Parcours Workplace : United Way
John Taylor, VP Senior et directeur technique chez United Way, s’est joint à nous lors de l’événement Flow pour expliquer comment Workplace l’aide à créer une organisation moderne, pertinente et accessible pour 13 000 employé·es et 30 000 bénévoles répartis dans plus de 40 pays.
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Chaque matin, quand John Taylor se réveille, il se pose la même question : « Comment progresser dans notre mission ? » La question est simple, mais la réponse l’est beaucoup moins.
United Way lutte pour défendre la santé, l’éducation et la stabilité financière de toutes et tous, dans différentes communautés. Ainsi que John l’a expliqué au public de Flow : « Nous savons que nous ne pouvons y parvenir seuls, et surtout pas sans une bonne communication au sein de l’organisation. »
Simplifier le travail grâce à Workplace
Que ce soit pour informer tous les collaborateurs du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.
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1 800 façons d’être uni·es
United Way n’est pas une organisation comme les autres. Non seulement elle existe depuis plus de 130 ans, avec des leaders de générations différentes, mais elle compte 13 000 employé·es réparti·es dans 1 800 antennes dans plus de 40 pays.
Pour John, cela signifie « 1 800 structures United Ways différentes. 1 800 systèmes de messagerie. 1 800 systèmes téléphoniques. » Sans parler du fait que « les employé·es ne sont pas toutes et tous de la même génération et ne sont pas forcément à l’aise en vidéoconférence. »
Avec l’aide du responsable de l’adoption des technologies, Jim Yu, John s’est rendu compte qu’il fallait mettre de l’ordre dans cet imbroglio de technologies dépareillées pour permettre à l’entreprise d’atteindre son plein potentiel et de remplir sa mission.
« Être une organisation connectée signifie coopérer en tant qu’entité unique pour résoudre ensemble certains de ces problèmes complexes », explique-t-il.
« C’est ainsi que nous attirerons nos futur·es collaborateur·ices, et que nous pourrons convaincre les donateur·ices de nous accorder plus de temps et d’argent. De cette manière, les organisations percevront United Way comme un partenaire en matière de responsabilité sociale d’entreprise, et les agences et organisations non gouvernementales nous considéreront comme des collaborateurs. Et enfin, c’est ainsi que nous permettrons à la communauté d’interagir avec nous et de nous voir comme le moteur d’un changement concret sur le terrain, là où c’est le plus important. »
Réduire la complexité
John était convaincu que Workplace pouvait permettre de réduire considérablement la complexité. Cependant, étant donné les habitudes bien ancrées au sein de l’entreprise, il s’attendait à ce qu’il soit difficile de convertir les employé·es. Il a été agréablement surpris.
“Surmonter des problèmes complexes simplement en disposant des outils technologiques pour y parvenir, c’est une vraie révolution.”
« Quand nous avons commencé à discuter de Workplace, j’ai réalisé que parfois nous avons des habitudes bien ancrées. Nous avons tendance à oublier que nous avons toutes et tous les mêmes objectifs. Workplace étant facile d’utilisation, il n’a pas été nécessaire d’en expliquer le fonctionnement et nous avons pu nous mettre directement au travail. Et c’est ainsi que chacun·e a pu contribuer à notre mission en faisant preuve de passion. »
La clé a été la simplicité. « Workplace mettait tout le monde sur le même plan, car nous connaissions tous et toutes cette plateforme, tout le monde l’appréciait, et la plupart de nos employé·es l’utilisaient déjà. Nous sommes parvenus à aplanir la courbe d’apprentissage. Nous n’avons pas encore eu à organiser de formation. Pas une seule, ce qui est super. Pour moi, voir que l’organisation surmonte des problèmes complexes simplement car elle dispose des outils technologiques pour y parvenir, c’est une vraie révolution. »
Évidemment, il a tout de même fallu convertir quelques sceptiques, mais John a laissé les chiffres parler d’eux-mêmes. « L’un de nos dirigeants n’était pas convaincu par Workplace. Il communiquait régulièrement avec certain·es de ses employé·es à l’aide de listserv. Mais si je parle de listserv à un jeune dirigeant, il me répond : « C’est quoi un listserv ? » Cet outil était pourtant très utilisé au sein de notre réseau. Ce dirigeant était donc inquiet. Il interagissait régulièrement et de manière poussée avec 250 personnes au sujet de questions très importantes. »
“Workplace mettait tout le monde sur le même plan, car nous connaissions tous et toutes cette plateforme, et tout le monde l’appréciait. Nous n’avons pas encore eu à organiser de formation.”
« Durant la première semaine après la migration de listserv à Workplace, son groupe de travail est passé à 800 personnes. À ce jour, plus de 1 100 personnes interagissent avec lui dans notre réseau. Il s’agit selon moi d’un bel exemple de réussite et j’espère en voir d’autres. Je souhaite faciliter la communication entre les employé·es. Je ne veux pas que quiconque soit gêné ou freiné par la technologie, mais plutôt qu’elle permette à toutes et tous de travailler efficacement. »
Quel futur voyez-vous avec Workplace ?
John a déjà réfléchi à la manière dont United Way pourrait travailler encore plus efficacement. « J’aimerais élargir l’utilisation de Workplace à nos bénévoles. À l’ère numérique, je voudrais utiliser la technologie pour rendre notre entreprise moderne, pertinente et accessible », explique-t-il.
« Je veux que tout le monde puisse interagir, sans contraintes de distance ou de budget, ni de fossé générationnel qui empêche de s’impliquer au sein de notre communauté. Pour nous, cela implique en premier lieu d’ouvrir notre réseau Workplace à nos 30 000 bénévoles et à nos membres du conseil. »
Pour concrétiser cela, John attend beaucoup des groupes inter-entreprises. « Nous les utilisons déjà mais nous souhaitons étendre cet usage. Nous voulons les utiliser à l’échelle globale pour rassembler les membres autour de certains problèmes. Ainsi, nous ne discuterons plus des problèmes uniquement entre nous, mais nous échangerons des idées avec des personnes externes à notre organisation afin d’enclencher un changement dans les communautés qui nous sont chères. »
Un grand merci à John Taylor, directeur technique chez United Way.
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