Vous avez trouvé le ou la candidat·e idéal·e. Félicitations ! C’est maintenant que ça se corse. L’intégration dans votre organisation des nouveaux membres d’une équipe est une étape cruciale.

Elle vous permet de définir des attentes claires pour les nouvel·les collaborateur·ices, de leur expliquer vos valeurs et de les aider à se familiariser avec vos processus. Ainsi, ils et elles pourront rapidement relever les défis pour lesquels vous les avez engagé·es.

L’évolution du personnel

Le monde du travail est en pleine évolution. D’ici 2020, 50 % du personnel sera composé de millennials. Dans ce nouveau monde, les employé·es veulent être autonomes et faire entendre leur voix. Ils et elles ont de nouvelles attentes à l’égard des outils utilisés et de leurs interactions avec une organisation. Ces personnes considèrent l’ouverture et la transparence comme acquises et croient en un dialogue facile et bilatéral avec leur chef d’entreprise.

De nombreuses organisations sont à la traîne par rapport à ces attentes. En effet, 40 % des employeurs n'offrent pas aux nouvel·les employé·es le soutien minimal nécessaire pour commencer leur nouvel emploi. D’après une étude, 43 % des organisations ont besoin de plus d’une semaine pour mettre en place la logistique et les outils de base des postes de travail.

Et une erreur à cette étape peut s’avérer coûteuse. Presque un quart des organisations perdent leurs nouvelles recrues au cours de la première année. Cependant, il ne s’agit pas seulement d’offrir un ordinateur portable à un·e employé·e de bureau ou de doter un·e opérateur·ice d’entrepôt des bons outils. Il est essentiel de rendre l’information accessible, de créer une communauté et de proposer un environnement sûr pour faire une réelle différence.

Voici comment y parvenir en utilisant Workplace de Facebook.

Utiliser les groupes Workplace pour la pré-intégration

Les nouvel·les arrivant·es peuvent mettre beaucoup de temps à se familiariser avec votre organisation et votre culture. Éliminez la paperasse inutile : utilisez les groupes Workplace pour transmettre à vos employé·es les informations liées à leur intégration avant même leur premier jour.

Tout d’abord, créez un groupe de pré-employé·es ou de nouvelles recrues en sélectionnant le type Groupe inter-entreprise, puis ajoutez des utilisateur·ices via leurs adresses e-mail personnelles.

Une fois que vos nouvelles recrues font partie du groupe, vous pouvez les rediriger vers des documents ou liens pertinents pour la formation et les ressources de pré-intégration. Vous pouvez leur demander de se familiariser avec les valeurs de votre entreprise et de lire le document « À quoi s’attendre le premier jour ».

Utiliser des publications épinglées pour indiquer des informations essentielles

Vous pouvez également utiliser des publications épinglées pour indiquer les informations vraiment importantes pour se mettre à jour. En épinglant des conversations en haut de leur boîte e-mail, les personnes peuvent facilement les parcourir sans manquer de contexte.

Utiliser Workplace pour l’intégration dès le premier jour

Accueillez les nouvel·les collaborateur·ices dans un groupe Workplace d’intégration pour les mettre dans le bain rapidement. Vous pouvez partager les ressources et les formations adaptées, et présenter l’aspect social de Workplace pour leur permettre d’interagir et de nouer des relations immédiatement.

L’outil Organigramme vous permet de rechercher rapidement des profils de collègues et des informations sur les équipes, et de consulter leur localisation, leurs coordonnées, leur responsable, la structure de leur équipe et même leur emploi du temps.

Voici quelques suggestions.

Utiliser Workplace pour présenter les nouvel·les arrivant·es à leurs mentors

Faciliter le mentorat sur le lieu de travail prouve que vous vous souciez de l’accompagnement des nouvelles recrues. De plus, les employé·es de plus longue date peuvent aussi bénéficier de l'aide d'une personne expérimentée qu'ils respectent (partage d’idées et formation à de nouvelles tâches).

Le mentorat peut aussi bien se faire en ligne qu’en face à face. Vous pouvez créer des groupes privés sur Workplace qui serviront d’espace de confiance où mentors et mentoré·es pourront tisser des liens.

L’intégration Cortado pour Workplace simplifie le processus en connectant les collègues les un·es aux autres selon les centres d’intérêt et les objectifs liés à leur carrière.

Utiliser les bots pour offrir une intégration personnalisée

L’utilisation de bots comme Boarding Pass de Price Waterhouse Coopers ou New Starter Bot de The Bot Platform peut aider les nouvel·les arrivant·es à se mettre dans le bain et à leur fournir des expériences personnalisées. Ces bots s'intègrent à Workplace Chat : il suffit de saisir une question pour obtenir une réponse.

Il s’agit souvent des mêmes questions, comme le mot de passe du WiFi ou le numéro de l’imprimante. Le bot accède à la base de données concernée et y récupère les réponses pour que les nouvelles recrues puissent se concentrer sur leur cœur de métier.

Guide rapide des outils d’intégration

Groupes

Les groupes intègrent les nouvel·les arrivant·es dès le premier jour. Réduisez la distance entre les équipes RH et le reste de votre entreprise. Partagez des supports de formation pour les nouvelles recrues, présentez les dernier·ères arrivé·es via des publications de bienvenue et aider-les à être efficaces dès le départ.

Vidéo en direct

Grâce à la vidéo en direct dans Workplace, les équipes de recrutement peuvent afficher leur touche personnelle. Encouragez les responsables à lancer un direct dans le groupe de l’équipe pour souhaiter la bienvenue à chaque nouvelle recrue et présenter son rôle, son expérience et son histoire personnelle.

Organigramme

L’organigramme vous permet de consulter rapidement le profil d’une personne et les informations sur son équipe. Il vous montre sa localisation, ses coordonnées, son responsable, la structure de son équipe, et même son planning du jour. Trop compliqué ? Survolez un nom, et vous verrez la plupart de ces détails sans même avoir à cliquer dessus.

Bots

Automatisez les processus fastidieux pour faciliter l’intégration. L’utilisation de bots dans Workplace Chat aidera les nouveaux membres de votre équipe à trouver des réponses utiles aux questions courantes comme le mot de passe du WiFi ou le numéro de l’imprimante.

À propos de l’auteur : Sameer Chowdhri est le responsable mondial de Workplace pour les RH. Fort de 20 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines, il conseille les experts du recrutement digital qui utilisent Workplace sur la transformation culturelle et l’avenir du travail, afin de les aider à humaniser l’expérience des employé·es.

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