Pensez-vous que votre entreprise intègre correctement ses nouvelles recrues ? Seulement 12 % des entreprises interrogées par Gallup ont répondu positivement à cette question. Globalement, il y a donc du travail en la matière.

Si votre processus d’intégration du personnel laisse à désirer, c’est votre organisation qui risque d’en pâtir, et de diverses manières. Il peut en résulter un manque de motivation des membres du personnel et des doutes sur la manière de mener à bien leurs missions, et finalement des départs nombreux et coûteux (le coût moyen pour remplacer un·e employé·e représente entre 16 et 20 % de son salaire). Selon différentes sources, jusqu’à 20 % des ruptures de contrat ont lieu dans les 45 jours qui suivent une prise de poste.

Mais quand une organisation intègre correctement son personnel, elle est gagnante : selon Forbes, 50 % des recrues affirment être prêtes à se dépasser pour leur entreprise si elles considèrent leur expérience d’intégration comme une réussite.

Qu’est-ce que l’intégration du personnel ?

Le processus d’intégration est la manière dont les recrues sont accueillies et incluses dans l’organisation. Il ne s’agit pas simplement de leur faire visiter les locaux et de remplir la paperasse. L’idée est de leur proposer une présentation complète de l’organisation, de sa culture et de son personnel. Cette phase peut durer jusqu’à 12 mois selon SHRM, une association américaine de professionnels des RH.

En plus de donner aux nouveaux membres de l’équipe des repères précis, ce processus d’intégration peut aussi poser les bases d’un sentiment d’appartenance à l’entreprise dès le début de la collaboration, ce qui est gage d’une meilleure expérience employé.

Création d’un processus d’intégration

Étapes du processus d’intégration

1. Commencer l’intégration avant le premier jour de vos recrues

Un processus d’intégration réussi commence avant le premier jour de vos recrues.

Entretenez leur enthousiasme pour leur nouvel emploi et continuez d’interagir avec elles jusqu’à leur prise de poste. C’est le moment idéal pour répondre à leurs questions ou doutes éventuels, et pour illustrer la culture accueillante de votre entreprise.

Lors de cette première étape, envoyez-leur la paperasse et les documents importants pour leur permettre de les lire et de mieux comprendre leur rôle et l’entreprise.

2. Composer un panier de bienvenue

Prenez le temps de montrer que vous tenez à vos recrues.

Composez-leur un panier de bienvenue généreux avec des attentions qui feront plaisir à coup sûr, à offrir le premier jour (ou à envoyer à domicile pour les employé·es qui travaillent à distance). Vous pouvez miser sur des douceurs, une gourde arborant le logo de votre entreprise ou encore un carnet, mais n’omettez pas de transmettre à travers vos choix les valeurs de votre culture d’entreprise. Ne perdez pas de vue que la première impression est cruciale.

3. Faire participer les autres membres du personnel

Au-delà des responsables, tout le personnel a un rôle à jouer pour créer une expérience d’intégration réussie. Les autres employé·es doivent être encouragé·es à participer à ce processus, qu’il s’agisse de prendre une recrue sous leur aile ou de lui faire visiter les locaux. Demandez aux autres membres du personnel s’ils souhaitent s’impliquer et confiez-leur une mission.

Selon la taille de votre entreprise, vos recrues auront probablement beaucoup de visages et de noms à retenir. Vous pouvez par exemple demander à quelqu’un de réaliser un organigramme avec l’intitulé de poste, le nom et une courte description de chaque employé·e (s’il n’y en a pas déjà un sur votre intranet ou dans votre annuaire interne).

Assurez-vous que les autres employé·es, les responsables, les superviseur·ses et la direction comprennent le processus d’intégration et le rôle qu’elles et ils y jouent.

4. Faire des points réguliers

Le processus d’intégration doit s’inscrire dans la durée. Faites le point régulièrement avec les recrues pour voir comment elles vont et répondre à d’éventuelles questions. Si vous avez peu de temps, voyez si un autre membre de l’équipe peut s’en charger.

Réservez un créneau dans vos emplois du temps respectifs pour prendre des nouvelles toutes les semaines ou deux fois par mois. Ainsi, le nouveau membre de l’équipe sent qu’on lui donne l’espace pour s’exprimer, ce qui peut contribuer à renforcer la relation au travail.

5. Partager et fixer des objectifs

Expliquez quels sont les objectifs de votre entreprise pour que les recrues bénéficient d’une vision plus concrète. Ensuite, fixez des objectifs précis pour chaque recrue.

Donnez-leur des missions claires à accomplir, ainsi que des retours réguliers et constructifs, pour leur montrer l’importance que vous leur accordez et entretenir leur motivation. Elles ont ainsi le sentiment de contribuer de manière significative à la réussite de l’organisation.

C’est la clé de l’épanouissement à court et à long terme des individus et de l’entreprise.

6. Recommencer le processus selon les besoins

Si une personne s’absente longtemps, pour un congé maladie ou sabbatique, par exemple, prenez le temps de la réintégrer. Mettez-la au courant des nouveaux projets et des changements qui ont eu lieu dans l’entreprise. Cela permet de réactiver son engagement et de retrouver rapidement une bonne productivité.

7. Personnaliser le processus

Chaque personne recrutée étant unique, les expériences d’intégration doivent l’être aussi. Assurez-vous que chacune d’entre elles est différente, intéressante et surtout, pertinente. Pour cela, vous pouvez simplement attribuer à chaque recrue un·e mentor pour développer ses relations avec le reste du personnel et ses projets professionnels.

Revoir le processus d’intégration

Une fois votre processus en place, vous devez l’actualiser de façon régulière pour vous assurer qu’il reste optimal. Vous pouvez lancer des sondages pour connaître le niveau de satisfaction des recrues quant à votre processus. Au moins une fois tous les trois ans, réexaminez-le entièrement, et apportez-y les modifications nécessaires selon les évolutions récentes de l’entreprise.

Peu importe votre méthode d’intégration, l’important est de faire aussi simple et motivant que possible. On n’a qu’une seule occasion de faire une bonne première impression.