OrangeTrail travaille en étroite collaboration avec les entreprises pour améliorer leurs processus internes en les associant aux principales plateformes de technologie sociale, dont Workplace.

Nous nous sommes entretenus avec Jaap pour connaître ses conseils sur ce que les entreprises peuvent faire pour s’assurer un succès à long terme avec Workplace, ainsi que d’autres informations qu’il a recueillies en cours de route. Jaap a également partagé un scoop : OrangeTrail a récemment déployé Workplace chez HEINEKEN, le brasseur de renommée mondiale.

Ce qui a le mieux fonctionné pour HEINEKEN

OrangeTrail a joué un rôle important dans le récent déploiement de Workplace chez HEINEKEN. Jaap et son équipe ont fourni des connaissances et un soutien à HEINEKEN pour le lancement et l’adoption de Workplace auprès de 65 000 employé(e)s. Pour connaître toute l’histoire, ainsi que les avantages que HEINEKEN tire de l’utilisation de Workplace, lisez l’article d’OrangeTrail ici.

Lors du déploiement, 3 équipes différentes ont adopté Workplace très rapidement :

Emballage

Pour la communauté dynamique responsable de l’emballage chez HEINEKEN, Workplace était la plateforme de collaboration idéale pour trouver des solutions pratiques aux problèmes logistiques. Par exemple, l’équipe a utilisé un drone pour lire les étiquettes sur les boîtes empilées tout en haut des étagères dans les entrepôts. Cette solution créative a été partagée sur Workplace, et a apporté une réelle valeur opérationnelle à l’équipe.

Ressources humaines

Le réseau mondial des ressources humaines de HEINEKEN s’est mis à utiliser Workplace en invitant tous les collaborateurs des ressources humaines à contribuer à son programme annuel d’acquisition de talents, appelé Go Places, au sein d’un groupe. Le personnel RH de tous les secteurs a fait part de ses souhaits pour le programme et de ses suggestions d’amélioration dans Workplace.

Communications

L’équipe responsable des communications chez HEINEKEN a rapidement transféré les conversations sur Workplace et montré l’exemple au reste de l’entreprise. Selon Jaap, « l’entreprise HEINEKEN est réputée pour son marketing et sa communication, aussi l’équipe a-t-elle rapidement compris l’aspect marketing de Workplace. »

Les 3 ingrédients d’un lancement de Workplace réussi

Pour OrangeTrail, le lancement réussi de Workplace repose sur 3 éléments essentiels. Les entreprises doivent donner aux collaborateurs :

1. Une raison de venir

Chez HEINEKEN, c’est le maître brasseur Willem van Weasberghe qui s’est chargé d’inciter les collaborateurs à utiliser Workplace. Willem a lancé un brainstorming pour tout le personnel sur Workplace, en demandant aux collaborateurs d’indiquer les personnes avec lesquelles ils aimeraient être mis en relation et pourquoi. Il a également souligné les avantages de la collaboration pour leur réseau mondial de brasseurs, qui ont formé le groupe Brewers Guild au sein duquel les personnes partagent des conseils, des sources d’inspiration et des idées.

2. Une raison de rester

Ensuite, les entreprises doivent mettre en place ce qu’OrangeTrail appelle une « architecture de contenu » sur Workplace. Cela implique de :

• Créer un noyau stratégique de groupes importants.
• S’assurer que chaque groupe a suffisamment de contenu pour démarrer.
• Attribuer un propriétaire à chaque groupe, et s’assurer que les propriétaires disposent d’une formation de base en community management (fixer des objectifs d’engagement, publier régulièrement, etc.).
• S’assurer que chaque propriétaire de groupe publie fréquemment du contenu, au moins pendant les 2 premiers mois, le temps que Workplace prenne de l’ampleur.

3. Une raison de revenir chaque jour

Les collaborateurs n’utiliseront un outil tous les jours que si celui-ci est réellement important pour leur travail. Comme le dit Jaap, « si vous voulez que les collaborateurs utilisent Workplace tous les jours, vous devez faire en sorte qu’ils aient réellement besoin de Workplace pour travailler, et pas seulement qu’ils lisent les publications des autres et discutent. »

À ne pas faire

Selon Jaap, « la plus grande erreur que les entreprises peuvent commettre lorsqu’elles utilisent Workplace consiste à n’utiliser la plateforme qu’à des fins de diffusion. La diffusion en direct avec les PDG et les cadres supérieurs est un excellent moyen d’attirer les collaborateurs sur Workplace, mais ce n’est pas suffisant.

Certaines entreprises pensent à tort que Workplace n’est qu’un canal de communication ou un intranet parmi les autres. Pour utiliser Workplace de façon efficace, certaines habitudes doivent évoluer : qu’il s’agisse de changer la façon de communiquer de la direction, des équipes ou encore de l’ensemble de l’entreprise. Il n’est pas nécessaire que cela se fasse en une seule fois, mais nous remarquons que certaines entreprises font le premier pas, puis se contentent de publier des messages en espérant que leur personnel les appréciera. Ce n’est pas là que réside le potentiel de la plateforme. »

Le pouvoir de la formation entre pairs

Pour améliorer la compréhension et l’adoption de la version mobile d’une application de vente, HEINEKEN a organisé des sessions JAM collaboratives qui ont conduit à une découverte surprenante. « L’entreprise a remarqué que les collaborateurs étaient beaucoup plus disposés à accepter les idées et les suggestions d’amélioration venant de leurs pairs que d’un formateur. »

Avec Workplace, HEINEKEN a remplacé les formations en personne dispensées par des formateurs coûteux par des formations interactives en ligne, telles que ces sessions JAM. Le cycle de formation est ainsi plus rapide et l’entreprise a réalisé des économies importantes.

Ce n’est pas parce que vous connaissez Facebook que vous connaissez Workplace

Bien que Workplace soit simple à utiliser et semblable à Facebook, cette facilité d’utilisation peut être trompeuse. « Certaines personnes commencent à utiliser la plateforme et pensent qu’elles savent tout de suite de quoi il s’agit parce qu’elles savent utiliser Facebook.

Toutefois, Jaap explique que la dynamique de travail à l’aide de Workplace est très différente de l’utilisation générale de Facebook. « Les personnes savent comment partager des choses personnelles sur Facebook, et il est également possible de partager des messages personnels sur Workplace. Cependant, les personnes ne savent pas vraiment comment utiliser Workplace pour travailler. Si vous ne leur montrez pas dans quelle mesure Workplace ressemble à Facebook, vous passerez à côté de nombreux avantages opérationnels. »