Comment configurer et utiliser les groupes Workplace

Les employés sur site, les collaborateurs à distance et mobiles, et les personnes des autres entreprises avec lesquelles vous travaillez utilisent tous des groupes Workplace pour collaborer et échanger. Les groupes sont faciles à configurer et à personnaliser, ce qui vous permet d’envoyer rapidement des invitations et de vous mettre immédiatement au travail. Voici quelques conseils pour démarrer.

À quoi servent les groupes ?

Les groupes Workplace sont des espaces privés qui permettent de discuter de projets, de gérer des informations et de partager des documents en toute sécurité avec des collègues ou des clients.

Les membres des groupes peuvent importer, partager et stocker un nombre illimité de fichiers, et travailler en direct sur des documents. Vos équipes peuvent avoir recours à des intégrations avec des outils comme SharePoint pour collaborer efficacement avec les outils qu’elles utilisent au quotidien. De plus, le fait de travailler dans un groupe crée un dossier instantanément accessible et sécurisé, vous offrant ainsi une chronologie complète de votre projet.

Vous pouvez créer des groupes autour de n’importe quel sujet. Prenons par exemple l’entreprise Consolis, spécialisée dans les solutions de construction. L’un de ses groupes les plus importants s’appelle Group Clean Floor. Il vise à assurer un niveau élevé de propreté et de sécurité pour les employés dans les usines. Vous pouvez consulter l’étude de cas complète ici.

Quels sont les différents types de groupes ?

Il existe plusieurs types de groupes :

• Équipes et projets pour que les équipes puissent travailler et discuter
• Discussions pour obtenir des retours de la part de vos collègues
• Annonces pour les nouvelles, les actualités et les annonces des entreprises
• Social et plus encore pour la planification des tâches
• Inter-entreprise pour travailler avec des employés d’autres entreprises

Il existe également trois paramètres de confidentialité : ouvert, fermé et secret. Votre choix dépend de la fonction de votre groupe. Un groupe ouvert peut s’étendre à l’ensemble de l’entreprise. Il s’agit d’un lieu où l’on peut discuter d’idées pour les réunions de travail ou faire des annonces, par exemple. Les groupes fermés ou secrets ont pour but de favoriser la collaboration sur des projets et des tâches spécifiques.

Comment créer un groupe ?

Une fois que vous avez choisi un type de groupe, il est facile de se lancer :

• Accédez à la page Groupes sur Workplace et sélectionnez Créer un groupe
• Choisissez un type de groupe et un nom
• Cliquez sur Personnaliser pour définir vos paramètres de confidentialité sur Ouvert, Fermé ou Secret

Vous pouvez ensuite choisir les collègues que vous souhaitez ajouter à votre groupe. Vous n’êtes pas obligé(e) d’ajouter tous les membres à la fois ; vous pouvez toujours ajouter d’autres personnes par la suite.

Comment utiliser les groupes ?

Lorsque vous créez un groupe, vous en devenez immédiatement l’administrateur. Pour commencer, l’idéal est d’ajouter un message de bienvenue qui explique le but du groupe et qui encourage les membres à publier.

Les membres du groupe peuvent modifier les paramètres de notification en fonction de leurs besoins et ainsi éviter toute surcharge d’informations. Vous pouvez également demander leur avis sur le fonctionnement du groupe et apporter des changements.

Où puis-je me renseigner sur les groupes actifs ?

Découvrez comment les équipes d’AirAsia utilisent les groupes pour faire participer toute l’entreprise à la conversation, faire tomber les barrières et améliorer la collaboration.

Vous pouvez aussi jeter un coup d’œil à Golin, où les employés ont été tellement inspirés par Workplace qu’ils ont créé 200 groupes en moins de 24 heures.