Politiques de travail à distance : conseils d’experts

Les dirigeants d’entreprise se rendent compte que le télétravail est possible à grande échelle. Voici ce que vous devez savoir pour élaborer et appliquer une politique viable en matière de télétravail.

TRAVAIL à DISTANCE | TEMPS DE LECTURE : 6 MINUTES
remote working policy - Workplace from Meta

Des millions de personnes à travers le monde ont travaillé de chez elles pendant la pandémie de COVID-19. Et de l’avis général, le télétravail est amené à perdurer bien après la fin de la crise.

Il y a de bonnes raisons à cela. Les travailleurs veulent la flexibilité du télétravail, ce qui peut stimuler la productivité. Une étude a montré que les télétravailleurs américains accomplissent 1,4 jour de plus par mois que leurs collègues au bureau, ce qui, au bout du compte, est bénéfique pour les résultats de l’entreprise.

Comment pouvez-vous donc vous appuyer sur ce succès et tirer le meilleur parti des avantages de la flexibilité ? Une politique de télétravail contenant les bonnes informations jouera un rôle clé.

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Pourquoi avoir une politique de télétravail ?

Pourquoi avoir une politique de télétravail ?

Dans votre équipe, tout le monde connaît les règles, n’est-ce pas ? Par conséquent, il n’est pas utile de se doter d’une politique formelle si vous décidez que chacun peut travailler à domicile ou ailleurs hors du bureau.

Erreur. Le télétravail n’a rien à voir avec le fait d’être dans un bureau entouré de ses collègues. Ne pas savoir exactement qui fait quoi, où et quand peut semer la confusion et un sentiment d’injustice, et aboutir à une déconnexion. Mais c’est un risque que les entreprises prennent. Plus de la moitié d’entre elles (57 %) n’ont pas mis en œuvre de politique de télétravail.

« Les politiques de télétravail sont vraiment indispensables de nos jours, et je pense le COVID-19 a mis en évidence cette question, notamment parce que l’on a constaté que de nombreuses tâches pouvaient être réalisées à distance, » déclare Jason Hicklin, responsable mondial du marketing de contenu chez NGA Human Resources.

« Si vous avez une politique stipulant que tout le monde peut télétravailler à condition que son travail le permette, c’est alors suffisamment clair. Si vous ne mettez pas de politique en place, il en résultera des désaccords, car il y aura une règle pour une personne et une règle pour une autre. »

Il ne s’agit pas de faire la loi. « Une bonne politique de télétravail ne définit pas nécessairement de règles, ni les attentes d’une entreprise vis-à-vis de ses employés. Au contraire, elle doit donner de l’autonomie et permettre à votre personnel de travailler de la manière qui lui convient le mieux, de façon à favoriser la productivité et la réussite de l'entreprise », explique Paul Burrin, vice-président de Sage People.

À quoi ressemble une politique de télétravail ?

Politiques de télétravail efficaces : points essentiels

Politiques de télétravail efficaces : points essentiels

Toutes les politiques ne sont pas identiques, mais elles ont en commun certains aspects méritant une attention particulière :

  • Qui peut télétravailler, où et quand
  • L’équipement
  • Les horaires de travail
  • La communication
  • La cybersécurité
  • La définition des objectifs
  • Le bien-être

Examinons-les individuellement.

Qui peut télétravailler, où et quand

Qui peut télétravailler, où et quand

La pandémie de coronavirus a bouleversé les mentalités concernant le télétravail. Et par conséquent, les politiques de télétravail doivent elles aussi évoluer. Et par conséquent, les politiques de télétravail doivent elles aussi évoluer.

« Les politiques de télétravail ont longtemps défini les conditions de travail des employés en dehors du bureau », explique Paul. « Désormais, nous pouvons nous attendre à une situation inverse : de nouvelles politiques visant à déterminer quand et comment les employés peuvent travailler depuis leur bureau.

Même avant la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations pratiquaient à un certain degré un télétravail flexible et mobile. 95 % des responsables du personnel proposaient déjà des horaires flexibles ou prévoient de le faire au cours des deux prochaines années, d’après le rapport The changing face of HR de Sage People.

Paradoxalement, il a fallu qu’un virus agisse comme un catalyseur imprévu pour que la transformation numérique s’accélère partout dans le monde, de sorte que le télétravail est désormais la nouvelle norme pour beaucoup. »

Ceci ne veut pas dire que tout le monde sera en permanence en télétravail. Les employés n’y gagnent pas forcément. Il existe un juste équilibre pour le télétravail, l’engagement des employés étant le plus significatif lorsqu’ils travaillent hors site 60 % à 80 % de leur temps. Tenez compte de ce point lorsque vous élaborez votre politique.

Réfléchissez également à l’endroit où les personnes peuvent travailler. Le télétravail doit-il se limiter au domicile ou est-il possible de s’installer dans un espace de travail partagé ou dans un café ? Fixez des règles claires dans votre politique.

Remote working policies will prove increasingly important in the hybrid workplace

Les politiques de télétravail vont s’avérer de plus en plus pertinentes dans un environnement de travail hybride

Équipement de travail

Équipement de travail

« Les organisations doivent équiper les employés de la technologie nécessaire pour accomplir aisément leurs tâches, qu’ils soient en télétravail ou non », déclare Paul, soulignant l’importance de la technologie basée sur le cloud pour gérer la nouvelle main-d’œuvre à distance.

L’équipement ne doit pas être négligé. Les politiques doivent préciser qui le fournit, qui le configure et qui en est responsable. Elles doivent également préciser les règles d’utilisation des équipements : les employés peuvent-ils, par exemple, utiliser les ordinateurs portables de l’entreprise pendant leur temps libre ? Si c’est effectivement le cas, peuvent-ils installer des logiciels ou utiliser ces logiciels sur des appareils personnels ? Et surtout, que doivent-ils faire en cas de problème ?

Horaires de travail

Horaires de travail

Le télétravail implique une certaine flexibilité en matière d’horaires. C’est l’un des aspects qui le rend si attrayant. Mais si une organisation ne sait pas gérer la flexibilité, celle-ci peut devenir contre-productive : les employés font trop d’heures supplémentaires ou ne sont pas disponibles quand on a besoin d’eux.

« Il y a un risque que la frontière entre le travail et la vie privée s’estompe, » déclare Jason. « Les employés répondront à leurs e-mails à 22 h et le week-end, ce qui n’est pas sain pour leur santé mentale. »

Mais l’autonomie est précieuse. « Le traditionnel 9 h-17 h tel que nous le connaissions est révolu, » affirme Paul. « En permettant aux employés de travailler aux heures qui leur conviennent le mieux, les organisations peuvent stimuler l’engagement, la productivité et les performances. C’est aujourd’hui plus vital que jamais, alors que de nombreux employés doivent également concilier la garde de leurs enfants avec leurs fonctions à plein temps. »

Des directives claires sur les horaires de travail et des systèmes de comptabilisation du temps de travail vous permettront de voir si les employés font trop ou pas assez d’heures, sans compromettre la flexibilité.

La communication

La communication

Un échange régulier, ciblé, efficace et personnalisé est essentiel pour tenir les employés informés. Ils savent ainsi ce qui se passe, peuvent poser des questions ou donner leur avis en temps réel », explique Paul. Mais la communication est l’un des plus grands défis pour les responsables et les employés dans le cadre du télétravail.

Une absence de communication peut entraîner de mauvaises performances et, en fin de compte, un isolement, qui est le problème le plus courant chez les travailleurs à distance. C'est pourquoi il ne faut pas s’attendre à ce que la communication aille de soi. Définissez des directives sur les conditions d’organisation des réunions. Et veillez à ce que votre communication soit bilatérale, et non descendante. Vous devez vous informer de ce qui se passe au sein de votre équipe, et pas seulement leur transmettre des informations à la volée. Paul recommande les sondages d’opinion qui permettent d’évaluer l’état d’esprit de votre équipe et d’obtenir une meilleure vue d’ensemble.

La cybersécurité

La cybersécurité

Les employés en télétravail font face à des risques de cybersécurité différents par rapport aux personnes travaillant sur site. Citons par exemple le « shoulder surfing » (c’est-à-dire regarder par dessus l’épaule de l’internaute) et les réseaux non sécurisés dans les espaces publics ou les logements partagés. « Même si vous êtes chez vous, une personne vivant sous votre toit peut voir des informations personnelles, et c’est là que des failles de sécurité potentielles peuvent se produire », souligne Jason.

Votre politique doit sensibiliser les personnes aux risques, leur donner des conseils pour les éviter, ainsi que des instructions à suivre en cas de sécurité compromise. Des mesures simples, comme recommander aux utilisateurs de verrouiller l’écran de leur ordinateur portable quand ils ne l’utilisent pas, peuvent être très efficaces.

La définition des objectifs

La définition des objectifs

Il importe de savoir ce que vous voulez accomplir, mais sans la présence physique des membres de l’équipe et des responsables pour vous guider et vous encourager, la définition des objectifs devient encore plus cruciale. Veiller à ce que les objectifs soient clairs pour tous les membres de l’équipe est donc essentiel.

« Il est fondamental de définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporairement définis), de procéder à des vérifications régulières pour connaître la progression des personnes (sur le plan personnel et professionnel) et de discuter des moyens de résoudre les problèmes tout en apportant un soutien continu, » déclare Paul.

Et n’oubliez pas de souligner les réussites : « Il faut donner des encouragements, reconnaître les résultats accomplis et célébrer les succès », ajoute-t-il. « Il est désormais temps d’être plus humain, même si nous sommes moins capables d’être plus sociables. »

Le bien-être

Le bien-être

Si la flexibilité permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée et d’améliorer le bien-être, le télétravail peut aussi engendrer de la solitude, surtout pour les employés qui n’y sont pas habitués.

« Beaucoup de personnes aiment travailler à la maison, mais cela peut se révéler assez solitaire au bout d’un moment, surtout pour les personnes qui vivent seules », explique Jason. « La santé mentale doit figurer dans votre politique afin de garantir des contrôles réguliers avec les responsables et les collègues. »

L’intelligence émotionnelle et l’empathie des responsables peuvent également être bénéfiques. « De nombreux employés estiment qu’être en vidéoconférence et face à un ordinateur pendant des heures, jour après jour, les épuise, » déclare Paul. « Nous devons encourager les responsables à être plus détendus, flexibles et empathiques dans leurs méthodes de travail, afin que les employés puissent gérer leur stress et préserver leur bien-être. »

Le télétravail peut également poser des problèmes physiques. Une étude sur le travail à domicile a montré que plus de la moitié des personnes interrogées ressentaient de nouveaux maux et douleurs pendant le confinement. Votre politique doit donc recommander aux employés de consacrer du temps pour les pauses et faire de l’exercice.

Le télétravail est quelque chose de nouveau pour beaucoup d’entre nous et, comme toute nouveauté, celui-ci va évoluer et se développer. Une politique de télétravail n’est qu’un des éléments permettant de tirer le meilleur parti de ce nouveau paradigme.

« Nous devons tous nous habituer à vivre et à travailler différemment », déclare Paul. « Chaque employé est unique, il s’adaptera et apprendra à s’accommoder dans cet environnement en constante évolution. Au bout du compte, les organisations doivent s’efforcer d’offrir les meilleures expériences possibles aux employés. Les bonnes expériences favorisent la motivation et l’engagement, améliorent la productivité et fidélisent vos meilleurs éléments. »

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