Qu'est-ce que la productivité et pourquoi est-elle importante ?

Bien avant que les confinements mondiaux dus au COVID-19 ne soulèvent la question, la productivité a toujours été un sujet d’actualité brûlant pour les entreprises. Encore plus maintenant, elle est essentielle pour une entreprise. Voici ce qu’il faut comprendre quand on parle de productivité, comment la mesurer et comment vous pouvez la stimuler post pandémie.

PRODUCTIVITÉ | 11 MINUTES DE LECTURE
productivity during the pandemic - Workplace from Meta
La productivité en cas de pandémie

La productivité en cas de pandémie

Avec l’apparition du virus du COVID-19 et le travail à distance en masse qui en a découlé, on a assisté à quelque chose d'intéressant au niveau des entreprises : la production a augmenté. 43 % des cadres et dirigeants européens interrogés dans le cadre d'une enquête ont indiqué que le télétravail avait eu un impact positif sur la productivité, contre seulement 29 % qui ont déclaré qu'elle avait baissé. Dans le même temps, la productivité américaine bondissait de 7,3 % – connaissant sa plus forte hausse depuis 2009 – alors que le nombre d'heures travaillées avait diminué, et que beaucoup de personnes avaient perdu leur emploi.

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Pourtant cette reprise n’est pas tellement surprenante, puisqu’on assistait dans le même temps à une hausse du télétravail. En théorie, le télétravail devrait stimuler la productivité, puisque les salariés vont perdre moins de temps à faire autre chose, comme se déplacer pour aller au bureau par exemple. Une étude de 2012 avait montré une hausse de la productivité de 13 % d'une agence chinoise de réservation en ligne de voyages lorsque ses employés avaient été autorisés à travailler depuis chez eux quatre jours par semaine. Cette étude estimait que l’augmentation de la productivité était due au fait que les employés avaient moins de distractions, et donc plus de temps pour travailler.

Cette hausse de la productivité permet d’expliquer pourquoi les salariés ne se sont pas rués pour retourner au bureau lors de la reprise post COVID-19. Pourquoi vouloir revenir à la "normale" alors qu’on est plus productif en travaillant de chez nous ? Même si certaines entreprises ont complètement supprimé leur lieu de travail physique et font travailler leurs employés entièrement à distance, le travail hybride semble être l'avenir pour le reste des entreprises. En effet, on estime que 48 % des employés vont maintenant travailler au moins une partie du temps à distance, contre 30 % avant la pandémie. Ainsi, beaucoup de salariés vont devoir retourner progressivement au bureau, même si ce n’est qu’à temps partiel.

Qu’est-ce que cela signifie exactement en termes de productivité ? Comment faire pour rester sur la même lancée que celle du télétravail ? Comment cette hausse de la productivité est-elle liée aux autres améliorations constatées au cours de cette période ? En effet, parmi ces améliorations, on note que 90 % des chefs d'entreprise affirment que leur culture d’entreprise s'est améliorée, 84 % pensent que l'engagement de leurs employés a augmenté, et 83 % estiment que leurs employés bénéficient d’une meilleure expérience au travail.

Supposons que nous voulions maintenir une meilleure productivité et une meilleure expérience employé. Pour cela, il convient d'examiner pourquoi la productivité a augmenté, et comment productivité et expérience employé s'influencent mutuellement. On constate que les employés travaillant à distance ont moins de distractions et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Ils ont plus de flexibilité et plus de contrôle sur leur environnement de travail. Comment les entreprises peuvent-elles reproduire l'une ou l'autre de ces conditions avec le retour au bureau de leurs employés ? Que faut-il faire pour créer et améliorer le lieu de travail ?

Commençons par définir ce qu’est la productivité, et comment elle fonctionne.

Qu’est-ce qu’on entend par productivité ?

Qu’est-ce qu’on entend par productivité ?

Selon l'OCDE, la productivité « décrit la relation entre la production et les facteurs nécessaires pour l’obtenir ». Qu’est-ce que cela signifie exactement ? Un facteur entrant (appelé aussi intrant ou input) va servir à produire quelque chose, comme de l'équipement, du temps, du capital, du travail ou de la terre. Un facteur sortant (appelé aussi extrant ou output) est ce qui est produit – comme une voiture ou la quantité de maïs cultivée par parcelle de terre.

S'il est relativement facile d’utiliser cette définition de la productivité pour tout ce qui relève des secteurs de l'industrie et de l'agriculture, ce n'est pas aussi simple pour le secteur des services. En effet, pour un cabinet d'avocats, une entreprise de prestataires de soins de santé ou encore une compagnie d'assurances, les facteurs entrants et sortants sont très variés. Il n'est pas toujours facile de les définir, ni ce que la productivité représente pour ces entreprises.

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Comment peut-on calculer la productivité ?

Comment peut-on calculer la productivité ?

Il est assez compliqué de mesurer la productivité car il n'y a pas qu'un seul intrant ou extrant à prendre en compte. Cependant, le calcul de base montre qu’on peut diviser le facteur sortant par le facteur entrant.

Ainsi, si vous avez 3000 voitures fabriquées par 100 employés, le calcul de la productivité sera le suivant :

3000 voitures ÷ 100 employés = 30 voitures par employé et par jour.

Concernant le secteur des services, si on se concentre sur un facteur quantitatif – par exemple le nombre de clients qu'un vendeur va servir dans un magasin – cela ne donne pas un résultat précis de la productivité. On peut se demander : quelle a été l'expérience du client ? A-t-il acheté quelque chose ? Reviendra-t-il au magasin ? Recommandera-t-il le magasin à ses proches ?

Pour répondre à ce type de questions, il existe d'autres approches pour mesurer la productivité. Certaines entreprises vont diviser le revenu généré par chaque travailleur par son salaire. D'autres vont donner aux employés des objectifs de performance et mesurer la productivité en fonction de ceux-ci. Il est aussi possible de calculer la productivité en tenant compte de l'expérience des clients ou des patients, et de leur satisfaction à l'égard du service qu'ils reçoivent.

Dans leur rapport sur la mesure de la productivité dans le secteur des services, Xiofeng Li et David Prescott affirment que : « La qualité dans le secteur des services est très importante car les clients évaluent généralement un service par sa qualité ».

Cette idée suggère un calcul encore différent.

Pourquoi la productivité est-elle importante ?

Pourquoi la productivité est-elle importante ?

Quelle que soit la façon dont elle est mesurée, on peut se demander pourquoi les économistes et les chefs d'entreprise sont-ils autant concentrés sur la notion de productivité ? Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles la productivité reste au cœur de leurs préoccupations.

Mesurer l’efficacité

La productivité n'est pas la même chose que l'efficacité, mais les deux sont si inextricablement liées que la productivité est parfois considérée comme une mesure de l'efficacité de la production.

Dans un monde où l'on cherche à réduire au maximum l'impact de l'activité humaine sur l'environnement, les entreprises doivent utiliser efficacement les ressources naturelles, afin de produire le moins de déchets. De plus, la pandémie de coronavirus sous-entend un retour au bureau dans un contexte économique en mutation, dans lequel on attend des salariés qu'ils fassent plus avec moins. Ainsi, les entreprises vont essayer d’obtenir un maximum de bénéfices en fonction de leurs rentrées d’argent.

Augmenter le pouvoir d’achat

Une plus grande productivité est synonyme de meilleurs résultats pour tout le monde – et pas seulement pour les entreprises. Puisque les entreprises vont réaliser davantage de bénéfices, une plus grande productivité peut entraîner une hausse des salaires. Elle peut aussi signifier une baisse des prix pour les consommateurs, puisque les entreprises vont utiliser leurs ressources plus efficacement. Une demande plus forte pourra aussi entraîner une hausse des taux d'emploi, et une économie plus dynamique et compétitive. Comme le dit la société d’audit anglaise Deloitte dans son rapport The UK Productivity Puzzle : « il est difficile de surestimer l'importance de la productivité dans l'amélioration du pouvoir d’achat ». À l'inverse, lorsque la productivité diminue, les salaires et les offres d’emplois décents diminuent également.

Augmenter la rentabilité

Une meilleure productivité signifie généralement pour les entreprises une hausse de leur rentabilité. Tout le monde peut y gagner si l’entreprise profite de cette rentabilité pour augmenter les salaires de ses employés, et développer des opportunités pour que ses salariés puissent s’élever au sein de l’entreprise. Les entreprises peuvent ainsi réinvestir les bénéfices dans l'entreprise même, ce qui leur permet de se développer et de créer de nouvelles opportunités.

Renforcer le bien-être de vos employés

La productivité et le bien-être constituent un cercle vertueux. Si vos employés ont trop de travail, et en même temps pas assez de temps pour le faire, cela peut vite devenir stressant pour eux. Ils vont alors être épuisés et se désengager de l’entreprise. Cependant, si on leur donne les moyens d'être plus productifs, ils vont profiter d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et de plus de possibilités pour faire évoluer leurs carrières. Les chefs d'entreprise qui prennent soin du bien-être de leurs employés peuvent en tirer profit : si ces derniers se sentent en bonne santé et satisfaits de leur travail, ils sont plus aptes à être productifs.

Susciter un bon état d’esprit au sein de l’entreprise

S’ils arrivent à utiliser leur temps de manière productive, vos employés se sentiront mieux. Ce sentiment de bien-être peut se propager dans toute l'entreprise, améliorer le moral de vos salariés, réduire l'absentéisme et encourager la collaboration et la croissance. Mais si un meilleur état d’esprit peut se traduire par une meilleure productivité, les mesures de productivité qui ne tiennent pas compte du bien-être des employés – par exemple en ne leur donnant pas suffisamment de temps pour accomplir leurs tâches – peuvent avoir un impact négatif sur leur état d’esprit, ce qui entraîne une baisse de la productivité.

Susciter l’engagement de vos employés

La productivité est étroitement liée à l'engagement des employés. Les employés désengagés font perdre en productivité l’équivalent de milliards de dollars. En effet, selon le rapport de l’entreprise américaine Gallup intitulé State of the Global Workplace, les entreprises dont les employés sont engagés affichent une rentabilité supérieure de 21 % et une productivité supérieure de 17 % par rapport à celles dont l'engagement des employés est faible. Ces entreprises ont également une meilleure fidélisation de la part de leurs employés, moins d'absentéisme, un meilleur engagement envers les clients, moins d'accidents et de congés maladie. Une preuve, peut-être, de la force du lien entre productivité et expérience employé (EX).

Garantir la satisfaction de vos clients

Les employés ne sont pas les seuls concernés par cette productivité. En utilisant leur temps de manière plus productive – pour répondre ou servir les clients plus rapidement par exemple – le comportement de vos employés peut également augmenter la satisfaction de vos clients. Cependant, si on mesure la productivité de manière purement quantitative, on ne va pas nécessairement tenir compte de la satisfaction du client. Vous avez beau servir vos clients rapidement, cela ne garantit pas que vous les servez bien. C'est pourquoi il est important de prendre en compte la qualité du service dans la mesure de la productivité.

Quelles sont les causes d'une faible productivité ?

Quelles sont les causes d'une faible productivité ?

Selon un sondage de 2019 qui interrogeait des travailleurs au Royaume-Uni, seul un sur quatre estimait être constamment productif au travail. La productivité lente étant un phénomène dans de nombreux pays, on peut raisonnablement supposer que ce manque de productivité est assez répandu. On peut se demander : qu'est-ce qui est exactement à l'origine de la faible productivité ? La réponse à une question aussi complexe n’est pas simple.

Absentéisme et présentéisme

L'un des enjeux les plus cruciaux pour les entreprises est le bien-être de leurs employés, ou plutôt leur manque de bien-être. Si le niveau de bien-être est élevé, il aura un impact positif sur la productivité, et vice-versa. Les congés maladie vont aussi avoir un effet considérable sur la productivité : certaines études estiment que les congés maladie peuvent faire perdre jusqu’à 530 milliards de dollars par an en termes de productivité. En résumé, si vos salariés ne travaillent pas ou sont malades, ils ne peuvent pas être productifs, et leurs performances sont affectées. Toute entreprise désireuse d'accroître sa productivité doit donc s’interroger sur les congés maladies de ses employés, et notamment sur les raisons liées à ces absences – qu'elles soient en lien avec le travail ou non –.

Tout comme l'absence pour congé maladie est un signe presque certain d’une perte de productivité, il en va de même pour son opposé, le présentéisme. Les employés qui font régulièrement des heures supplémentaires sont facteurs d’un problème de productivité. L’absentéisme et le présentéisme montrent également que vos employés ne travaillent pas autant que vous le pensez.

Le syndrome des heures supplémentaires à répétition peut avoir plusieurs causes. Il peut être dû à une culture d'entreprise qui considère le travail en dehors des heures de travail comme normal, ce qui empêche vos employés de partir à l'heure. Il peut être dû au fait que les employés sont trop distraits pour effectuer leur travail pendant les heures définies dans leur contrat, ou qu'ils rencontrent une difficulté mais n’en parlent pas. On peut aussi citer la loi de Parkinson selon laquelle « le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour sa réalisation » pour expliquer le présentéisme de vos employés.

Quoi qu'il en soit, c'est un problème que les entreprises doivent résoudre. Travailler plus longtemps ne permet pas d'accomplir plus de choses – c’est parfois tout le contraire. Certaines personnes considèrent la réduction du temps de travail comme la réponse au problème de productivité – ce qui a entrainé la demande de la semaine de quatre jours ou de la journée de six heures. On estime que si les salariés ne disposent que de quatre jours pour effectuer tout leur travail, ils vont s'y mettre aussitôt et le faire à temps. Ensuite, grâce aux trois jours de repos, ils vont profiter d’un meilleur bien-être et d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée – ce qui permet in fine d’augmenter leur productivité.

Distractions et manque de contrôle

Qu'est-ce qui empêche concrètement vos employés d'être productifs pendant leurs heures de travail ? L'une des raisons est la distraction. Trop d'e-mails, trop de réunions, les pauses café, les bruits de fond et les bâtiments insalubres sont autant de raisons qui expliquent pourquoi les gens tardent à se mettre au travail.

Beaucoup de ces distractions ont disparu lorsque de nombreux employés ont été forcés à travailler depuis chez eux à cause de la pandémie de coronavirus. Par conséquent, pour planifier leur retour au bureau, il vous faudra étudier comment vous pouvez donner à vos employés le même contrôle sur leur environnement de travail au bureau que celui qu'ils ont à la maison. Examinez des éléments tels que la température, les niveaux sonores et le mobilier de bureau. Sont-ils confortables ? Vos salariés peuvent-ils les ajuster en fonction de leurs besoins ?

Presque inévitablement, pendant le télétravail, vous avez réduit le nombre de réunions en face à face, et celles qui étaient obligatoires. Les entreprises se sont tournées vers des solutions virtuelles, qui resteront importantes à l'avenir – quel que soit le type de réunions. Comment les entreprises peuvent-elles profiter de la reprise post-COVID pour améliorer la concentration et la productivité de leurs employés – et éviter qu’ils ne soient blasés – pendant les réunions ?

De même, de nombreuses entreprises ont réduit leur dépendance aux e-mails, utilisant d'autres outils de communication pour les discussions quotidiennes et autres communications internes. Puisque cette solution s'avère moins stressante et plus efficace, les entreprises ont tout intérêt à continuer à procéder de cette manière.

Mauvaise communication et circulation des informations

Vos employés peuvent se sentir isolés et démotivés s’il y a un manque de communication au sein de votre entreprise. Qu’ils ne soient pas en mesure de trouver les informations nécessaires pour faire leur travail, qu’ils aient l'impression de ne pas pouvoir poser de questions, ou le sentiment que leurs responsables ne sont pas disponibles pour les aider, etc. toutes ces situations peuvent avoir un impact sur la productivité de vos employés. Elles peuvent également nuire à leur moral et leur causer du stress, réduisant ainsi encore plus leur productivité.

La communication a été au cœur de tous les enjeux avec le télétravail de masse, car les entreprises ont réalisé qu'un manque de communication pouvait être un gros problème pour connecter des employés dispersés.

Mais est-ce un problème au bureau ? Aujourd'hui, alors que vos employés reviennent tous au bureau, il est temps de faire le point. Si vous avez mis en place de meilleurs moyens de communication pendant la pandémie – en vérifiant régulièrement auprès de vos employés comment ils allaient, en fixant des objectifs clairs, en différenciant les canaux selon le type de communication – vous devriez envisager de les maintenir. Si la communication et la circulation des informations se sont avérées être un problème, il faut le résoudre de toute urgence. Il faut en effet régler ce problème d’autant plus vite que maintenant la situation est encore plus compliquée, puisque vos employés travaillent à la fois sur place et à distance.

Comment améliorer la productivité ?

Comment améliorer la productivité ?

Fixer des objectifs de productivité

Être occupé ne signifie pas nécessairement être productif. Définissez les tâches qui ont une valeur en termes de productivité (pas seulement répondre aux e-mails) et fixez des délais pour réaliser ces tâches – en vous concentrant sur le nombre d'appels que les commerciaux doivent passer en une journée, par exemple.

Contrôler les tâches non productives

Vous pouvez aussi réfléchir à la manière d’empêcher les tâches à faible valeur ajoutée d'empiéter sur votre journée. Définissez des moments spécifiques pour consulter les e-mails, et passez par des outils de communication différents pour envoyer les bons messages, aux bonnes personnes, au bon moment. Réfléchissez à deux fois avant d'organiser une réunion : est-elle vraiment nécessaire ? Quels résultats souhaitez-vous obtenir ?

Réduire le multitâche

On pourrait croire que faire plusieurs choses à la fois serait très productif. En réalité, il n'est pas possible de faire plus d'une chose à la fois. Lorsque nous sommes multitâches, nous passons rapidement d'une tâche à une autre. En plus de casser la concentration, cela fait perdre un temps précieux, surtout lorsque les tâches sont complexes. Selon certaines estimations, la productivité peut se voir réduite de 40 % lorsque l'on passe d'une tâche à une autre. Pour remédier à ce problème, offrez à vos employés les moyens d'organiser leur charge de travail, pour qu'ils puissent se concentrer sur une tâche jusqu'à ce qu'ils l'aient terminée, avant d'en commencer une autre.

Proposer des formations

Des études montrent que la formation accroît la productivité, ce qui n'a rien de surprenant quand on y pense. Les employés qui ont confiance en leurs capacités à faire leur travail efficacement sont plus aptes à être plus productifs. De plus, s'ils savent ce qu'ils doivent faire, ils vont moins demander de l'aide ou des conseils, ce qui permet aux autres employés de se concentrer davantage sur leur travail.

Reconnaitre les performances de vos employés

En reconnaissant l’excellent travail de vos employés, vous améliorez leur moral, leur engagement et leur productivité, ce qui peut pousser vos autres employés à être plus collaboratifs au sein de l’entreprise. Selon Deloitte, la productivité et les performances sont 14 % plus élevées dans les entreprises qui reconnaissent les performances de leurs employés. La personne qui va féliciter compte autant que la reconnaissance elle-même : les recherches montrent que la reconnaissance des managers est la plus appréciée, suivie par les éloges d'un leader plus haut placé dans la hiérarchie.

Déléguer, déléguer, déléguer

« On n’est jamais mieux servi que par soi-même ». Si vous adoptez cette idée à votre vie professionnelle, cela signifie que vous ne faites pas confiance à votre équipe, et que vous risquez d'être surchargé de travail, augmentant votre stress, et réduisant de fait votre productivité. Les managers doivent avoir suffisamment confiance en leurs équipes pour leur déléguer du travail, et ne pas avoir à faire de micro-management. Si cela ne semble pas possible, formez vos collaborateurs pour les encourager à déléguer.

Utiliser les bons outils

Grâce à une communication et à des outils adaptés, les messages parviendront aux bonnes personnes de la bonne manière. Ainsi, vos employés accèdent rapidement aux bonnes informations, et la collaboration au sein de l'équipe se fait de manière fluide, ce qui permet d’éviter tout problème de productivité.

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