Les organisations cherchent dorénavant à réduire l’utilisation des e-mails, pourtant considérés autrefois comme le moyen de communication le plus efficace. Nous examinons les raisons pour lesquelles les employé·es privilégient désormais les outils de collaboration aux e-mails.

Vous arrive-t-il d’être submergé·e par vos e-mails ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas le ou la seul·e. En moyenne, un·e employé·e de bureau passe 4,1 heures par jour à consulter ses e-mails professionnels. Soit plus de 20 heures par semaine et plus de 1 000 heures par an. Et bien souvent, ces e-mails ne sont pas pertinents pour la tâche spécifique que l’employé·e doit accomplir.

L’essor du personnel à distance

Face au nombre croissant de lieux de travail permettant des modalités de travail flexibles ou mobiles, les employeurs sont conscients de l’importance d’offrir à leurs équipes des outils appropriés pour travailler en dehors des locaux de l’entreprise.

L’e-mail est un outil de communication adapté pour consulter vos messages au début et à la fin de votre journée de travail. Mais ce n’est pas un outil très performant pour la collaboration, notamment pour les équipes en distanciel ou lorsque vous devez prendre rapidement une décision. Les outils tels que la messagerie instantanée et les discussions vidéo sont idéaux pour les conversations professionnelles informelles qui nécessitent des réponses rapides.

La simplicité paie

La dernière décennie fut marquée par l’essor des réseaux sociaux. Les entreprises peuvent tirer parti des technologies liées à ces réseaux pour améliorer les interactions entre leurs employé·es.

Premièrement, les réseaux sociaux vont droit au but. Fini la lecture intégrale de longs e-mails dans lesquels vous devez parcourir plusieurs paragraphes avant de comprendre l’essentiel de la question abordée. Bien entendu, il arrive qu’un simple e-mail fasse parfaitement l’affaire, mais lorsqu’une longue réponse n’est pas nécessaire, il est plus pratique de disposer d’une plateforme qui privilégie les réponses courtes.

Gains de temps et de productivité

En utilisant moins les e-mails et davantage les outils de collaboration, les employé·es peuvent accroître leur productivité. Elles ou ils peuvent faire meilleur usage de leur temps et résoudre des problèmes rapidement.

Par exemple, au lieu d’envoyer et de recevoir plusieurs e-mails pour prévoir un entretien téléphonique, elles ou ils peuvent utiliser des plateformes comme Workplace Chat pour rechercher leurs collègues et savoir s’ils ou elles sont disponibles. Et si leur échange est trop long via une discussion, elles ou ils peuvent le convertir en un appel vocal ou vidéo HD d’un simple clic. Résultats : gain de temps, prise de décision et productivité.

Communication en temps réel

Vous pensez que l’équipe informatique ignore vos e-mails ? Il se peut tout simplement que ses membres soient occupé·es à résoudre d’autres problèmes plus urgents d’autres collaborateur·ices. Grâce aux outils de collaboration, le personnel peut connaître les tâches en cours des équipes des différents services. Cette solution peut éviter aux équipes de certains services de crouler sous les demandes aux moments les plus chargés de la journée. Si vous savez à l’avance les moments où vos collaborateur·ices sont occupé·es ou disponibles, vous pouvez réorganiser votre journée en fonction de leur emploi du temps.

Meilleure gestion de projet

Au lieu d’envoyer par e-mail des versions mises à jour des mêmes projets aux membres des équipes à distance que chacun·e va modifier également individuellement, vous pouvez réduire le nombre d’e-mails en centralisant la gestion des tâches.

Grâce à Workplace, par exemple, vous pouvez intégrer vos outils préférés pour attribuer des tâches individuellement ou à un groupe. Si votre projet comporte plusieurs utilisateur·ices, elles ou ils peuvent travailler simultanément sur le même fichier via la solution cloud adoptée par votre organisation comme Quip ou G Suite.

Conservation des informations cruciales

Lors des échanges par e-mail, il est parfois difficile de ne pas perdre le fil d’une conversation. Lorsque plusieurs collaborateur·ices interviennent sur un sujet, des informations importantes peuvent se perdre dans la confusion des échanges. Un fil de commentaires facilite considérablement leur organisation. Les utilisateur·ices peuvent participer à différents fils de discussion et intervenir sur divers sujets, tout en recevant des notifications en cas de nouveaux messages ou de nouvelles réponses à leurs publications.

Quel avenir pour l’e-mail ?

Même si l’on observe un véritable essor de la messagerie instantanée, des réseaux sociaux et d’autres outils de collaboration, les e-mails poursuivent leur développement. En effet, Radicati, une société spécialisée dans la recherche technologique, estime que le nombre d’e-mails envoyés quotidiennement passera de plus de 280 milliards en 2018 à près de 320 milliards d’ici 2021.

Il est donc possible qu’il y ait une exagération de la disparition annoncée de cette technologie.

Mais le monde du travail est en pleine évolution. Les millennials viennent grossir les rangs de la population active. Les employé·es exigent de plus en plus des méthodes de travail plus collaboratives et intégrées, conçues pour le mobile et connectées.

Et dans ces conditions, l’influence de l’e-mail va s’amenuiser à mesure que d’autres outils deviennent plus compatibles avec les attentes du personnel moderne actuel.