Quand nous pensons productivité, nous pensons généralement à la productivité d’une équipe et non d’une personne. Qu’en est-il de notre propre productivité ? Que vous soyez manager, employé au sein d’une équipe ou indépendant, il est facile de mettre en place des habitudes de travail toutes simples, qui vous serviront à être plus productif tout au long de la journée. Explications.

Comment améliorer la productivité de vos employés sur le terrain

Les employés en contact direct avec la clientèle peuvent leur offrir une expérience client exceptionnelle. Pour ce faire, vous devez former et responsabiliser vos employés sur le sujet. Téléchargez notre méthode pour en savoir plus.

Pourquoi la productivité personnelle est-elle si importante ?

Pourquoi la productivité personnelle est-elle si importante ?

La pandémie de COVID-19 a bouleversé le monde du travail. Les entreprises ont dû se montrer très agiles : elles ont été obligées d’adapter leurs services, de réorganiser leurs équipes et d’adopter rapidement le travail flexible ou à distance.

L'accent a été mis sur la productivité. Beaucoup d’entreprises étaient inquiètes, doutant que leurs employés allaient être aussi productifs en travaillant à distance qu’au bureau. En effet, selon le Forum économique mondial (the World Economic Forum), 78 % des chefs d'entreprise pensaient que le travail hybride et à domicile allait nuire à leur productivité.

Les résultats obtenus se sont pourtant avérés positifs. Plusieurs études ont noté une hausse de la productivité plutôt qu'une baisse. 94 % des employés interrogés pour une enquête ont déclaré que leur productivité était supérieure ou égale à celle d'avant le COVID. Une autre étude montre que les employés à distance ont moins de distractions et moins de temps pendant lesquels ils sont improductifs que lorsqu’ils sont au bureau.

Alors que les entreprises se concentrent sur la mesure de la productivité de leurs employés et le travail d’équipe, nous allons nous interroger sur l’évolution de notre façon de travailler en tant qu'individus. Le travail à distance implique une plus grande responsabilité dans la gestion de notre productivité personnelle. Comment faire pour mieux gérer et améliorer notre productivité personnelle ?

Alors que les outils traditionnels de suivi de la productivité s'intéressent aux tâches, il convient d'envisager la productivité personnelle de manière plus flexible. Il peut être intéressant de la mesurer à l'envers : commencer par examiner le rendement, puis trouver les actions et les comportements qui ont mené au succès – et ceux qui l’ont au contraire empêché.

Nous devons également envisager la productivité de manière globale en termes de bien-être. Il est largement reconnu qu'il existe un lien entre la productivité et le stress. En effet, plus une personne est stressée, moins elle est susceptible d'être productive, tandis qu'une baisse de productivité peut être le signe d'un problème de bien-être mental.

Comment mesurer ma productivité personnelle ?

Comment mesurer ma productivité personnelle ?

Il existe une équation simple pour mesurer la productivité. Il suffit de diviser la quantité de résultats obtenus par le nombre d'heures travaillées. Une personne très productive obtiendra la même quantité de résultats pour une entreprise en peu de temps ou obtiendra plus de résultats dans le même laps de temps qu’une personne peu ou pas productive.

Le problème est qu'il est difficile de mesurer la productivité personnelle de cette manière, car il n’est pas toujours facile de se rendre compte des résultats obtenus. Cela est particulièrement vrai si votre travail n'implique pas la création d'un produit physique, car cela rend les résultats plus difficiles à mesurer.

Il est donc plus facile de calculer la productivité personnelle en faisant la moyenne du total des heures productives, par jour ou par semaine. Une heure productive est une heure pendant laquelle vous allez vous concentrer sur une tâche et la mener à bien, sans être distrait.

Nous sommes nombreux à nous sentir plus productifs à certains moments de la journée ou de la semaine, surtout lorsqu’il n’y a pas de distractions pour nous déranger. Quand on parle de distractions, cela va des réunions aux appels téléphoniques ou notifications de messages, en passant par des petites tâches chronophages trop nombreuses. Tous ces éléments perturbateurs vont vous empêcher de mener à bien les plus grosses tâches.

Une étude réalisée en 2019 par le Conseil de recherche économique du Royaume-Uni a révélé que le travailleur britannique moyen n'était productif que pendant 2 heures et 53 minutes par jour. En supposant que la journée de travail moyenne est d'environ 8 heures, cela laisse près de 5 heures où rien de productif n’est concrètement achevé. Si votre productivité personnelle est supérieure à 3 heures par jour, vous êtes déjà plus productif que l'employé moyen.

WPour mesurer votre productivité personnelle, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

Combien de temps dédié avez-vous en moyenne par jour pour vous concentrer sur une tâche spécifique ?

Si votre agenda est noyé sous les contraintes administratives ou si vous avez tendance à travailler sur deux ou plusieurs projets simultanément, cela peut affecter votre productivité.

Combien de réunions avez-vous par jour ?

Avez-vous de nombreuses tâches à remplir ? Des délais irréalistes à respecter ?

Si cela vous arrive souvent, vous devez réévaluer votre approche du travail – devez-vous déléguer davantage ?

Êtes-vous en mesure de prendre des pauses régulières, y compris une pause déjeuner ?

Les pauses sont essentielles pour rester concentré, c’est pourquoi il faut absolument ménager du temps pour s’éloigner des écrans.

Comment améliorer ma productivité personnelle ?

Comment améliorer ma productivité personnelle ?

La chose la plus importante à garder en tête lorsqu'il s'agit de maximiser votre productivité est la suivante : tout commence par un changement d'état d'esprit. Toutes les applications qui aident à gérer son temps et tous les logiciels de suivi de la productivité ne feront aucune différence si vous n’avez pas décidé de changer les choses.

Suivez nos 10 conseils pour changer la donne et maximiser votre productivité personnelle :

1. Réfléchissez à ce qui vous freine

Vous vous sentez distrait, débordé ou ennuyé au travail ? Prendre conscience de votre charge de travail et de vos ressentis est la première étape pour comprendre ce qui bloque et améliorer in fine votre productivité.

2. Visualisez ce à quoi ressemble une journée productive pour vous

Essayez de vous représenter les pensées et les ressentis que vous associez à la productivité. Où en êtes-vous ? Dans quel état d'esprit êtes-vous ? Quel est votre mode de travail ?

3. Créez des étapes pour essayer d'atteindre cette journée idéale

Ne partez pas du principe que vous pouvez atteindre ce à quoi vous aspirez simplement en le souhaitant très fort. N'essayez pas de tout faire en même temps non plus. Au contraire, prenez le temps d’élaborer une stratégie, puis de l’appliquer étape par étape.

4. Établissez un plan de productivité (avec une liste de tâches) pour chaque jour

Utiliser un agenda pour planifier chaque journée est un excellent moyen d'aborder la journée de manière plus productive. En élaborant votre liste de tâches à effectuer, cela vous aide à visualiser vos priorités. Ainsi, vous saurez instantanément organiser votre emploi du temps et rajouter facilement tout travail supplémentaire ou imprévu.

5. Débarrassez-vous rapidement des tâches importantes

Si vous devez mener à bien une tâche importante, assurez-vous de vous y attaquer le plus tôt possible dans la journée ou la semaine. Le fait d'accomplir votre tâche la plus stressante vous permettra d'aborder plus sereinement les autres tâches sur votre liste de choses à faire.

6. Divisez les tâches importantes en petites tâches

Si vous vous sentez dépassé par l'ampleur d'un projet, essayez de le décomposer en de nombreuses petites responsabilités. Cela vous permet de cocher au fur et à mesure les petites choses sur votre liste de tâches, et ainsi progresser vers la réalisation de l'objectif principal.

7. Récompensez-vous

Pour chaque tâche que vous cochez, offrez-vous une récompense. Qu'il s'agisse de faire une pause des écrans pendant 10 minutes, préparer une boisson ou un snack, ou encore de s’accorder quelques minutes sur les réseaux sociaux, cela permet de se motiver et terminer son travail plus rapidement.

8. Assurez-vous de prendre des pauses

Faire une pause permet de se concentrer plus facilement, et de réduire le stress. Travailler pendant le déjeuner est donc une mauvaise idée, cela ne va pas vous aider à terminer votre travail plus vite, mais viendra au contraire entraver votre productivité.

9. Déléguez ou automatisez les tâches dès que c’est possible

Lorsque vous vous retrouvez avec trop de choses à faire, n’hésitez pas à demander de l’aide, au lieu de vous plaindre. Trouvez quelqu'un pour vous assister, ou mieux encore, utilisez la technologie pour effectuer le travail à votre place ! Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel pour envoyer et collecter les résultats d'une enquête.

10. Suivez votre productivité dans le temps

Cela vous permettra de dégager certaines tendances de travail, comme les éléments qui vous font régulièrement perdre votre concentration et donc votre productivité. Chronométrez votre temps de travail – soyez honnête dans l'enregistrement de vos temps productifs et non productifs. Une fois que vous avez tous ces éléments, essayez de dégager un modèle avec ce qui vous a rendu plus productif et ce qui vous a ralenti. Ces éléments peuvent vous servir de base pour élaborer une stratégie de travail plus efficace.

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Quelles techniques utiliser pour améliorer ma productivité personnelle ?

Quelles techniques utiliser pour améliorer ma productivité personnelle ?

Bien sûr, si vous voulez passer à la vitesse supérieure dans la gestion de votre productivité, vous pouvez toujours vous servir de techniques déjà existantes et qui ont fait leurs preuves. Il y en a beaucoup, vous pouvez donc adopter celle qui vous convient le mieux.

En voici quelques-unes à essayer :

SMART est l'abréviation de Specific (spécifique), Measurable (mesurable), Achievable (réalisable), Relevant (pertinent), Time-Bound (limité dans le temps). Définie pour la première fois par Peter Drucker, cette méthode aide les gens à se fixer des objectifs réalistes, puis à les atteindre en travaillant étape par étape de manière cohérente et directe.

Cette technique inventée par Francesco Cirillo est un système simple qui consiste à travailler par salves de 25 minutes entrecoupées de pauses régulières. Son nom vient du mot italien signifiant tomate, car Cirillo utilisait un minuteur en forme de tomate au moment de créer cette technique.

Cette technique de gestion de projet est très simple mais très efficace. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont des post-it et un tableau comportant trois colonnes intitulées « À faire », « En cours » et « Fait ». En déplaçant les post-it vers la droite, vous visualisez plus facilement la manière dont vous accomplissez les tâches, tout en ayant un aperçu global de vos autres responsabilités.

Cette méthode est inspirée de la citation de Mark Twain : « Mangez une grenouille vivante à la première heure le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ». Brian Tracy a conçu cette méthode de productivité autour d'un concept simple : en réalisant la tâche la plus difficile dès le matin, le reste de la journée sera beaucoup plus simple.

Cet acronyme signifie must have (indispensable), should have (utile), could have (réalisable) et would have (éventuel). Il s'agit d'une méthode simple qui consiste à classer vos tâches selon une hiérarchie allant du plus au moins urgent. Les tâches indispensables sont celles sur lesquelles vous devez vous concentrer immédiatement, à atteindre le plus vite possible (comme répondre à un message important), tandis que les autres tâches sont des objectifs à atteindre sur le long terme (comme obtenir une promotion).

Née de l'imagination d'un étudiant en informatique, la méthode systématiste se combine avec l'application Todoist pour rationaliser et hiérarchiser les tâches urgentes et importantes, afin de les mener à bien sans se sentir dépassé.

La célèbre technique GTD de David Allen consiste à traiter les informations qui circulent dans votre tête comme des mails, afin de classer les tâches en cinq catégories : capturer, clarifier, organiser, réfléchir et s'engager. Elle encourage à se concentrer sur une seule chose à la fois en permettant aux autres tâches moins urgentes d'être stockées – voire même placées dans la corbeille de votre boite mail.

Zen to Done, ou ZTD, ressemble à la méthode GTD, mais elle va plus loin. S'appuyant sur les changements de comportement nécessaires pour s'adapter à la méthode GTD, la méthode ZTD supprime la nécessité de s'arrêter et de réfléchir aux tâches, encourageant à toujours agir et aller de l'avant. Elle est très utile aux personnes qui préfèrent l'action à la réflexion.

Également connue sous le nom de méthode Seinfeld, cette méthode pousse à considérer chaque élément coché sur sa liste comme un pas de plus vers la construction d'une meilleure version de soi-même. Elle convient notamment aux personnes qui accordent de l'importance au progrès personnel.

Quels outils de productivité personnelle utiliser pour améliorer mes performances ?

Quels outils de productivité personnelle utiliser pour améliorer mes performances ?

Deux choix s’offrent à vous :

Les agendas et autres emplois du temps peuvent vous aider à suivre vos horaires, vos tâches, vos projets et vos objectifs, ainsi que ceux de votre équipe. Il existe de nombreux outils de gestion de projets digitaux ou en ligne, même si certaines personnes préfèrent utiliser du papier.

Les outils de chronométrage et de gestion du temps peuvent combiner les tâches et les étapes d'un projet avec des listes de choses à faire. Vous pouvez également planifier toutes vos étapes à l'avance. L’avantage principal de ce type d’outil est de pouvoir utiliser les statistiques qu'il génère pour définir le temps nécessaire pour accomplir différentes tâches.

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