Pourquoi la communication vidéo est-elle si importante pour votre entreprise ?

Nous allons voir quel matériel et quels logiciels vous avez besoin pour des appels vidéo efficaces. Voici 5 raisons pour lesquelles la communication vidéo est importante.

COMMUNICATION INSITUTIONNELLE | 6 MINUTES DE LECTURE
video communication - Workplace from Meta

La vidéo est l'un des outils de communication d'entreprise les plus puissants qui soient. Les entreprises l'adorent pour ses propriétés d'amélioration de la productivité - selon une étude de Forbes Insights, 7 cadres sur 10 affirment que la vidéoconférence permet aux employés d'être plus productifs.

Et les employés l'aiment pour la façon dont elle les rapproche. Soixante-dix-huit pour cent des personnes interrogées dans le cadre de la même enquête affirment que la visioconférence améliore le sentiment de connexion entre les équipes en télétravail.

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Même si les entreprises n'étaient pas conquises par la vidéoconférence avant, elle a plus que fait ses preuves lors de l'important passage télétravail pendant la pandémie, avec une augmentation estimée à 535 % du trafic quotidien de vidéoconférence en 2020. Le fait de pouvoir voir et entendre les collègues et les clients tout en étant à des kilomètres de distance a contribué à consolider la culture d'entreprise dans une période d'incertitude et de changement.

Bon nombre des changements provoqués par COVID-19 sont susceptibles de perdurer. Il n'est pas facile d'imaginer que les gens renoncent de sitôt au meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée qu'apporte le travail hybride ou que les travailleurs prennent le train ou l'avion pour assister à une réunion d'une heure. Il n'est donc pas surprenant que les entreprises aient augmenté leurs dépenses en matière de vidéoconférence, stimulant ainsi un marché estimé à 12,5 milliard d'euros d'ici 2023..

Qu'est-ce que la communication vidéo ?

Qu'est-ce que la communication vidéo ?

La communication vidéo couvre tout, des réunions aux communications internes destinées à impliquer les employés. L'une des choses qui la rendent si attrayante pour les organisations est qu'elle peut faire tellement de choses. Vous pouvez utiliser la vidéo pour tout, depuis :

  • Les appels en tête-à-tête
  • les entretiens d'embauche
  • les réunions à distance
  • le support client
  • les Webinaires
  • les Sessions de formation
  • les ateliers de elearning
  • les présentations
  • les campagnes de recrutement
  • Les événements de diffusion en direct

Le recours à la vidéoconférence n'est pas une nouveauté. La possibilité d’organiser une réunion à distance ou l’on peut se voir, s'entendre et se parler existe depuis longtemps. Il y a eu des expériences de télévision en circuit fermé dans les années 1960 et l'introduction d'un téléphone à images de base (qui n'a pas eu de succès) dans les années 1970.

Mais ce n'est que dans les années 90 que la communication vidéo s'est développée en entreprise. Même à cette époque, les téléconférences nécessitaient un équipement coûteux, ce qui en faisait la chasse gardée des grandes organisations. Grâce aux progrès récents, les choses ont bien évolué, la communication vidéo étant accessible à toute personne possédant un smartphone.

Qu'est-ce qu’une conférence audio ?

Qu'est-ce qu’une conférence audio ?

L'audioconférence est plus qu’un simple appel téléphonique, les participants joignent un système central plutôt qu'un numéro individuel. Comme la vidéo, c'est un moyen pour deux ou plusieurs personnes de participer à une réunion depuis n'importe quel endroit. Et elle peut offrir des fonctions similaires à celles de la vidéoconférence - comme l'enregistrement, par exemple.

Une conférence audio n'est peut-être pas aussi polyvalente que la vidéoconférence, mais vous ne devez pas l'écarter. La fatigue de la vidéoconférence est réelle. Selon Jeremy Bailenson, professeur à l'université de Stanford, une surdose d'appels vidéo peut provoquer un sentiment de stress et d'épuisement émotionnel. Vous en avez assez de vous voir sur un écran ? Vous devez quand même organiser une réunion ? Une audioconférence pourrait faire l'affaire.

N'oubliez pas la règle 7-38-55 de l'expert en communication Albert Mehrabian. Les mots ne transmettent que 7 % du sens, le ton de la voix 38 % et le langage corporel 55 %. Bien que cela ne soit pas aussi clair que le présentiel ou la vidéo, vous pouvez en dire beaucoup à partir de la voix d'une personne.

Quels sont les meilleurs outils pour une communication vidéo efficace ?

Quels sont les meilleurs outils pour une communication vidéo efficace ?

Votre logiciel de communication vidéo doit disposer de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour une collaboration et une communication d'entreprise complètes : réunions, brainstormings, ateliers, présentations et plus encore. Voici quelques-uns des éléments essentiels :

  • Chat vidéo. Pas toujours simple de savoir quand prendre la parole en vidéoconférence. Vous n'avez pas les indices du langage corporel qui vous disent quand il est bon d'interrompre. Une boîte de discussion, un outil de messagerie instantanée, permet aux gens de poser des questions et de faire des remarques pendant que quelqu'un parle sans l'interrompre. Les boîtes de discussion sont également pratiques pour les présentateurs - dans le cadre d'une formation, par exemple - car elles vous permettent d'évaluer la compréhension de chaque participant et de reprendre les points au fur et à mesure.
  • Partage d'écran. Voir les présentations et autres documents pendant une conférence ou un webinar est un énorme gain de temps et une excellente occasion de collaborer. Votre logiciel de vidéoconférence doit permettre à tout le monde, et pas seulement au présentateur, de partager son écran et, mieux encore, de partager plusieurs écrans en même temps. Si vous pouvez trouver un logiciel qui permet aux participants d'annoter les documents partagés, c'est encore mieux.
  • Partage de fichiers. Utiliser votre logiciel de visioconférence pour partager des fichiers pendant un appel est un gain de temps considérable. Assurez-vous que votre logiciel peut prendre en charge le téléchargement de différents types de fichiers - PDF, PPT, MP4, etc.
  • Stockage de fichiers. Les logiciels qui vous permettent de stocker des fichiers peuvent économiser de l'espace sur vos serveurs ou sur le stockage en nuage. Il est également pratique d'avoir vos fichiers stockés sur les serveurs de conférence, car vous pouvez y accéder facilement lorsque vous souhaitez les partager.
  • Changement d'appareil. Une personne travaillant à distance ou en première ligne peut vouloir commencer une vidéoconférence sur son mobile, puis passer sur son ordinateur, par exemple. Le logiciel que vous choisissez doit lui permettre de le faire sans problème.
  • Enregistrement. Ne pas pouvoir assister à une réunion ne doit pas être un problème avec la vidéoconférence. À condition que votre logiciel vous le permette, vous pouvez enregistrer la session et la partager avec tous ceux qui ont besoin de la voir. Un enregistrement est également utile pour le matériel que vous voudrez utiliser à plusieurs reprises, par exemple, lors de l'accueil des nouveaux arrivants.
  • Application mobile. Pour une culture d'entreprise saine, il est essentiel de faire participer les travailleurs sans bureau et les travailleurs de première ligne à la conversation. Il est donc important que le logiciel que vous choisissez permette aux personnes de se connecter à une conférence où qu'elles se trouvent.
La vidéoconférence améliore-t-elle la communication ?

La vidéoconférence améliore-t-elle la communication ?

Tout porte à croire que oui. Voici 5 façons dont la vidéoconférence peut améliorer la communication dans votre entreprise.

  1. Des télétravailleurs mieux connectés

    Des recherches ont montré que 87 % des membres d'équipes distantes se sentent plus connectés à leur équipe en utilisant les appels vidéo. C'est une bonne chose, car le télétravail n'est pas prêt de disparaître. En augmentant l'utilisation de la communication vidéo, les entreprises peuvent donner à leurs employés un plus grand sentiment de travailler vers un objectif commun, où qu'ils soient.

  2. Des employés plus heureux

    La visioconférence aide les gens à se sentir plus heureux au travail. Parmi ceux qui utilisent les appels vidéo pour collaborer à distance, 75 % ont déclaré que cette technologie avait amélioré leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, selon une étude menée par LifeSize.2

    Près de 9 travailleurs sur 10 (89 %) reconnaissent que leur productivité en bénéficie également, car ils pensent que les appels vidéo réduisent le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Ce n'est pas surprenant lorsque l'on sait que 82 % des travailleurs sont moins enclins à être multitâches lors d'un appel vidéo que lors d'un appel audio.

  3. Des relations plus fortes

    Quatre-vingt-dix-huit pour cent des personnes interrogées dans le cadre de l'enquête LifeSize ont déclaré que la visioconférence contribuait à renforcer les relations au sein et en dehors de leur entreprise. Les appels vidéo présentent des avantages évidents par rapport aux appels audio. 63 % des utilisateurs de vidéo disent que cela leur manque de voir le visage de leurs collègues lorsqu'ils ne peuvent pas se joindre aux réunions.

    Selon la Harvard Business Review, les interactions entre les membres d'une même équipe ont augmenté de 40 % depuis la pandémie. Les équipes hybrides comptent plus que jamais sur le soutien de leurs collègues.

  4. Une meilleure qualité de communication

    Le langage corporel est absent lors des appels audio et le ton de la voix peut être perdu dans les e-mails. Les appels vidéo ont l'avantage ici, ce qui peut vous permettre de faire passer plus facilement votre message. Des fonctions intelligentes comme le partage d'écran, les fenêtres de chat et les boutons permettant de lever la main pendant une réunion offrent aux équipes hybrides une plateforme polyvalente pour discuter plus efficacement de leurs idées.

  5. Une utilisation efficace du temps et de l'argent

    Oubliez le décalage horaire et les chambres d'hôtel coûteuses - un rendez-vous virtuel fait gagner du temps et de l'argent à tout le monde. Avec les bons outils, les équipes hybrides peuvent se concentrer sur la préparation d'un appel plutôt que de réserver un billet de train ou de trouver une salle de réunion. Pour vous rendre à votre prochaine grande réunion, il suffira d’allumer votre ordinateur portable ou de déverrouiller votre téléphone.

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