Les 3 principaux outils de collaboration
Même si chaque entreprise est unique, le besoin de collaboration est un dénominateur commun. Nombreux sont les outils professionnels qui permettent une collaboration numérique efficace. Voyons ceux qui conviennent le mieux à votre entreprise.
La collaboration et le travail d’équipe sont essentiels pour assurer le bon fonctionnement et la productivité d’une entreprise, surtout à l’ère du travail hybride. Le partage d’idées et de compétences entre collègues est un excellent stimulant qui renforce le sentiment de responsabilité et l’apprentissage mutuel, pour parvenir à des produits ou services plus aboutis et satisfaisants.
Comment les entreprises peuvent-elles favoriser la collaboration numérique au travail, et quelles ressources doivent-elles proposer pour y parvenir ? Tout dépend de l’emplacement de chaque membre du personnel et du type de plateforme nécessaire pour communiquer. Les nombreux outils de communication numérique disponibles facilitent et optimisent la collaboration professionnelle en ligne, fluidifient les processus et améliorent grandement la culture d’entreprise. Voici les 3 outils incontournables de la collaboration en ligne.
1. Les plateformes d’appel vidéo pour les réunions avec le personnel dans le cadre du travail à distance et hybride
L’un des avantages de l’évolution technologique incessante est de pouvoir rester facilement en contact, quel que soit l’emplacement des interlocuteurs.
La communication vidéo permet au personnel sur site de participer à des réunions avec les personnes qui travaillent à distance, dans d’autres branches ou même dans d’autres pays. Chacun peut se joindre à une réunion en toute facilité sur une plateforme d’appel vidéo, ce qui évite de manquer une discussion.
L’autre intérêt des appels vidéo est qu’ils renforcent le sentiment de cohésion au sein d’une équipe. Avec la popularisation du travail hybride, il est essentiel de maintenir un lien avec l’entreprise pour les personnes qui ne partagent pas tout le temps le même espace.
2. Une plateforme en ligne pour stocker et modifier des fichiers partagés
Pour garantir une collaboration fluide, il est judicieux de créer un espace où l’ensemble des membres d’une équipe peut enregistrer son travail. Ainsi, le reste de l’équipe dispose à tout moment de tous les documents, images, vidéos et idées. Les systèmes de stockage dans le cloud permettent également un travail sur les documents en étroite collaboration et évitent la multiplication des versions.
Toutes les parties prenantes à un projet peuvent consulter les tâches accomplies et les étapes à réaliser. Tout le monde connaît les processus et l’avancée du projet, et peut s’y impliquer.
Par ailleurs, si un·e membre de l’équipe s’absente, par exemple si elle ou il tombe malade ou prend des vacances, son travail reste accessible, ce qui évite de perdre du temps à rechercher des documents et à envoyer de multiples messages.
3. Une application de discussion
La collaboration au travail ne concerne pas que les objectifs et les tâches elles-mêmes. Pour maintenir une culture d’entreprise forte, en particulier quand une grande partie du personnel travaille selon un modèle hybride ou à distance, les outils doivent aussi servir aux interactions informelles. Une application de discussion aide à maintenir un lien constant grâce aux conversations individuelles ou de groupe, des jeux au sein d’une équipe ou encore des groupes par projet.
Autres fonctionnalités essentielles des outils de collaboration en ligne
Les organisations souhaitent tirer pleinement parti de leurs outils de collaboration en ligne, dès leur déploiement. Pour cela, ils doivent être :
Faciles à utiliser
Les outils aident immédiatement à améliorer la productivité s’ils sont faciles à prendre en main. Plus ils sont utilisés avec confiance, plus leurs fonctionnalités sont explorées.
Mobiles
Les outils de collaboration numérique permettent d’inclure tout le monde dans la conversation, y compris le personnel de terrain et itinérant. Il est donc essentiel que ces outils soient accessibles sur appareils mobiles. Ainsi, tout le monde peut entrer en contact avec ses collègues, discuter et partager des idées, n’importe où.
Les fonctionnalités suivantes peuvent également être utiles :
- Partage d’écran : le partage d’écran fait partie intégrante de toute collaboration numérique au travail. Quand tous les membres d’une équipe voient le même écran en réunion ou lors d’une présentation, ils avancent au même rythme et restent attentifs.
- Salons de discussion : les ateliers sont très utiles pour les formations et les conférences. Ils permettent de créer de petits groupes pour des exercices ou des échanges avant de rejoindre le groupe principal. Les salles de réunion plus petites évitent également que les participant·es parlent en même temps et laissent filer des idées.
- Calendrier : le calendrier est une fonctionnalité essentielle dans un outil de collaboration professionnelle qui rassemble au même endroit les réunions de tout le monde. De nombreux outils de collaboration numérique proposent aussi de planifier les réunions à l’aide du calendrier.
- Épingler/Enregistrer des messages : quand on échange souvent via les outils de collaboration, il est facile d’égarer les messages importants. La fonctionnalité permettant de les épingler/enregistrer limite ce risque et évite de perdre du temps à parcourir tous les messages.
- Intégration à d’autres outils et applications : il n’existe pas d’outil de collaboration qui propose toutes les fonctions. Mais rien n’est plus frustrant et gênant que d’avoir à gérer plusieurs identifiants pour différents outils. La plateforme de collaboration numérique idéale est celle qui s’intègre parfaitement à tous les logiciels de collaboration utilisés par l’organisation.
- Notifications : utilisées avec parcimonie, les notifications instantanées peuvent aider à suivre la progression d’un projet et contribuer au bon déroulement des opérations. Il est cependant important de vérifier leur configuration pour que les membres de l’équipe ne reçoivent pas d’informations non pertinentes.
- Traduction : grâce au travail hybride et à distance, les organisations peuvent recruter les meilleurs talents dans le monde entier. Les outils qui proposent une fonctionnalité de traduction permettent d’inclure toute personne dans la conversation, peu importe sa langue maternelle.
Restons connectés
Recevez les dernières actualités et informations de terrain.
En envoyant ce formulaire, vous acceptez de recevoir les communications électroniques de type marketing de Facebook, notamment les actualités, les évènements, les mises à jour et les e-mails promotionnels. Vous pouvez retirer votre consentement et vous désabonner de ces e-mails à tout moment. Vous reconnaissez également avoir lu et accepté les Conditions relatives à la confidentialité de Workplace.
Pour aller plus loin
- Comment mettre en place le travail d’équipe
- En quoi consiste le télétravail et pourquoi le mettre en place au sein de votre organisation ?
- 9 façons d’améliorer les compétences de travail d’équipe de votre organisation
Publications récentes
Communication d’entreprise | Temps de lecture : 10 minutes
7 conseils pour une meilleure collaboration multidisciplinaire
Découvrez des conseils indispensables pour améliorer la collaboration multidisciplinaire, notamment les avantages de recueillir des points de vue multiples et des moyens d’améliorer le travail d’équipe sur votre lieu de travail.
