Mobiliser le personnel à distance : pourquoi et comment y parvenir

La mobilisation du personnel à distance peut être un véritable défi. Mais il existe des moyens de communication efficaces qui peuvent améliorer la productivité personnelle et renforcer le sens du devoir. Penchons-nous sur la question.

ENGAGEMENT DU PERSONNEL | TEMPS DE LECTURE : 7 MINUTES
how to make employees feel included - Workplace from Meta

Les défis de l’implication du personnel à distance

Les nouveaux modèles de travail hybride et à distance permettent de gagner en flexibilité et en autonomie. Malgré les difficultés que nous avons tous connues en 2020, de nombreuses personnes affirment que l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée s’est amélioré cette année.

Mais cette situation s’accompagne aussi de son lot d’inconvénients. Des études montrent que 70 % des personnes travaillant à distance se sentent déconnectées de leur lieu de travail. Nous avons besoin de contact humain pour nous épanouir. Pour satisfaire ce besoin vital en l’absence d’espace physique partagé, nous devons réfléchir à des moyens de nous retrouver en face à face. De plus, à distance, certaines personnes travaillent désormais en équipe avec des collègues qu’elles n’ont jamais rencontrés en personne. Cette situation rend plus difficile la création d’un lien authentique et peut susciter chez le personnel un sentiment d’exclusion vis-à-vis de la culture de l’entreprise.

Jusqu’à récemment, ces défis étaient propres aux employés éloignés géographiquement. Aujourd’hui, ils sont bien plus répandus. Mais il y a tout de même une bonne nouvelle : les outils sont là pour créer du lien et favoriser l’implication des employés qui travaillent à distance. Voici comment procéder.

Simplifier le travail grâce à Workplace

Que ce soit pour informer tous les collaborateurs du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.

Neuf conseils pour favoriser le sentiment d’inclusion du personnel à distance

Neuf conseils pour favoriser le sentiment d’inclusion du personnel à distance

1. Tenez les personnes au courant

Il est essentiel de tenir votre personnel à distance informé dans un paysage en constante évolution afin de refréner toute incertitude ou anxiété potentielle. Dans votre plan de communication d’entreprise, prévoyez de partager les actualités de l’entreprise avec votre personnel avant de les annoncer publiquement. Vous donnerez ainsi aux employés une chance de poser des questions et d’émettre un avis.

2. Favorisez le bien-être personnel et professionnel

Les problèmes liés au bien-être ne sont pas toujours faciles à identifier dans un environnement virtuel. Apprenez à repérer les signes qui indiquent que les employés à distance rencontrent des difficultés, et intervenez rapidement. Certains signes permettent de reconnaître la fatigue liée à l’isolement : l’employé n’utilise pas sa caméra, ne participe pas aux réunions et s’arrête pour maladie.

Proposer un accès à la formation et un financement peut être un excellent moyen de contribuer au bien-être personnel et professionnel. Et comme ils n’ont plus à effectuer de trajet domicile-travail, les employés ont maintenant plus de temps pour s’impliquer dans l’entreprise et suivre des cours. Encouragez-les à parler de leurs centres d’intérêt en dehors du travail. Vous montrerez ainsi que vous les appréciez en tant que personnes et pas seulement en tant que ressources.

3. Responsabilisez les employés

La tournure des événements échappe à notre contrôle. Il est donc essentiel d’aider vos employés à distance à se sentir responsabilisés dès que vous en avez la possibilité. Par exemple, donnez-leur plus d’autonomie, faites preuve de souplesse concernant les horaires et le rythme de travail et donnez-leur de petites responsabilités, comme choisir s’ils préfèrent les appels vidéo ou audio.

4. Renforcez le sentiment d’appartenance à la culture d’entreprise

La culture d’entreprise peut être difficile à cerner. Avec le travail hybride qui gagne du terrain, les responsables de première ligne peuvent avoir du mal à communiquer virtuellement l’essence de la culture de l’entreprise ou avoir des difficultés à favoriser le sentiment d’inclusion des employés à distance.

Pour mieux les intégrer, encouragez les employés à distance et sans bureau à s’imprégner des valeurs de votre entreprise, et réfléchissez à la manière dont ces valeurs évoluent dans le paysage actuel. Vous devrez peut-être insister plus fortement qu’à l’accoutumée sur les valeurs de l’entreprise sur vos plateformes de communication, plutôt que de vous fier à un « sentiment ». Cette donnée est en effet plus fiable lorsque tout le monde se trouve au même endroit. Par exemple, commencez chaque réunion hebdomadaire en vous concentrant sur une valeur fondamentale et demandez aux participants de décrire comment ils l’ont appliquée récemment. Trouvez aussi des moyens de reconnaître ou de récompenser les efforts, comme des petits cadeaux ou des prix.

5. Encouragez la communication entre vos employés à distance

Encouragez les rencontres informelles entre les membres de l’équipe, comme les pauses-café virtuelles. Les petits groupes sont plus propices à la familiarité et à l’instauration de la confiance. Pour les équipes plus importantes, il peut être utile d’organiser plusieurs groupes pour la pause-café et de procéder à un roulement pour que tout le monde puisse se rencontrer. Pour les nouveaux membres de l’équipe, n’hésitez pas à créer des binômes.

Les entretiens individuels avec les responsables sont encore plus importants aujourd’hui, alors ne les oubliez pas. Adoptez la politique de la porte ouverte et offrez aux employés à distance un large choix de canaux de communication. Ils pourront ainsi vous contacter selon leurs préférences.

6. Assurez-vous que chaque voix soit entendue

Les employés sans bureau, dans les usines, dans les magasins et sur la route, ont une voix, mais il arrive qu’elle se perde. Cette situation peut leur donner le sentiment de ne pas être entendus ou valorisés. Cela signifie également que les organisations se privent de leurs idées et de leurs initiatives.

Pour mieux intégrer les employés à distance, donnez-leur les moyens de prendre la parole en utilisant des plates-formes sociales sur mobile ainsi que des méthodes plus conventionnelles, comme les sondages auprès des employés. Lors des réunions, envisagez d’allouer aux employés à distance ou sans bureau un temps dédié à la discussion, en particulier s’ils se sentent déjà déconnectés. Lorsqu’ils s’expriment, veillez à les écouter et à les encourager en retour. Faites de même lorsqu’ils envoient des e-mails ou des messages dans la discussion instantanée de l’équipe. Ces moments de micro-échange peuvent vraiment aider à valoriser et à motiver votre personnel.

7. Organisez des activités ludiques pour faire participer les employés à distance

Planifiez des activités et encouragez les activités informelles entre les membres de l’équipe. Certaines entreprises organisent régulièrement des quiz, des clubs de lecture ou des soirées karaoké, par exemple. Pour stimuler l’engagement, allouez un budget pour ces moments de convivialité et encouragez vos employés à distance à choisir les thèmes à tour de rôle. Laissez-leur une certaine autonomie pour dépenser le budget.

8. Planifiez le travail hybride pour maximiser la connexion

La flexibilité des horaires de travail est un aspect crucial pour la satisfaction du personnel, en particulier lorsque de nombreux employés à distance et sans bureau ont des priorités et des engagements qu’ils n’ont pas en temps normal. Les sentiments de solitude et de déconnexion peuvent se renforcer si les équipes ne se connectent jamais aux mêmes heures. Cherchez donc des moyens de parvenir à un équilibre entre les horaires de travail flexibles et les moments de connexion simultanée. Par exemple, vous pouvez programmer un petit nombre d’heures fixes ou demander aux employés d’allumer leur caméra à certaines réunions.

Dans le cadre de la transition vers de nouvelles méthodes de travail, encourager le personnel à distance à se rendre sur le lieu de travail ou dans un espace de travail partagé à la même heure chaque semaine, ou bien une à deux fois par mois, peut également renforcer le sentiment d’appartenance des employés.

9. Utilisez les outils de communication pour encourager et stimuler les interactions

Les outils de communication peuvent stimuler les interactions et favoriser le sentiment d’inclusion chez les employés. Montrez l’exemple en utilisant votre outil de communication préféré pour partager des nouvelles, encourager des conversations bilatérales et aider les chefs d’entreprise à être plus visibles.

Maintenir l’engagement malgré le télétravail : meilleurs conseils

Maintenir l’engagement malgré le télétravail : meilleurs conseils

Voici neuf conseils pour les entreprises. Mais les employés à distance peuvent également prendre des initiatives pour optimiser leur engagement.

Mettez en place un espace de travail dédié

Tout le monde ne dispose pas d’une pièce séparée pour travailler en paix, notamment les télétravailleurs installés en ville. Quelle que soit la configuration de votre logement, avec un peu de créativité, il est possible de dédier un espace spécifique au travail. Cette séparation physique vous aidera également à la fin de la journée, lorsque vous devrez revenir à votre vie de famille et laisser le travail de côté.

Fixez des limites entre vie professionnelle et vie privée

Ces limites sont particulièrement essentielles, car si elles ne sont pas mises en place, les employés risquent de travailler sans interruption. Comment peuvent-ils faire la distinction entre vie privée et vie professionnelle ?

Une astuce très répandue consiste à s’habiller comme si vous alliez au travail. Si vous avez une réunion importante, portez des chaussures. Ce genre de petit détail peut contribuer à séparer la vie professionnelle et la vie privée dans un contexte où les limites sont parfois très floues. Pour bien marquer la fin de la journée de travail, retirez vos vêtements de travail et, si possible, éteignez vos appareils et rangez-les dans une pièce séparée. Certaines personnes trouvent qu’une sortie ou une séance de sport peuvent les aider à déconnecter du travail.

Limitez les distractions

Les distractions sont le plus grand défi du travail à distance, selon 12 % des salariés. Cela est d’autant plus vrai si vous commencez tout juste le travail à domicile et que vous n’avez pas encore de routine. Même s’il faut reconnaître que même la meilleure des routines peut perdre sa raison d’être avec des enfants et des animaux de compagnie.

Pour supprimer les distractions, Forbes recommande de préparer les repas à l’avance et de désactiver les notifications sur le téléphone. Investir dans des écouteurs antibruit peut être utile, tout comme une boîte à colis sécurisée, afin que votre sonnette ne soit pas continuellement sollicitée par les livreurs.

Prenez soin de vous

Une étude de Monster a montré que 69 % des employés ont souffert de symptômes d’épuisement professionnel au mois de juillet, seulement quatre mois après le début de la pandémie. Les pauses bien-être dans votre journée peuvent vraiment faire la différence, qu’il s’agisse de suivre une séance de yoga ou de méditation en ligne, de faire une promenade quotidienne à heure fixe ou d’appeler un ami ou un proche pour discuter autour d’un café.

Votre bien-être physique est également important, alors prenez le temps de vérifier que votre installation de travail ne nuit pas à votre posture ou à la santé de vos yeux. Pensez ergonomie lorsque vous achetez (ou fabriquez) votre prochain meuble de bureau.

Organisez votre temps

L’un des avantages du travail à distance réside dans la possibilité de mieux maîtriser sa journée, ce qui permet d’augmenter sa productivité et son bien-être. Réfléchissez aux variations de votre niveau d’énergie tout au long de la journée et planifiez votre charge de travail en fonction de ces variations pour travailler non pas plus dur, mais plus efficacement. Améliorer vos techniques de gestion du temps peut également être d’une aide précieuse.

Faites des points réguliers une priorité

Si vous ressentez déjà les effets de la fatigue liée à l’isolement, vous aurez peut-être des difficultés à vous motiver pour participer aux réunions d’équipe, mais il est dans votre intérêt d’y prendre part. Pour les réunions informelles, fixez-vous comme objectif de vous connecter pendant 10 minutes seulement et augmentez progressivement cette durée lors des réunions suivantes. Pour renforcer vos liens et votre implication, proposez un thème de discussion qui vous ressemble, comme un livre que vous avez lu ou une journée de sensibilisation à venir.

Certaines personnes trouvent que le fait d’allumer leur caméra pendant un petit moment lorsqu’elles travaillent dans une salle virtuelle ou sont en réunion avec un collègue de confiance renforce les liens.

Abordez la solitude autrement

Même avant les confinements et l’instauration des politiques de travail à distance, la solitude était classée parmi les principaux problèmes rencontrés par les personnes en télétravail. Mais si l’on considère la solitude comme un problème de société plus général, on peut alors adopter une approche plus globale. En plus de privilégier les moments formels et informels avec les collègues à distance, introduisez de nouvelles habitudes, comme prendre des nouvelles d’un voisin ou rejoindre une communauté locale. Même lorsque nous nous sentons dépassés par les évènements, aider d’autres personnes peut nous aider à voir les choses sous un autre angle et à lutter contre la solitude.

Adopter de nouvelles habitudes facilitera la transition vers la prochaine phase du travail hybride, qui fera la part belle aux espaces de travail partagés, aux bureaux sur site, aux cafés et aux bureaux à domicile.

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