Techniques pour une bonne gestion du temps

Bien gérer son temps au travail peut constituer un défi de taille. C'est la raison pour laquelle les gens et les entreprises n'y parviennent pas toujours très bien. Or, dans la situation actuelle de travail à distance obligé par la pandémie de COVID-19, bien gérer son temps de travail est essentiel pour être productif.

Cette obligation est devenue universelle. Elle s'applique à ceux qui effectuent un retour progressif au bureau, aux employés qui travaillent encore à distance ou à domicile, et ceux qui font les deux – on parle de travail hybride. Elle s'applique tout particulièrement aux travailleurs de terrain – qui se trouvent dans les magasins de détail, les usines et les entrepôts.

Tant les employés que les équipes doivent trouver des moyens d'organiser efficacement leurs journées, quel que soit le lieu et le moment où elles travaillent.

C'est là qu'intervient une bonne gestion du temps.

Qu'est-ce que la gestion du temps ?

Comme son nom l’indique, la gestion de votre temps correspond à savoir gérer votre temps. Si vous avez déjà pris un rendez-vous avec un collègue, vous avez géré votre temps. Si vous avez déjà décidé qu'une tâche ne valait pas la peine d'être terminée, vous avez également géré votre temps. Mais pourquoi est-ce si important ?

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?

Une journée bien organisée peut contribuer à réduire votre temps de travail et stimuler votre productivité.² Lorsqu’on planifie et exécute soigneusement ses tâches, on se sent plus confiant dans son travail. Le fait de livrer les projets à temps permet également de gagner la confiance et le respect des autres membres de son équipe.

Une bonne gestion du temps peut également améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui est extrêmement précieux pour les employés comme pour les entreprises. Les employés qui arrivent à bien équilibrer leur vie professionnelle et leur vie personnelle on 10% plus de chances de rester dans leur entreprise.

Gestion du temps et employés de terrain

Notre rapport de recherche sur le travail de terrain dans le monde intitulé Deskless Not Voiceless 2020 report vient montrer comment les entreprises négligent les managers de première ligne, pourtant essentiels. On y explore aussi comment cette négligence vient affecter la productivité et l'engagement des employés.

On constate avec inquiétude que les managers de première ligne ont tendance à perdre jusqu'à 9,3 semaines de travail chaque année en raison d'une mauvaise communication. Une étude du cabinet international de conseil en stratégie McKinsey vient montrer que ces managers de terrain peuvent également passer jusqu'à 60 % de leur temps à des tâches administratives et seulement 10 % de leur temps à manager réellement leurs équipes.

Ainsi, ces managers vont être déconnectés, cette déconnection se répercutant sur la productivité et les capacités de gestion du temps de leurs équipes. Cette situation va les empêcher de consacrer leur temps à diriger leurs équipes, à résoudre des problèmes ou s'occuper des clients.

Pour en savoir plus sur le sujet, vous pouvez télécharger Download Deskless Not Voiceless 2020 un rapport que nous avons mené auprès de plus de 9 000 personnes dans huit pays du monde.

Gestion du temps et travail hybride

Le travail hybride, qui est devenu la norme à la suite de la pandémie de coronavirus, a libéré du temps et permis de mieux équilibrer vie privée avec vie professionnelle, grâce à la réduction des longs trajets pour se rendre au bureau. Dans une étude britannique, 61 % des employés ont déclaré avoir trouvé un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle grâce au télétravail.

Cependant, le travail à distance et le travail hybride comportent des pièges dont il faut se méfier. Lorsque les gens travaillent à domicile, les frontières entre la maison et le travail peuvent devenir floues, ce qui entraîne stress et épuisement.

« Les recherches nous indiquent que le travail à distance semble créer un plus grand degré de complexité et de responsabilité par employé », explique le Dr Petros Chamakiotis, professeur associé de management à l'ESCP Business School de Madrid.

Donner aux employés plus de liberté pour organiser leur propre temps et prioriser peut être vital pour relever ce défi et gagner du temps. La flexibilité de leur temps est l'une des choses que les employés apprécient le plus dans le travail à distance. Il est donc important que vous donniez à vos équipes autant de liberté que possible dans l’organisation de leur temps. Dans le même temps, mettez en place des systèmes de contrôles réguliers pour vous assurer que vos employés ne font pas plus d'heures qu'ils ne le devraient et qu'ils utilisent leur temps le plus efficacement possible.

Comment faire pour mieux gérer son temps ?

Avant de pouvoir améliorer vos compétences en matière de gestion du temps ou celles de votre équipe, il faut comprendre d’où vient le problème.

Pour ce faire, guettez les signes annonciateurs – ils sont nombreux. L'un des plus évidents est le non-respect des délais. Si les projets sont toujours livrés plus tard qu'ils ne devraient l'être, ou si les gens demandent sans cesse des prolongations, il est temps d'agir.

Une baisse de la qualité du travail rendu est un autre signe que la gestion du temps pose problème. De plus, si vous constatez que les membres de votre équipe arrivent régulièrement en retard aux réunions et semblent agités, il se peut qu'ils se sentent eux aussi pressés par le temps.

Si le temps passe trop vite pour réaliser nos tâches de la journée ou nos rendus, notre humeur se retrouve affectée. Si un collègue est plus impatient ou plus vif pendant les conversations, c’est peut-être qu’il a peut-être du mal à terminer son travail à temps. Se sentir stressé, ou encore remarquer que vos collègues semblent plus fatigués ou anxieux sont d'autres indices d’une mauvaise gestion du temps.

Soulever un problème lié à la gestion du temps

Aucun problème de gestion du temps n'est identique, c'est pourquoi une bonne communication d'entreprise est essentielle pour traiter ce problème. Si un membre de l'équipe est confronté à ce type de problème, essayez de savoir si :

S’il s’agit d’une surcharge de travail, il faut soit redistribuer une partie de son travail, soit donner à cet employé la confiance nécessaire pour déléguer. Si c’est la façon de travailler qui cause des difficultés, il faut améliorer les compétences en matière de gestion du temps de l’individu ou l’équipe.

6 conseils pour améliorer votre gestion du temps

1. Hiérarchisez et planifiez

Toutes les tâches ne demandent pas le même temps de travail. Pourtant, lorsque nous organisons nos journées, nous sommes nombreux à mélanger les tâches les plus rapides avec d’autres plus importantes qui nécessitent plus de temps. La première étape pour résoudre ce problème est de hiérarchiser votre to-do list. Un système à deux niveaux devrait suffire. Une fois que vous avez décidé des tâches les plus importantes, construisez votre programme autour d'elles. Intégrez vos échéances dans votre agenda afin de planifier efficacement votre travail.

2. Apprenez à dire non

Nous avons tous besoin de limites claires et définies pour maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Même s'il est tentant de dire oui à tous vos collègues, surtout si vous êtes nouveau dans votre poste, ce n'est tout simplement pas possible. Si vous avez établi des priorités et alloué un temps raisonnable à certaines tâches, vous devriez pouvoir dire aux autres que vous n'avez pas le temps. N'oubliez pas que vous n'êtes pas seul – vous pouvez demander de l'aide à vos collègues au bureau ou par appel vidéo pour alléger votre charge de travail.

3. Anticipez davantage

En vous y prenant tôt, vous anticipez vos échéances, et pouvez planifier votre temps sans vous stresser pour les autres tâches. Profitez de cette période de calme pour vous préparer à la journée ou pour prendre de l'avance. Des complications inattendues peuvent survenir à tout moment, et organiser votre travail en amont vous aidera à régler vos problèmes rapidement, tout en respectant vos délais.

4. Soyez réaliste

Il n’est pas rare de se stresser inutilement pour s’assurer de respecter les délais imposés. Les meilleurs planificateurs savent qu’ils peuvent rencontrer des problèmes à tout moment et que les choses peuvent prendre plus de temps que prévu. Pour rester concentré sur une tâche, vous devez faire des pauses régulières et vous détacher un moment de vos responsabilités. Profitez de la pause pour aller parler à vos collègues à leurs bureaux ou par chat vidéo pour vous détacher de vos problèmes et vous remettre au travail l'esprit clair.

5. Réduisez les tâches qui vous font perdre du temps

Certaines tâches sont naturellement chronophages, il est donc recommandé de les éviter au maximum. Les réunions mal organisées sont parmi les pires exemples en matière de perte de temps. Le service de planification en ligne Doodle a montré dans une étude que ces dernières coûtent aux entreprises américaines plus de 339 milliards de dollars par an. Si vous devez organiser une réunion, assurez-vous qu'il y ait un ordre du jour défini, pour que vous puissiez discuter de tout ce dont vous avez besoin, avec les bonnes personnes, sans digresser.

6. Expérimentez des stratégies

Il n'existe pas de méthode parfaite pour gérer son temps. Ce qui fonctionne pour certaines personnes peut ne pas fonctionner pour d'autres. Heureusement, il existe de nombreuses théories, que vous pouvez adapter à vous et à votre équipe. Vous pouvez choisir une méthode pour planifier votre semaine et une autre pour décider du temps à accorder aux tâches individuelles. Certaines approches fonctionnent bien pour les individus mais moins bien pour les équipes. N’hésitez pas à expérimenter pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et vos équipes.

Quelles sont les meilleures stratégies pour bien gérer son temps ?

Voici quelques approches pour apprendre à mieux gérer son temps.

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro est incroyablement simple. Décidez d'une tâche, réglez un minuteur pour 25 minutes et commencez à travailler. Lorsque le minuteur sonne, marquez vos progrès et faites une pause de 3 à 5 minutes. Recommencez jusqu'à ce que vous ayez répété ces étapes 4 fois. Vous pouvez alors vous éloigner de votre travail pendant 15 à 30 minutes.

Si vous terminez une tâche avant que le minuteur ne sonne, profitez de ce temps libre pour revoir votre travail et y apporter des modifications. Vous constaterez peut-être que vous travaillez mieux sur des périodes plus longues. Dans ce cas, réglez votre minuteur sur une période qui vous convient mieux et accordez-vous des pauses un peu plus longues.

Les personnes qui réagissent bien à la pression sont bien adaptées aux mini-délais qui ajoutent un sentiment d'urgence lors de l'exécution des tâches. Les intervalles entre les tâches sont appelés pomodoros, pomodoro signifiant tomate en italien. Pourquoi ce nom ? Car la méthode a été mise au point dans les années 80 par Francesco Cirillo, qui utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate lorsqu'il était étudiant pour travailler ses cours.

La méthode ALPEN

Plutôt que de vous aider à accomplir une tâche, la méthode ALPEN vous aide à planifier votre journée de travail. Selon son fondateur, « elle concentre l'utilisateur sur une planification quotidienne pragmatique et une définition claire de ses priorités. De plus, elle ne nécessite qu'environ 5 minutes de planification par jour ».

Basée sur l'acronyme ALPEN, elle divise la planification en cinq activités :

A – pour Activities and tasks : Activités et tâches

Notez tout ce que vous avez à faire, quelle que soit l’importance de la tâche.

L – pour Lenght : Durée

Estimez le temps nécessaire pour remplir chaque tâche.

P – pour Planning for buffering : Prévoir un temps tampon

Prévoyez un temps supplémentaire destiné à amortir les pertes de temps éventuelles. La mise en place de ce temps tampon s’adapte aussi bien aux complications qu’à vos pauses. Prévoyez 20 % pour couvrir les imprévus et 20 % pour vos pauses et interactions sociales avec vos collègues.

E – pour Establishing priorities : Définir ses priorités

Maintenant que vous avez comptabilisé 40 % de votre temps, établissez les priorités de vos tâches. Certaines peuvent-elles être remises à plus tard ou déléguées à quelqu'un d'autre ?

N – pour Note-taking : Prendre des notes

Marquez comment les choses se sont passées, vos progrès et vos difficultés. Pouvez-vous améliorer quelque chose ? Pouvez-vous identifier pourquoi une tâche s'est bien déroulée ? En prenant des notes sur la journée, cela vous permet de définir votre plan ALPEN pour le lendemain

La méthode ALPEN, qui consiste à respecter des délais, peut contribuer à motiver vos employés à mener à bien une tâche. L'ajout d'un temps dédié aux imprévus et aux pauses rend également la charge de travail plus gérable et moins stressante. Malgré ses aspects positifs, cette approche a aussi ses limites. Elle s’applique mieux pour une gestion individuelle que pour une gestion d’équipe. Les travailleurs à distance ont moins de possibilités pour échanger avec leurs collègues entre deux tâches, et parfois, un tampon de 40 % est tout simplement trop long.

La théorie du bocal à cornichons

Imaginez votre temps sous la forme d’un bocal à cornichons. Imaginez maintenant vos tâches les plus importantes comme des pierres, vos tâches moins importantes comme des petits cailloux, vos loisirs comme du sable, en enfin votre temps en dehors du travail comme de l'eau. Prenez un moment et réfléchissez à comment faire entrer tous ces éléments – pierres, cailloux, sable et eau – dans le bocal.

Si vous commencez par l'eau, les cailloux et le sable, vous aurez probablement du mal à faire entrer les pierres. En revanche, en plaçant d'abord les objets les plus gros dans le bocal, puis en ajoutant les cailloux, le sable et l'eau, vous pourrez faire rentrer davantage d'objets dans le bocal. Vous devrez peut-être secouer le bocal – c’est-à-dire modifier votre emploi du temps – pour que tout rentre. Il s’agit ici de comprendre l’importance de la hiérarchisation de vos tâches. Cette dernière vous permettra d'accomplir davantage de tâches importantes au cours de la journée.

Cette théorie est parfaite pour les personnes qui ont du mal à répartir leurs tâches et, contrairement à d'autres méthodes, elle peut être utilisée pour la gestion du temps des équipes. Vous aurez peut-être besoin d'un plus grand bocal, mais la métaphore fonctionne toujours. En divisant les responsabilités d'un groupe en pierres et en cailloux, vous pouvez demander à vos employés de définir deux pierres pour chaque journée et de réaliser régulièrement des semaines à 10 pierres.

Quelques outils pour bien gérer son temps

Il existe un large éventail d'outils de gestion en ligne pour vous aider à organiser votre temps. Ils disposent de fonctionnalités qui offrent une réelle valeur ajoutée, vous permettant par exemple d'assigner certaines tâches à vos collaborateurs. Ces outils montrent à quel point les possibilités pour gérer son temps ont évolué, depuis les to-do lists et les agendas remplis à la main.

Des outils simples peuvent vous aider à rédiger des to-do lists, ajouter des fichiers ou des liens pour les partager et communiquer avec vos collègues. Bon nombre des logiciels disponibles permettent à plusieurs utilisateurs de modifier les plans et de collaborer en temps réel.

Les services sont conçus dans un souci de transparence, en proposant des champs à remplir pour indiquer la durée d'une tâche et définir les échéances de chacun dans l'entreprise. Les solutions les plus sophistiquées permettent même d'établir une chronologie des tâches et de définir qui fait quoi. En d'autres termes, cela permet de faire le point sur l’avancée des tâches dans un projet, et s’assurer que les tâches nécessaires à l’avancée du reste de l’équipe sont bien remplies par les personnes désignées.

En définissant les attentes et les tâches de chacun, cela permet aux équipes hybrides de passer moins de temps à rédiger des e-mails ou à organiser des appels avec leurs collègues. Ces outils présentent également des avantages pour les managers. Ils peuvent estimer la charge de travail réelle de leur équipe, à condition de bien maîtriser et utiliser le système. De nombreux logiciels facilitent le repérage des disponibilités dans les emplois du temps de chacun, tout en leur laissant la possibilité de gérer de manière autonome.

Toutes ces informations relatives aux échéances et à la durée d'une tâche aident les employés et les équipes à décider quand commencer à y travailler. Ces responsabilités supplémentaires aident les membres de l'équipe à s'approprier leur travail et à s'engager dans la tâche à accomplir.

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