La communication ouverte suppose que chaque personne, dans une conversation, puisse partager son point de vue en toute franchise et prendre part à un échange constructif. Pour beaucoup, une communication ouverte et franche est le pilier des relations solides en dehors du travail. Mais elle est tout aussi importante dans le monde professionnel.

Dans le monde professionnel, la communication ouverte peut empêcher la survenue de nombreux problèmes, notamment le développement d’une culture d’entreprise médiocre, le manque d’innovation et le désinvestissement du personnel.

Voici les types de communication auxquels s’applique la communication ouverte dans le cadre d’une entreprise :

• Communication interpersonnelle : interactions régulières au sein des équipes, entre les employé·es et leurs responsables, ainsi que pendant les conversations informelles sur le lieu de travail.

• Communications internes : communications unidirectionnelles au sein des grandes entreprises, lorsque la direction s’adresse à de larges effectifs. Sont également concernées les communications en sens inverse, c’est-à-dire les retours que font les employé·es à travers les canaux de feedback.

• Communication formelle : informations échangées dans le cadre de processus formels, tels que le recrutement, les évaluations du personnel, les licenciements ou encore les promotions.

La façon dont nous communiquons dépend en partie de notre style de communication personnel. Dans chaque entreprise se mélangent différents styles de communication, il est donc important de les connaître.

En règle générale, les théories portant sur les styles de communication classent les individus en deux catégories :

• Tempérament ouvert ou réservé

  Les tempéraments ouverts ont plus de facilité à exprimer leurs pensées, leurs émotions et leurs opinions, et ne se privent pas le faire. La communication est importante pour eux et leur intonation, leur langage corporel ainsi que leur contact visuel dénotent une volonté de connaître leur interlocuteur·ice.

  À l’inverse, les tempéraments réservés sont dans la retenue. Il faut leur donner le temps de s’ouvrir. Leur posture et leur gestuelle apparaissent plus formelles en comparaison des tempéraments ouverts.

• Communication directe ou indirecte

  La communication directe consiste à dire les choses telles qu’elles sont. Le but est de transmettre clairement l’information, la communication se veut rapide et dynamique. Pour ces profils, le plus important n’est pas la politesse, mais la franchise, c’est pourquoi ils semblent parfois dominateurs.

  La communication indirecte est bien plus prudente. La personne prendra son temps pour formuler sa pensée avant de la communiquer, et le fera avec prudence. Cette communication est plus précise et plus détaillée.

Ces modes d’interaction peuvent être combinés. Il existe des profils avec un tempérament ouvert et une communication indirecte. Par exemple, il peut s’agir d’une personne chaleureuse et avenante, mais qui n’impose pas ses opinions. Une personne peut aussi être réservée et directe en exprimant peu ses émotions et sa personnalité, mais en affirmant son point de vue.

Pour favoriser la communication ouverte au travail, il est important de comprendre la diversité des styles de communication et de veiller à donner à tout le monde la possibilité de s’exprimer.

Au travail, l’instauration d’une communication ouverte est synonyme de nombreux avantages pour l’organisation et son personnel.

L’engagement des employé·es, à savoir leur attachement profond à leur travail, augmente lorsque la communication est ouverte. C’est sans doute parce que le fait d’avoir voix aux chapitre donne le sentiment de compter et d’être capable. Une enquête de Salesforce montre que les employé·es ayant le sentiment d’être écouté·es sont 4,6 plus susceptibles de se sentir encouragé·es à fournir le meilleur d’eux-mêmes et d’elles-mêmes.

La communication ouverte offre des avantages évidents en matière de travail d’équipe. L’échange libre d’idées et la possibilité pour chaque personne d’apporter sa contribution enrichissent de fait la collaboration. En l’absence d’une pratique consciente de la communication ouverte, il existe un risque de laisser le monopole aux personnalités plus directes et plus ouvertes, ou de faire avancer les projets à un rythme trop rapide pour les autres profils portés sur un style de communication plus lent.

Il en va de même pour la créativité et innovation. Pour pouvoir tirer parti des idées de son personnel, l’entreprise doit créer une culture propice au partage de suggestions. La sécurité psychologique, qui garantit de pouvoir partager ses idées et opinions même si elles ne plaisent pas à tout le monde, est un composant essentiel de l’innovation.

La sécurité psychologique des individus dépend de leur capacité à pouvoir s’exprimer et à prendre des risques sans crainte de répercussions négatives, comme les réactions hostiles, la moquerie ou l’indifférence. La communication ouverte est donc très favorable aux nouvelles idées, dont certaines pourraient donner naissance à d’excellents produits et services. Elle facilite également la prise de risque, qui s’avère essentielle à l’innovation.

La communication ouverte peut également réduire les conflits au travail, notamment parce qu’elle permet d’entendre le point de vue de chacun et chacune. Les responsables formé·es à la communication et à la résolution des conflits ont un rôle important à jouer au sein de l’équipe, puisqu’ils et elles peuvent adopter le rôle de médiateur·ices dans le cadre d’une discussion ouverte.

Il existe un autre avantage : la responsabilisation. Si la communication ouverte est la règle dans l’entreprise, les membres du personnel seront moins enclins à rejeter la faute pour éviter toute responsabilité. Le fait pour une personne de pouvoir assumer la responsabilité de ses actions sans crainte lui permet de progresser, même si les conséquences de sa décision sont négatives.

La société pharmaceutique Eli Lilly raconte avoir organisé des « fêtes des échecs » en l’honneur des idées scientifiques ambitieuses et audacieuses qui ont débouché sur un échec. Le fait de parler de l’échec permet de discuter de ce qui n’a pas fonctionné et de formuler une stratégie différente. La plupart des traitements les plus réussis de Lilly étaient en réalité des « échecs » qui ont été réemployés à d’autres fins. C’est le cas du médicament Evista pour le traitement de l’ostéoporose, à l’origine développé comme contraceptif.

Pour favoriser les échanges libres et l’écoute, les personnes qui s’expriment et celles qui écoutent doivent avant tout être dotées de solides compétences en communication. De telles compétences ne s’acquièrent pas par hasard. Voici quelques méthodes pour commencer à instaurer une communication ouverte en entreprise.

• Politique de la porte ouverte

  Cette politique laisse la porte ouverte aux communications informelles à différents niveaux de l’entreprise. Au sens propre ou figuré, une porte ouverte invite les employé·es à s’adresser à leurs supérieur·es, peu importe le poste qu’ils et elles occupent au sein de l’entreprise.

• Récompenser la communication ouverte

  Pour que tous les membres de votre entreprise comprennent à quoi ressemble la communication ouverte, et pour l’encourager au sein de la culture d’entreprise, vous pouvez mettre en avant et récompenser des exemples de communication ouverte. Pour cela, vous pouvez adopter une approche formelle, en intégrant la communication ouverte à vos objectifs et KPI, ou bien procéder de façon plus informelle en félicitant et en récompensant les employé·es.

• Donner l’exemple

  C’est un fait : les dirigeant·es d’entreprise peuvent façonner la culture à travers leur propre comportement. En pratiquant la communication ouverte au plus haut niveau de l’entreprise, vous montrez aux autres comment se comporter. Un sondage mené auprès de plus de 500 employé·es aux États-Unis révèle qu’une communication interne réciproque (bidirectionnelle) et une communication réactive de la part de la direction participent à la création d’une culture émotionnelle positive au travail. Dans la même veine, les responsables qui communiquent de manière ouverte peuvent contribuer à façonner le comportement de leurs subordonné·es.

• Formation à la communication

  La communication ouverte n’arrive pas par hasard. Pour certaines entreprises, la formation et le développement axés sur la communication peuvent s’avérer essentiels dans l’évolution des interactions. La formation aide les employé·es à comprendre les différents styles de communication et leur offre des outils pour développer à leur tour des compétences, comme l’écoute active et la résolution des conflits.

• Donner leur chance aux nouvelles idées

  Une façon de montrer à vos employé·es que leurs idées et suggestions comptent pour vous est de leur donner le temps et la possibilité de les partager. Cela peut prendre la forme de sessions régulières d’échanges, par exemple des ateliers trimestriels, des évènements en dehors de l’entreprise ou des « hack days ». Vous pouvez également créer des canaux permanents dédiés au partage d’idées, par un exemple un groupe ou un fil sur votre plateforme de messagerie instantanée en interne ou un tableau blanc partagé.

• Être à l’écoute du personnel

  L’écoute du personnel s’impose de plus en plus dans les sciences relatives aux ressources humaines et dans les services concernés. Cette stratégie consiste à recueillir régulièrement les retours des employé·es et à utiliser ces données pour se faire une idée de ce qu’ils et elles pensent et ressentent à propos de leur travail. Elle offre des avantages mesurables en vous aidant à prendre des décisions et en vous indiquant la marche à suivre pour éviter les problèmes ou conserver les employé·es à risque.

  Dans une étude de 2021, 45 % des entreprises déclaraient que l’écoute des employé·es faisait partie des principaux domaines pour lesquels l’analyse des ressources humaines procure une valeur ajoutée. L’écoute des employé·es peut se faire à travers des sondages, des groupes de discussion par SMS, en personne, par messagerie interne, etc.

• Ne pas occulter les mauvaises nouvelles

  La communication ouverte entre la direction et le reste de l’entreprise s’avère aussi simple que gratifiante lorsque tout se passe au mieux. Mais les choses se compliquent lorsque vous rencontrez des problèmes. Comme de nombreuses organisations l’ont découvert pendant la pandémie, la confiance et l’honnêteté sont deux aspects particulièrement importants de la relation entre l’entreprise et son personnel en tant de crise.

  La possibilité d’évoquer les problèmes et les actions à entreprendre pour les résoudre endiguera les rumeurs, l’incertitude et l’angoisse. Ce mode de communication peut même ouvrir la voie à des suggestions innovantes de la part des employé·es, afin de trouver une solution à vos problèmes.

Poursuivre la lecture :

• La communication d’entreprise expliquée
• Principaux outils de communication interne
• La fin de l’email professionnel ?