Quatre outils de collaboration sociale efficaces

Un peu plus tôt cette année, ISG, une firme internationale de recherche sur les technologies, a publié un rapport sur la collaboration sociale en entreprise qui s’intéresse à la situation actuelle de la collaboration sociale au sein de l’environnement professionnel.

Chez Workplace, nous sommes convaincus que les meilleures organisations sont celles qui font passer l’humain avant la technologie. C’est la raison pour laquelle nous avons mis au point un logiciel de collaboration sociale favorisant la collaboration en équipe, l’ouverture d’esprit, les échanges et la diversité. Nous sommes fiers que cet outil ait valu à Workplace d’être nommé dans la catégorie « leader » du rapport d’ISG.

Quatre outils inhérents à la collaboration sociale

ISG a identifié quatre domaines de collaboration sociale dans l’entreprise. Faites le point sur votre plateforme de collaboration.

1) L’intranet moderne

Défi : beaucoup d’entreprises utilisent encore un intranet classique pour les communications descendantes. Il s’agit d’une approche à sens unique qui empêche la création d’un dialogue transparent et complique le suivi de l’état d’esprit de l’audience et de l’implication du personnel.

Solution envisageable : les solutions actuelles cherchent à être le point d’entrée de l’espace de travail numérique des employé·es. Les fournisseurs continuent de concevoir des produits en prenant en considération l’omniprésence de la disponibilité et de la connectivité.

Comme les personnes sont de plus en plus adeptes des technologies numériques, elles s’attendent donc à ce que les solutions d’intranet leur permettent de facilement consulter du contenu depuis des systèmes de gestion des connaissances ou des pages wiki. Les meilleures plateformes mettront en avant un dialogue ouvert et à double sens entre les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise.

2) Workplace Chat

Défi : le personnel rompu aux technologies numériques recherche des moyens de communiquer qui ne se limitent pas aux outils existants (les e-mails, par exemple).

Solution envisageable : les messages instantanés et les applications de discussion permettent à tout le monde d’engager facilement des conversations privées. Ces outils collaboratifs sont les plus efficaces pour les employés travaillant à des endroits différents ou sur le terrain.

Les nouvelles solutions professionnelles de discussion ou de messagerie instantanée cherchent avant tout à proposer un environnement de travail pour une équipe ou un projet spécifique. Les meilleures plateformes se concentrent sur l’amélioration continue des fonctionnalités audio/vidéo pour permettre une collaboration efficace. Elles essaieront également d’utiliser les réponses automatiques, l’intelligence artificielle et les bots.

3) Systèmes de fichiers basés sur le cloud

Défi : le fait d’envoyer plusieurs fichiers par e-mail pour qu’ils soient modifiés ou validés reste un élément essentiel de la collaboration en équipe. Cependant, le personnel souhaite que ce processus aille plus loin.

Solution envisageable : les systèmes de fichiers basés sur le cloud ont évolué et proposent aux entreprises des services de synchronisation et de partage. Avec ces solutions, il est possible de stocker des fichiers dans le cloud, de profiter de systèmes de récupération, mais également de synchroniser du contenu entre plusieurs plateformes et appareils.

Les solutions actuelles de collaboration offrent des possibilités de cocréation, de coédition et de contrôle des versions. Elles peuvent également proposer une solution personnalisée, adaptée à différents services d’une entreprise, qui s’intégrera facilement à d’autres outils de travail utilisés quotidiennement par le personnel.

4) Plateformes de réunion virtuelles

Défi : la dispersion des équipes et les habitudes de travail hybride ou à distance peuvent mettre à rude épreuve les solutions habituellement utilisées pour les réunions. De plus en plus, les utilisateur·ices expérimenté·es attendent de ces solutions qu’elles proposent des fonctionnalités de connectivité et de communication généralisées en dehors du cadre normal de l’entreprise.

Solution envisageable : les solutions de discussion et de communication offrent généralement des options multicanales, telles que les réunions virtuelles et les webinaires. Cela permet aux personnes d’entrer en contact avec les sous-traitant·es, les fournisseur·ses et même les client·es en dehors de l’entreprise.

Les meilleures plateformes continueront toutefois d’explorer de nouvelles technologies, telles que la réalité augmentée et virtuelle, pour faire passer une réunion physique dans l’espace virtuel, pour l’interprétation simultanée ou la prise de notes.

L’avenir de la collaboration en équipe

Les outils de collaboration sociale pour les entreprises sont sujets à une croissance rapide et au changement. Les organisations veulent de plus en plus trouver différents moyens de travailler efficacement sur des tâches et des projets spécifiques avec des équipes dispersées. Mais de nouvelles attentes de la part des utilisateurs et un meilleur savoir-faire numérique n’ont jamais autant influencé l’évolution des derniers outils professionnels de collaboration sociale.

Pour les dirigeants d’entreprise, il est nécessaire de définir comment ils souhaitent utiliser ces outils pour établir un lien entre les personnes. Nous sommes persuadés que vous responsabilisez vos employés en leur donnant la possibilité d’entrer en contact et de se faire entendre. Ainsi, vous ne vous contentez pas de changer la manière de travailler : vous pouvez modifier le ressenti de votre personnel sur son travail.

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