12 avantages de la messagerie instantanée pour les entreprises
La messagerie instantanée est un élément de plus en plus important dans la boîte à outils de la communication d’entreprise. Mais comment cela peut-il aider votre organisation ? Penchons-nous sur la question.
Qu’est-ce que la messagerie instantanée pour les entreprises ?
Selon une récente étude, environ 43 % des employé·es utilisent désormais la messagerie instantanée au travail. À l’ère du COVID-19, ce mode de communication est essentiel pour de nombreuses entreprises puisqu’il remplace les échanges entre employé·es au bureau. Il permet d’avoir discussions professionnelles de manière informelle, ce qui favorise la collaboration et la productivité.
Cela étant dit, concentrons-nous désormais sur les aspects positifs. Voici les 12 avantages de la messagerie instantanée pour les entreprises :
Simplifier le travail grâce à Workplace
Que ce soit pour informer l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.
1. Efficacité
Un des principaux avantages de la messagerie instantanée pour les entreprises, c’est justement son caractère instantané. Grâce aux discussions en direct, vous pouvez aller droit au but. Elles sont moins formelles qu’un appel téléphonique ou qu’un e-mail.
La messagerie instantanée est donc parfaite pour les projets urgents qui nécessitent une communication et des décisions rapides. Un transfert d’informations fluide permet une meilleure réactivité, améliorant ainsi la productivité et l’efficacité.
2. Davantage d’insights
Accédez à plus d’idées sans avoir à mettre beaucoup de monde en copie de vos e-mails ou à organiser des réunions en personne. Les employé·es peuvent proposer leurs idées sur des outils professionnels de discussion en direct comme Workplace. Leur caractère instantané favorise la créativité et aide à développer les propositions.
3. Retours immédiats
Selon un sondage Futurestep, les millennials ont besoin de plus de retours sur leur travail que les autres générations. La messagerie instantanée facilite les retours : vous pouvez commenter immédiatement une tâche et l’approuver à l’aide d’un simple pouce levé. Elle permet également de répondre rapidement aux questions et de fournir de l’aide si nécessaire.
4. Facilité d’utilisation
Qu’il s’agisse de Facebook, WhatsApp ou de textos, presque tout le monde est habitué à utiliser une forme de messagerie instantanée dans la sphère privée. Cette familiarité met en confiance les utilisateur·ices, qui peuvent donc rapidement communiquer de manière efficace sans devoir acquérir de nouvelles connaissances. Et cela limite grandement les coûts de déploiement ou d’implémentation dans toute l’entreprise.
5. Sécurité des données
Souvent, les organisations sous-estiment les risques en matière de sécurité. Si on ne fournit pas au personnel les outils professionnels nécessaires, il risque d’utiliser des produits grand public personnels pour le travail. Ce « Shadow IT » empêche les entreprises de contrôler entièrement la sécurité de leurs données, de leur propriété intellectuelle et des accès à ces éléments.
6. Égalité
Dans un groupe de messagerie instantanée, tout le monde est au même niveau. Chaque personne bénéficie du même accès à l’information, et du même droit de contribution. Ainsi, les entreprises peuvent tirer parti des idées de personnes qui, dans d’autres circonstances, auraient pu penser qu’elles n’avaient pas leur mot à dire. La messagerie instantanée a donc l’avantage de n’exclure personne.
7. Créativité
La messagerie instantanée encourage la circulation rapide d’idées. Lors de séances de brainstorming, cette spontanéité peut aider certain·es à apporter leur pierre à l’édifice.
8. Télétravail
À l’heure où de nombreuses entreprises ont des équipes réparties dans différents pays et fuseaux horaires, elles se demandent comment mettre en contact et rassembler tout leur personnel. La messagerie instantanée peut être un outil intéressant dans le cadre du télétravail.
9. Mobile
Grâce aux plateformes optimisées pour le mobile, la messagerie instantanée peut être utilisée depuis n’importe où et en déplacement. Les discussions vidéo permettent des échanges en face à face impossibles à organiser dans d’autres circonstances.
Et cela n’a pas besoin de se cantonner aux communications en interne. Avec Workplace, vous pouvez aussi utiliser la messagerie instantanée sécurisée avec des fournisseur·ses, votre clientèle et des partenaires externes grâce aux groupes inter-entreprises.
10. Rapidité
Vous avez une information à communiquer rapidement à toute l’organisation ? La messagerie instantanée est l’outil adapté. Plutôt que d’espérer que votre personnel consultera l’intranet de l’entreprise ou ses e-mails, vous pouvez communiquer instantanément avec toutes vos équipes.
11. Disponibilité
Il vous est sûrement déjà arrivé de prendre le temps de rédiger un e-mail, de l’envoyer, et de recevoir un message automatique d’absence. Avec la messagerie instantanée, vous savez qui est en ligne et pouvez donc envoyer vos communications quand les destinataires sont disponibles.
12. Hiérarchisation de l’information
Avec environ 269 milliards d’e-mails envoyés chaque jour, pas étonnant que les employé·es se plaignent d’en recevoir trop. Même si l’e-mail restera pertinent dans certains cas, la messagerie instantanée permet de soulager, au moins en partie, les boîtes de réception.
Cette raison à elle seule peut justifier le déploiement d’une solution de messagerie instantanée prête à l’emploi dans votre organisation.
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