Comment développer le travail d'équipe

Mettre en place une approche collaborative au travail peut aider vos employés à travailler de manière plus intelligente, plus créative et plus efficace. Voici comment optimiser le travail d’équipe.

TRAVAIL D'ÉQUIPE I 10 MINUTES DE LECTURE
team collaboration - Workplace from Meta

Le travail d'équipe est important car, s’il est bien fait, il peut avoir un impact positif pour votre entreprise. Les équipes qui collaborent entre elles vont être motivées, efficaces et innovantes pour résoudre des problèmes. Parmi les autres avantages du travail d’équipe, il y a des employés plus engagés et dévoués, de meilleures performances et de meilleurs résultats financiers.

Mais alors que les organisations parlent de l'importance du travail d'équipe et des compétences en matière de collaboration, ce n'est pas toujours facile à mettre en place. Seulement 14% des entreprises sont convaincues que leurs processus internes de travail d’équipe et de prise de décision fonctionnent bien. C'est là qu'intervient une stratégie de collaboration efficace.

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Qu'est-ce que le travail d’équipe ?

Qu'est-ce que le travail d’équipe ?

Il est important de comprendre ce qu'est le travail d'équipe – mais aussi ce qu’il n'est pas. On parle de travail d'équipe quand des employés aux compétences complémentaires travaillent collectivement sur des projets ou des tâches, tout en étant réellement connectées. C'est cette responsabilité partagée et cet effort commun qui font la différence entre la collaboration et le travail d'équipe.

Dans les deux cas, il s’agit d’un groupe d’employés qui va travailler pour remplir un objectif commun. Quand ils collaborent, les personnes apportent leur contribution en tant qu'individus. S’ils travaillent en équipes, les personnes vont découvrir les tâches et trouver les solutions ensemble. Le processus de travail en équipe implique de fixer des objectifs, de décider qui fait quoi, de forger des relations et de communiquer de manière cohérente et sans jugement.

Il s'agit autant de culture d’entreprise que d'organisation au sein de l’entreprise, avec plus de flexibilité et d'ouverture d’esprit, moins d'ego et un état d'esprit plus coopératif, ce qui constitue quelques-uns des éléments essentiels d'une équipe travaillant véritablement de manière collaborative.

Le travail d'équipe s'inscrit parfaitement dans la structure plus démocratique du lieu de travail moderne – au sein duquel la question traditionnelle « pour qui travaillez-vous ? » a été remplacée par la question « avec qui travaillez-vous ? ».

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Une meilleure collaboration entre vos équipes stimule les affaires de l'entreprise.

Quels sont les avantages du travail d’équipe ?

Quels sont les avantages du travail d’équipe ?

Les entreprises reconnaissent que le fait d'avoir des employés qui travaillent en collaboration est essentiel à leur succès. 94% des entreprises déclarent que « l'agilité et la collaboration sont au cœur de leur croissance ». Alors, comment la collaboration en équipe peut-elle améliorer le travail ? Voici cinq preuves.

  1. Travail d'équipe et productivité

    Un rapport du cabinet d’audit Deloitte estime que les employés travaillent en moyenne 15 % plus De même, lorsque l'Université de Stanford a mené une série d'études sur le travail en équipe, ils ont constaté que les personnes qui étaient traitées comme si elles travaillaient ensemble persistaient jusqu'à 64% plus longtemps sur une tâche difficile. Leurs performances et taux d’engagement étaient également plus élevés – les personnes semblaient plus intéressées et absorbées par ce qu'elles faisaient et se sentaient moins fatiguées.

    Ce qui est d’autant plus intéressant, notamment avec l’augmentation d’équipes continuant de travailler à distance à cause du COVID-19, c'est que les personnes concernées par ces études n'étaient pas dans le même espace physique. Cette étude les a pourtant traitées comme si elles l'étaient, ce qui prouve bien que le travail d’équipe ne repose pas sur la proximité physique.

  2. Investissement des employés

    Les employés engagés sont plus productifs, plus performants et plus susceptibles de rester dans les entreprises. Le travail d’équipe joue un rôle important dans l'engagement des employés qui veulent souvent utiliser leurs compétences complémentaires pour travailler ensemble. Des recherches montrent que les travailleurs sont jusqu'à 20% plus satisfaits lorsqu'ils disposent d'outils leur permettant de collaborer.

    Mais si la collaboration peut accroître l'engagement des employés, l'inverse est également vrai. 86% des employés et des cadres disent qu’un manque de collaboration efficace entre employés au travail est l'une des raisons des échecs des entreprises. Les compétences en matière de collaboration apparaissent alors comme étant un élément essentiel de l'engagement des employés, et non un simple atout.

  3. Innovation

    De nouvelles façons de penser naissent du travail d’équipe ; les employés sont 60% plus innovants lorsqu'ils collaborent – et ce n'est pas surprenant.

    Les équipes collaboratives rassemblent des employés d'horizons différents, avec des idées, des expériences et des compétences différentes, qui vont explorer de nouvelles perspectives. Parce que ces employés vont travailler ensemble, ils pensent qu'il est plus sûr d'expérimenter et de prendre des risques. Supposons que vous puissiez amener vos employés à collaborer entre eux au sein de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez aider à éliminer les cloisonnements qui entravent l'innovation, à partager les connaissances et à proposer des solutions qui fonctionnent pour l'ensemble de l'entreprise, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.

    Il ne s'agit pas seulement de collaborer sur le lieu de travail : les entreprises innovantes co-créent souvent des produits et services en collaboration avec des clients et des partenaires externes.

  4. Bien-être

    Le bien-être des employés est essentiel à la fois pour l'engagement et pour la productivité. Le travail d'équipe va aider à renforcer ce bien-être en encourageant les employés à nouer des relations, à apprendre les uns des autres et à se soutenir et à se guider.

    La collaboration est également un ingrédient clé du bien-être mental. MIND, une association caritative britannique pour la santé mentale, conseille aux entreprises qui souhaitent créer un environnement de travail qui stimule le soutien entre eux de ses employés d'encourager et de soutenir une culture de travail d'équipe, de collaboration et de partage d'informations.

    Le soutien est aussi essentiel. Si le travail selon une hiérarchie en silo peut être aliénant, le travail en équipe peut accroître les exigences des employeurs et stresser les employés. Il est donc important que les managers soient conscients de ce risque et veillent à ce que la charge de travail ne devienne pas ingérable.

  5. Recrutement et fidélisation

    D'ici 2025, les Millennials représenteront 75 % de la main-d'œuvre mondiale, et la génération Z les suivra de près. Les entreprises avant-gardistes voudront attirer et garder ces employés de valeur. Le travail collaboratif fait partie de leurs exigences. 38% des générations Y et Z déclarent que leur meilleur travail se produit dans des environnements qui leur permettent de se concentrer et de collaborer les uns avec les autres.

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Travail d’équipe en virtuel

Une grande partie de la réflexion autour du travail d’équipe se concentre sur la proximité physique des personnes, comme le prouvent les agencements de bureaux qui trouvent le bon équilibre avec des espaces pour travailler en équipe et des espaces pour travailler seul ou seule.

Mais alors que ces problèmes prennent de l'importance à mesure que les employés retournent progressivement sur leur lieu de travail, les managers sont actuellement aux prises avec le maintien et le développement d'équipes collaboratives dans un environnement transformé – limite méconnaissable – par la crise de coronavirus. Comment le travail d'équipe peut être efficace quand tout le monde travaille à domicile, à des kilomètres les uns des autres ? Comment les employés peuvent-ils collaborer lorsqu'ils maximisent les opportunités de télétravail et ne sont pas toujours présents à leur bureau en même temps ?

Certaines personnes qui ont déjà géré des équipes mondiales ont peut-être rencontré ces problèmes et découvert des moyens de surmonter les défis. Par exemple, les chercheurs Pernille Bjørn et Ojelanki Ngwenyama parlent de développer un sentiment partagé - c’est-à-dire établir un terrain d'entente au sein d'équipes virtuelles mondiales pour éviter les ruptures de communication causées par une mauvaise communication ou des malentendus concernant les méthodes de travail.

Ce sentiment partagé se construit progressivement lorsque les gens interagissent face à face. Mais quand les équipes travaillent en virtuel, il faut les aider, afin que les employés aient une compréhension mutuelle des méthodes de travail et que la collaboration puisse se poursuivre. Les outils de communication qui permettent aux membres de l'équipe de voir ce que font les autres et d'interagir ensemble sont parmi les éléments les plus importants pour mettre tout le monde au même niveau.

Voici quelques conseils pour faire fonctionner la collaboration virtuelle.

Ne vous appuyez pas sur les emails. Pour collaborer avec toute l'équipe et éviter les malentendus entre les membres de l'équipe, il est préférable d'utiliser des outils conçus pour la communication de groupe plutôt que d'envoyer des emails. Cela permet aussi de séparer les informations propres à la communication de projets collaboratifs spécifiques d’autres informations et éviter les boîtes de réception encombrées.

Fournir des espaces de travail partagés. La mise en place d’un espace en ligne où les équipes peuvent collaborer et partager des documents est un élément essentiel d’un bon travail d’équipe virtuel. Quel que soit le système de partage de fichiers que vous choisissez, assurez-vous qu'il s'intègre à vos autres outils de communication afin que les gens ne perdent pas de temps et d’énergies avec de nombreux outils obligeant à des connexions multiples.

Rencontrez-vous (virtuellement) en face à face. La vidéoconférence permet aux équipes de voir les signaux non verbaux sur lesquels elles s'appuient pour trouver des significations plus subtiles. Elle est aussi idéale pour les séances de brainstorming. Les employés se sentiront également plus connectés : le simple fait de voir leurs collègues leur donnera le sentiment de ne pas perdre le contact.

Prenez le temps de discuter. La conversation autour de la machine à café étant un endroit qui voit naitre certaines des meilleures idées, vos outils doivent donner aux équipes un espace virtuel équivalent. Qu'il s'agisse de mettre en place un chat de discussion dédié ou de simplement consacrer du temps à une conversation inactive au début et à la fin des réunions, vous n’êtes pas tenu d'organiser chaque interaction, mais d’offrir l'espace nécessaire pour laisser la conversation se dérouler.

Ne faites pas de suppositions. Les malentendus peuvent survenir plus facilement lorsque les gens travaillent virtuellement. Vérifiez que tous les employés comprennent leurs objectifs et rôles au sein de la collaboration d’équipe. Assurez-vous de savoir qui fera quoi après chaque réunion. Et gardez les canaux de communication ouverts pour que les gens sachent qu'ils peuvent poser des questions quand ils en ont besoin.

Les obstacles à la collaboration

Près de 40% des employés pensent que les membres de leur entreprise ne collaborent pas suffisamment entre eux. On peut se demander ce qui les en empêche ? Voici les obstacles les plus courants :

  • Un manque d'adhésion. Les employés doivent comprendre pourquoi le travail d’équipe est le meilleur moyen pour atteindre un objectif. S'ils ne voient pas bien son importance, ils peuvent penser que c'est une charge de travail supplémentaire et qu'ils n’ont pas le temps pour cela
  • Une mauvaise communication. Les gens ont besoin des bons outils pour collaborer, en particulier dans un monde de télétravail. Si vous ne disposez pas d'outils de partage de documents simples ou si les outils dont vous disposez ne permettent pas à tous les membres de l'équipe de faire entendre leur voix, la collaboration ne fonctionnera pas
  • Une mauvaise culture. La confiance est essentielle pour une bonne collaboration et un bon travail d’équipe. Les employés doivent travailler dans un environnement où ils sentent qu'ils peuvent librement échanger leurs idées et prendre des risques sans crainte. L’état d’esprit doit également être ouvert pour que les employés se sentent à l’aise pour partager leurs idées et exprimer leurs opinions. La collaboration ne prospérera pas si l’état d’esprit général est fermé
  • Un manque de soutien de la direction. Les managers doivent mettre en place les bonnes structures pour instaurer un travail d’équipe efficace, en donnant aux employés le temps, l'espace et les outils nécessaires. De même, les employés ont besoin d'autonomie pour collaborer et travailler ensemble. Alors que les équipes collaboratives ont besoin de structure, elles ne fonctionneront pas bien si elles sentent que les managers regardent constamment par-dessus leurs épaules
  • Pas de culture du travail collaboratif. La culture du travail collaboratif est plus qu'une simple phrase figurant dans vos offres d'emploi ou dans votre formation d’intégration – c'est quelque chose que vous devez incarner et respirer. Cela signifie non seulement que vous encouragez et permettez aux équipes de collaborer entre elles, mais aussi qu'une culture de travail collaboratif est ancrée à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprises. Il n'y a absolument aucun cloisonnement. Les télétravailleurs et les travailleurs hybrides se sentent engagés et inclus. Les employés de tous les secteurs de l'entreprise prennent un réel plaisir à collaborer
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Mais comment stimuler le travail d'équipe ?

Le travail d’équipe est-il une compétence (et pouvez-vous l'apprendre) ?

Le travail d’équipe est-il une compétence (et pouvez-vous l'apprendre) ?

Le travail d’équipe n'est pas seulement une activité ou un processus. C'est une façon d'être et de faire. Un bon travail collaboratif exige des compétences en communication, en écoute, en négociation et de construire des relations personnelles. L'utilisation de ces compétences aidera les équipes à parvenir à un consensus, à reconnaître les contributions de chacun et à maintenir la collaboration.

Il existe des liens entre intelligence émotionnelle et collaboration efficace. Il est prouvé que cette dernière est utile dans tous les domaines, allant de la gestion des conflits à l'instauration de la confiance, en passant par le maintien de l'enthousiasme des employés.

Certaines personnes sont naturellement prédisposées à développer ces qualités et certaines ont plus d'intelligence émotionnelle que d'autres. Mais les compétences de collaboration peuvent être améliorées avec la pratique. Voici quelques façons de le faire.

Entraînez-vous à collaborer sur une tâche. L'écriture en binôme est utilisée par de nombreux producteurs de contenu pour réduire le temps passé à corriger les brouillons. C'est aussi un excellent moyen de faire collaborer les employés au sein des équipes.

Un expert en la matière et un écrivain (ou quelqu'un qui a envie d'écrire) s'assoient ensemble pour rédiger un contenu en temps réel. Si vous faites cet exercice pour développer les compétences de collaboration des employés, ces derniers peuvent échanger les rôles. C'est l’occasion de définir une bonne façon d'échanger des idées, de clarifier des informations et d'instaurer la confiance.

Perfectionner les compétences d'écoute. L'écoute mutuelle est cruciale pour une collaboration efficace. Pour pratiquer une bonne écoute, essayez des exercices d'écoute active. Vous pouvez le faire en binôme. Une personne parle tandis que l'autre écoute sans interrompre, résistant à la tentation de combler les silences (plus dur qu'il n'y paraît !). L'auditeur doit poser des questions, demander à l'orateur de clarifier des points, puis, à la fin de la conversation, résumer ce que son partenaire a dit. Utilisez ces techniques, non seulement en tant qu'exercices, mais aussi dans le cadre de la mise en place d'une conversation collaborative quotidienne.

Apprenez à négocier. Une chose que la collaboration ne concerne pas, c'est de tout faire à votre guise. Le travail collaboratif nécessite beaucoup de concessions pour être efficace, savoir négocier est donc crucial. Vous pouvez pratiquer cette compétence en divisant votre équipe en groupes et en donnant à chacun le travail de fabriquer quelque chose – un modèle en papier, par exemple. Là où l’exercice se corse, c’est qu’aucune équipe n'aura tout l'équipement dont elle a besoin pour accomplir sa tâche – elle devra donc négocier avec les autres équipes pour l'obtenir. Vous pouvez ajouter un élément de compétition en récompensant l'équipe qui termine la tâche en premier.

L'ouverture est la clé de la collaboration. Il ne s'agit pas seulement d'un attribut ou d'une compétence personnelle, c'est une compétence organisationnelle. Pour collaborer efficacement, les employés doivent être ouverts aux nouvelles idées, tout comme leurs entreprises doivent l’être. Le travail d’équipe ne sera pas efficace dans une culture fermée où les employés gardent jalousement leurs idées.

5 façons d'améliorer le travail collaboratif sur le lieu de travail

5 façons d'améliorer le travail collaboratif sur le lieu de travail

  1. Convenir d'une stratégie de collaboration

    Il est essentiel de convenir d'une stratégie de collaboration pour obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'entreprise. Cela montre aux employés et aux acteurs concernés que votre entreprise comprend la valeur de compétence de collaboration efficace et que vous vous êtes engagé à investir dans la formation et les outils nécessaires. Elle montre également que vous avez évalué tous les besoins individuels de l'entreprise en matière de compétences et d'outils de collaboration existants. Votre stratégie de collaboration doit être en place avant que vous ne dépensiez de l'argent pour des outils spécifiques. Elle doit refléter les méthodes de travail hybrides actuell et être revue tous les 6 à 12 mois.

  2. Identifier les obstacles

    Toutes les entreprises n’étant pas identiques, découvrez exactement ce qui freine le travail collaboratif dans votre entreprise. Est-ce un manque de temps ? Un manque de confiance ? Une mauvaise culture d’entreprise ou de mauvais outils ? Vous pouvez effectuer une enquête rapide auprès de vos employés pour évaluer leurs attitudes concernant le travail d’équipe. Cette enquête va définir ce qui bloque et recueillir des suggestions pour surmonter ces obstacles. Donnez votre avis à l'équipe sur vos conclusions et expliquez ce que vous ferez pour encourager le travail collaboratif.

  3. Fixez des objectifs clairs pour les équipes qui collaborent

    Quand l'Institute for Corporate Productivity (i4cp) s'est penché sur la question du travail collaboratif, il a constaté qu’avoir un objectif défini détermine si le travail collaboratif sera productif. Sans but et sans objectifs clairement définis, les équipes ne peuvent pas se concentrer. Et les employés peuvent se sentir surchargés de demandes pour collaborer efficacement s'ils n'ont pas une idée claire de ce que leurs managers attendent d'eux. Comme pour tout type de travail en équipe, les objectifs et les résultats attendus doivent être explicités dès le début de tout projet de collaboration.

  4. Reconnaître et récompenser le travail collaboratif

    Les entreprises doivent montrer qu'elles valorisent le travail collaboratif, ce qui signifie récompenser les efforts d'équipe ainsi que les performances individuelles. Mettre en place des récompenses est efficace : les entreprises qui sont très performantes sont celles qui encouragent plus le travail collaboratif (jusqu'à 5,5 fois plus) que des entreprises moins performantes. Cependant, on observe que les primes et autres récompenses sont souvent structurées autour des réalisations des individus plutôt que des équipes.

    « Le manque d’encouragements et de récompenses est l'obstacle le plus courant et le plus puissant à une collaboration efficace », déclare Kevin Martin, directeur de recherche. Passez en revue vos récompenses et avantages, et assurez-vous que la collaboration d'équipe en fait partie, et que vous êtes capables de montrer à quel point vous l'appréciez et la valorisez.

  5. Les outils de travail collaboratif et comment choisir les bons

    Plus de 80 % des chefs d'entreprise affirment que le fait de recueillir et partager les idées de leurs employés constitue l'un des facteurs les plus importants de leur réussite. Il s'agit également d'un facteur crucial pour un travail collaboratif efficace. En fait, le partage des connaissances et la collaboration s'alimentent mutuellement.

    Avoir accès aux bonnes informations quand ils en ont besoin permettra aux employés de se sentir personnellement responsabilisés – et cela facilitera et accélèrera considérablement le travail collaboratif. Pour faciliter et contrôler la circulation des informations, utilisez des systèmes de gestion de documents et des outils de communication.

Team collaboration tools and how to choose the right ones

Les outils de travail collaboratif et comment choisir les bons

Les outils sont indispensables au travail collaboratif, mais comment choisir les bons ? Les éléments à prendre en compte incluent le profil d'âge de votre entreprise : 53 % des membres de la génération Y déclarent qu'ils seraient plus susceptibles d'accepter un emploi si l'employeur utilisait les mêmes technologies qu'eux.

Une autre chose à considérer est le temps dont vous disposez pour former vos employés à l'utilisation des outils. Des moyens avec lesquels ils sont déjà familiarisés seront beaucoup plus rapide à mettre en place. Parmi les autres éléments à prendre en compte figurent l'évolutivité, les intégrations avec d'autres outils tels que les logiciels de gestion de documents et de gestion du temps, et la capacité de traduction si vos équipes utilisent différentes langues. Vous devez également décider de la fréquence à laquelle vous allez revoir et mettre à jour votre stratégie de collaboration.

Utiliser le cloud pour un travail collaboratif

L'utilisation du cloud pour stocker vos documents va permettre à ses utilisateurs de travailler dessus quand ils le veulent, peu importe où et quand. Cela permet également de dire adieu aux pièces jointes encombrantes et fait participer tout le monde de manière égale à la mise en place d’un travail collaboratif. Votre culture du travail collaboratif est en pleine action.

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