici cinq façons dont la solution aide les salarié·es de Wessex Archaeology à travailler plus étroitement et plus efficacement ensemble.

1. Promouvoir la bonne santé et réduire les arrêts maladie

L’un des premiers projets lancés par Giles sur Workplace a consisté à encourager le personnel à lutter contre la grippe en lui proposant un vaccin. Cette idée est née d’une suggestion faite par un·e membre du personnel dans le groupe « Boîte à idées » sur Workplace. Giles en a profité pour partager une publication dans le groupe « Actualités de l’entreprise » afin de créer un débat à ce sujet et de confirmer l’intérêt des salarié·es via un sondage Workplace. Le sondage a reçu un accueil positif et les bons de vaccination ont été distribués dans toute l’entreprise quinze jours après.

Bien qu’il soit trop tôt pour pouvoir constater tout l’impact de cette initiative, il est à espérer qu’il en résultera une réduction visible du nombre d’arrêts maladie au sein du personnel et une plus grande sensibilisation aux avantages du même type offerts par l’entreprise. « Avant Workplace, il y avait une méconnaissance des activités de l’entreprise qui montrait clairement que les moyens de communication traditionnels dont nous disposions n’étaient pas assez efficaces », constate Giles.

2. Améliorer l’identification des objets trouvés lors de fouilles

Workplace permet aux employé·es d’exploiter les connaissances de tous les départements de l’entreprise. « L’équipe chargée des fouilles publie sur Workplace de magnifiques images de leurs trouvailles », confie Giles.

Il y a quelques semaines, un mystérieux objet en bronze a été découvert lors de fouilles à l’abbaye de Bath, que personne sur place n’a pu identifier. Un membre de l’équipe a pris une photo à partir de son téléphone et l’a publiée sur le groupe Workplace « Fouilles » de l’entreprise.

En une vingtaine de minutes, un·e spécialiste d’un autre département qui travaille à 65 km de là a répondu et identifié précisément l’objet comme étant une boîte à sceau romaine, une découverte extrêmement rare. Sans Workplace, une identification de ce type aurait pris des jours, voire des semaines, ce qui aurait fait perdre à l’équipe chargée des fouilles un temps précieux.

3. Rapprocher les personnes et fournir un contexte intéressant

L’équipe de spécialistes de Wessex Archaeology travaille régulièrement sur des projets de grande importance historique, tels que Stonehenge, le château de Sheffield et l’abbaye de Bath. Pour des projets comme ceux-ci et bien d’autres, plusieurs départements sont impliqués à différents moments et à différentes étapes. Workplace a introduit un nouveau niveau de transparence qui donne aux employé·es davantage de contexte et des informations précieuses sur les projets auxquels ils et elles participent.

Par exemple, l’équipe d’archivage peut voir apparaître dans le fil d’actualité un message à propos d’une nouvelle trouvaille de l’équipe chargée des fouilles qui finira par lui parvenir. « L’avantage de Workplace, c’est que c’est un outil visuellement attrayant, ce qui le différencie de la communication traditionnelle, comme les e-mails », déclare Giles.

Workplace a rapproché les équipes de terrain, et leurs découvertes passionnantes sur place, du reste de l’entreprise. « Il y a des personnes qui se sont véritablement prises d’intérêt pour Workplace : elles sont très impliquées et, fait intéressant, sont frustrées que l’ensemble de leurs collègues ne s’impliquent pas et ne voient pas les avantages d’être connecté·es, explique Giles. Beaucoup d’employé·es ont vraiment envie de savoir ce que font leurs collègues de l’autre côté du pays. »

Workplace Chat permet également de communiquer facilement avec des collègues de n’importe quel bureau en temps réel et d’accéder aux informations beaucoup plus rapidement. Giles et les autres cadres utilisent Workplace Chat pour garder le contact avec leurs équipes et gérer les demandes d’approbation et les questions qui ne nécessitent pas de réunion.

4. Faire émerger de nouvelles idées et promouvoir l’innovation

Workplace a favorisé l’innovation et l’ee partage d’idées dans toute l’organisation. Lors d’un récent projet de fouille près de Swindon au Royaume-Uni, un·e technicien·ne de terrain a partagé une idée sur Workplace concernant l’utilisation de la technologie de fluorescence X.

Son idée était d’utiliser un appareil de fluorescence X portable pour analyser la composition chimique des couches d’occupation dans les habitations, afin de révéler plus d’informations sur leur utilisation potentielle, des renseignements impossibles à obtenir avec les méthodes de fouille traditionnelles.

Le PDG de Wessex Archaeology, Chris Brayne, a contribué à la discussion avec un lien vers un article universitaire et un·e autre membre du personnel ayant de l’expérience dans la technologie à rayons X a pu intervenir sur la question.

Ils ont ainsi pu déterminer où se trouvait l’expertise dans l’entreprise et la conduite à tenir par le département pour appliquer cette technique à de futurs projets et pour sensibiliser plus largement l’organisation à son potentiel.

Ce partage ouvert d’idées a un impact positif sur l’entreprise. Giles explique : « Cela aide certain·es employé·es à faire connaître leur profil et leur valeur à leurs collègues travaillant dans d’autres départements, ce qui est très important sur le plan culturel. Workplace a rapproché des composantes distinctes de l’entreprise pour les rassembler en un tout. »

5. Améliorer la collaboration transversale

Grâce aux informations qui circulent librement entre les équipes, les employé·es travaillent davantage en collaboration pour obtenir de meilleurs résultats. Le bureau régional écossais a récemment lancé son premier projet de travail de terrain sur un grand monument du néolithique comprenant des fossés parallèles, connu sous le nom de Cursus. À la fin de la première semaine, une personne de l’équipe a publié sur Workplace une photo des découvertes de pierres sur un site archéologique associé.

Ayant étudié des objets similaires pour sa thèse il y a plusieurs années, Giles a pu apporter son expertise. Il a pris en photo une page de sa dissertation et l’a partagée sur la publication, accompagnée de plusieurs suggestions utiles qui ont depuis fait progresser le projet.

« J’ai fait quelques suggestions sur ce que l’équipe pourrait faire ensuite sur la base de l’étude du matériau en termes d’analyse de l’usure liée à l’utilisation ou d’analyse des traces de résidus. J’ai apporté une contribution archéologique, même si ce n’est pas mon rôle aujourd’hui. Mais c’était une question de partage, de connaissances et de perception, qui a profité à l’entreprise. »

Workplace a rapproché la communauté de spécialistes de Wessex Archaeology, et favorise les bonnes pratiques et l’innovation dans le domaine de l’archéologie.

Comment s’annonce l’avenir avec Workplace pour Wessex Archaeology ? Giles dit que le personnel est impatient d’utiliser davantage les vidéos en direct et souhaite essayer Safety Check pour que la sécurité des équipes sur le terrain soit mieux assurée.