Que sont les planificateurs de productivité ?

Que sont les planificateurs de productivité ?

Que nous en soyons conscients ou non, nous avons tous un système pour améliorer notre productivité. Peut-être que vous écrivez dans un carnet, que vous collez des rappels sur le frigo ou que vous vous laissez des mémos vocaux sur votre téléphone. En cette période d’incertitude, un planificateur de productivité, qu’il soit numérique ou analogique, peut constituer une technique de gestion de la productivité essentielle.

Regrouper les informations clés pour votre productivité peut être utile si vous vous sentez dépassé(e) ou si plusieurs priorités sont en concurrence dans votre esprit et vous voulez garder une vue d’ensemble du travail à effectuer. Avec de nombreuses équipes travaillant à distance, il peut être plus difficile de suivre la progression d’un projet ou de se rappeler de toutes les réunions, et les planificateurs sont donc d’autant plus intéressants.

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Dans l’absolu, un planificateur de productivité (aussi appelé planificateur journalier ou agenda personnel) est un moyen de suivre le programme, les tâches, les projets et les objectifs de votre équipe. Il a beaucoup évolué depuis l’âge d’or de l’organiseur à anneaux Filofax tendance dans les années 1980 qui contenait un calendrier, un répertoire, une liste de tâches et des pages vierges pour prendre des notes. Aujourd’hui, des dizaines de programmes et d’applications recréent l’expérience du planificateur de productivité analogique. Et ces outils communs à toute l’organisation peuvent être cruciaux pour maintenir vos équipes et vos projets sur la bonne voie.

Pourtant, malgré la sophistication des outils de productivité numérique actuels, les planificateurs papier, qu’il s’agisse d’un bullet journal ou d’un simple agenda, ont toujours leurs adeptes. Comment expliquer cela, et comment les planificateurs de productivité numériques contemporains peuvent-ils les compléter ?

Le saviez-vous ? Le planificateur journalier a été inventé par Gustav Grossmann dans les années 1930. Selon lui, il améliore la productivité et aide à mener sa vie de manière « rationnelle » si on l’utilise selon ses instructions fournies avec le produit.

Méthodologie du planificateur de productivité

Méthodologie du planificateur de productivité

Tout le monde peut dresser une liste des tâches à faire et les rayer au fur et à mesure. Alors quel est l’intérêt du planificateur de productivité ? Cette méthode, si on la suit à la lettre, peut nous aider à conserver de bonnes habitudes et à atteindre nos objectifs. Pour l’adopter, il faut trouver le planificateur de productivité adapté aux besoins de votre équipe.

Quels sont les types de planificateurs de productivité ?

Quels sont les types de planificateurs de productivité ?

Chaque personne qui cherche à structurer sa journée, sa semaine ou son année trouvera un planificateur de productivité qui lui convient. Votre choix dépendra de vos objectifs et de vos priorités. La version la plus intensive est le planificateur de productivité journalier, adapté aux personnes qui ont besoin d’informations à jour et faciles à trouver pour avancer dans leur liste de tâches à faire. Les planificateurs hebdomadaires, quant à eux, vous donnent un aperçu de votre semaine. Enfin, les versions mensuelles et annuelles vous aident à suivre, gérer et développer des objectifs à moyen et long terme. Définissez votre objectif et choisissez le planificateur qui vous convient.

Questions courantes au sujet des planificateurs de productivité :

Questions courantes au sujet des planificateurs de productivité :

Les planificateurs augmentent-ils la productivité ?
Les planificateurs augmentent-ils la productivité ?

L’utilisation d’un planificateur a fait ses preuves en matière d’augmentation de la productivité. Comme l’explique l’expert en productivité Brian Tracey, « notre capacité à élaborer les bons plans avant d’agir est une mesure de notre compétence générale. Plus votre planification est bonne, plus il est facile de déjouer les pièges de la procrastination, de s’atteler à la tâche et de maintenir ses efforts. »

Les planificateurs de productivité vous aident non seulement à planifier vos projets et objectifs, mais aussi à prendre du recul quant aux progrès de chaque personne et de votre équipe.

Quel est le meilleur planificateur de productivité ?
Quel est le meilleur planificateur de productivité ?

Cela dépend. En matière de productivité, tout le monde a un style différent. Certaines personnes planifient dans les moindres détails en divisant les tâches en de multiples étapes, tandis que d’autres les envisagent dans leur globalité. Le planificateur que vous choisissez pour votre équipe doit correspondre à votre style ou être suffisamment flexible pour s’adapter.

Tout d’abord, demandez-vous pourquoi vous en avez besoin. Doit-il couvrir uniquement les tâches au travail ? Ou également votre productivité personnelle et votre vie universitaire ? Demandez-vous si vous cherchez à mieux organiser le quotidien de votre équipe, ses objectifs à long terme, ou les deux. Les spécialistes suggèrent d’éviter les planificateurs de productivité très figés et basés sur des modèles sauf dans les cas où les utilisateurs sont très désorganisés ou découvrent ce type de gestion du temps.

Votre organisation aura peut-être des besoins spécifiques, comme un calendrier ou une liste de tâches. Les planificateurs numériques et analogiques motivent de manière positive via des encouragements et des fonctions ludiques, l’idéal pour les procrastinateurs. Certains planificateurs sont très spécialisés, tandis que d’autres sont plus complets.

Si un de vos besoins essentiels est de communiquer avec d’autres personnes de votre organisation, vous aurez besoin d’un planificateur spécifique. De même, s’il doit être compatible avec d’autres logiciels que vous utilisez déjà, la sélection de planificateurs adaptés à vos besoins sera plus restreinte.

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Quelles questions se poser dans le cas d’un planificateur de productivité papier ?
Quelles questions se poser dans le cas d’un planificateur de productivité papier ?

Malgré le passage de l’analogique au numérique, le planificateur de productivité papier continue de séduire. Quelques raisons clés expliquent cette popularité. La recherche montre que le fait d’écrire les tâches à effectuer et son programme du jour permet de mieux s’impliquer dans son travail. Une étude menée dans le domaine des neurosciences confirme cela via la constatation du fait qu’écrire ses objectifs donne plus de chances de les atteindre.

Le fait d’écrire les choses permet de mieux s’en souvenir. De nombreuses personnes se disent plus concises et concentrées quand elles écrivent sur papier. Et les plus créatifs dans votre organisation seront stimulés par les possibilités d’ajouter de la couleur et de dessiner dans les marges. Il n’y a pas de formule magique. L’idée est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe et vous-même, ainsi que pour votre organisation.

  • Taille. Préférez-vous quelque chose de petit qui tienne dans votre sac ou votre poche, ou un carnet plus grand pour accueillir toutes vos idées ?
  • Poids. Le poids de votre planificateur peut avoir une grande importance si vous êtes souvent en déplacement.
  • Portabilité. Si vous voyagez beaucoup, vous aurez besoin d’un planificateur portable, facile à glisser dans vos bagages.
  • Format. Certains planificateurs sont flexibles, avec des pages et des sections que vous pouvez déplacer, tandis que d’autres sont fixes et basés sur des modèles. Vous pouvez souvent choisir entre un format portrait ou paysage.
  • Daté ou non. Le planificateur non daté est indiqué pour les personnes qui ne prévoient pas de l’utiliser tous les jours.

Le saviez-vous ? Malgré sa réputation de pays à la pointe de la technologie, le Japon reste très attaché aux planificateurs papier de toutes tailles et de tous formats. Le bullet journal, un système d’organisation personnelle qui utilise des symboles pour classer les informations, en est un exemple.

Dans quelle mesure les planificateurs de productivité numériques sont-ils efficaces ?
Dans quelle mesure les planificateurs de productivité numériques sont-ils efficaces ?

Les planificateurs de productivité numériques ont des avantages certains dans l’environnement de travail actuel. Bien du chemin a été parcouru depuis la sortie du premier planificateur numérique en 1996, le Palm Pilot. Comme leurs cousins papier, ces planificateurs peuvent prendre des formes figées ou au contraire flexibles.

Le planificateur numérique offre l’avantage de relier les membres d’une équipe et de partager des calendriers et des listes de tâches. Vous pouvez diviser les projets en tâches moins imposantes et y affecter des membres de l’équipe. Vous pouvez aussi recevoir des notifications et des alertes pour éviter les oublis de rendez-vous ou les retards aux réunions.

De nombreux responsables d’équipes utilisent conjointement un planificateur de productivité numérique et un autre au format papier. Souvent, la version papier est utilisée pour les rendez-vous et objectifs personnels, alors que la version numérique est réservée au travail. Mais il peut être intéressant d’encourager votre équipe à ajouter ses rendez-vous personnels au planificateur du groupe pour que chacun ait une vue d’ensemble de ce est à faire. La recherche indique que nous sommes plus productifs au travail quand notre cerveau n’a pas à penser à sa liste de choses à faire.

Quels sont les principaux avantages des planificateurs de productivité numériques ?
Quels sont les principaux avantages des planificateurs de productivité numériques ?

Avec un planificateur de productivité numérique, vous pouvez :

  • maintenir le contact avec votre équipe ;
  • voir le calendrier et la liste de tâches de chacun, d’un simple coup d’œil ;
  • effectuer des tests, en tirer des conclusions et améliorer certains processus ;
  • tout avoir sur votre téléphone ou tablette, que vous avez moins de risques de perdre ;
  • bénéficier d’une plus grande flexibilité quand il s’agit d’apporter des modifications.
Présenter à son équipe un nouveau planificateur de productivité

Présenter à son équipe un nouveau planificateur de productivité

Avant de choisir un planificateur de productivité pour votre équipe, demandez des recommandations et profitez des essais gratuits de logiciels. N’ayez pas peur de tester différentes combinaisons de planificateurs de productivité jusqu’à ce que vous trouviez la plus adaptée à votre entreprise. Pour arriver à ce point, vous allez peut-être devoir essayer de nombreuses combinaisons. Mais n’attendez pas de tomber sur l’outil de planification idéal. Lancez-vous et constatez les bienfaits pour votre productivité.

Gardez à l’esprit que la mise en place d’un nouveau logiciel de productivité à l’échelle de l’organisation ou de l’équipe implique une certaine gestion du changement. En cas de doute, optez pour le système le plus simple et qui offre les fonctionnalités essentielles pour votre équipe. Après tout, comme l’explique Daniel Levitin, auteur de The Organized Mind : « Plus le système est compliqué, moins vous avez de chances que votre équipe l’adopte à long terme. »

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