Améliorer la productivité du personnel

Comment développer un environnement de travail où vos employés peuvent en faire plus ? La productivité du personnel est un sujet qui suscite de plus en plus d’intérêt du fait de notre meilleure compréhension de la psychologie sur le lieu de travail et de l’accès à de nouveaux outils et de nouvelles technologies. Voici comment définir, mesurer et améliorer la productivité à l’ère du travail hybride.

PRODUCTIVITé | TEMPS DE LECTURE : 6 MINUTES
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Qu’est-ce que la productivité du personnel ?

Qu’est-ce que la productivité du personnel ?

La productivité d’une personne est la quantité de travail qu’elle est capable d’accomplir dans un temps donné. Cette mesure est simple, mais les facteurs qui entrent en jeu sont variés et complexes, qu’il s’agisse des outils utilisés ou des efforts de l’organisation pour développer un environnement qui favorise le succès, par exemple.

Par nature, la productivité est différente d’un individu à un autre. Et ce n’est pas forcément une mauvaise chose. Après tout, l’employé qui passe du temps sur une tâche très importante a autant de valeur qu’une personne capable d’abattre un travail conséquent en peu de temps. Un salarié qui résout des problèmes dans un entrepôt aura un rythme et des objectifs différents d’un employé de bureau.

Les entreprises peuvent mesurer leur productivité globale, à l’échelle d’une équipe, ou encore à celle de chaque employé. Les échelles plus larges peuvent aider les dirigeants à vérifier que leurs équipes sont composées de manière efficace.

Comment mesurer la productivité du personnel ?

Comment mesurer la productivité du personnel ?

On dit qu’un travailleur est en général productif pendant seulement trois heures sur une journée de travail de huit heures. Mais notre définition de la productivité dépend des indicateurs et des méthodes utilisés.

Comme nous l’avons déjà évoqué quand nous avons parlé de gestion de la productivité, l’équation de la mesure classique est simple :

  • Productivité = résultat (volume créé) ÷ moyens mis en œuvre (temps de travail et autres ressources)

C’est la formule de base. Mais avec le temps, la mesure de la productivité a gagné en sophistication, surtout la productivité individuelle ou personnelle. Certaines mesures de productivité dépassent les notions de résultat et de moyens pour tenir compte de la qualité du produit et des coûts financiers.

Mesures d’efficacité

Mesures d’efficacité

Vous pouvez suivre la productivité sous l’angle du rendement, autrement dit, la rapidité à laquelle le travail est effectué.

Mais qu’en est-il quand le rendement est élevé, mais la qualité n’est pas au rendez-vous ? Les mesures de la productivité qui se basent sur l’efficacité tentent de pallier ce problème à l’aide de standards de qualité.

Par exemple, dans un centre d’appel, la productivité d’un employé pourrait être mesurée via le nombre d’appels passés auxquels le client a donné une note de 7/10 ou supérieure. Ce type de mesures fournit plus d’informations que les mesures de rendement, mais il dépend de la capacité à quantifier la qualité, ce qui n’est pas toujours possible.

Certaines mesures de la productivité s’intéressent également à l’investissement financier pour arriver au résultat, pas uniquement le temps qu’y a consacré l’employé. Par exemple, disons que l’employé A a gagné en rapidité et en efficacité grâce à une formation intensive fournie par son employeur. L’employé B avait peut-être déjà ces capacités quand il a été recruté. Si on fait entrer les coûts financiers dans l’équation, l’organisation peut considérer que l’employé B a une meilleure productivité.

Dans ce monde du travail bouleversé, au moment où les organisations se penchent sur la question du recrutement et de la formation, ce type de mesures peut revêtir une importance particulière. Où les coûts sont-ils les plus élevés : dans la formation ou dans le recrutement des personnes qui disposent déjà des bonnes compétences ? Est-il plus intéressant financièrement « d’acheter » la productivité ou de la développer en interne ?

Mesures subjectives et objectives

Mesures subjectives et objectives

Quand le résultat est quelque chose de concret, comme le nombre d’appels passés ou de clients aidés, il suffit de le compter pour mesurer la productivité. Il s’agit alors d’une mesure objective.

Mais quand on mesure la productivité des travailleurs du savoir ou des créatifs, il est plus difficile de définir le résultat de manière quantifiable. Dans ces cas-là, on peut utiliser la mesure subjective ou l’auto-évaluation, souvent à l’aide d’un questionnaire rempli par l’employé. La recherche prouve que bien que moins précise, la productivité mesurée sur la base d’auto-évaluations correspond plutôt bien aux mesures objectives.

Repères en matière de productivité du personnel

Repères en matière de productivité du personnel

Mesurer la productivité n’a de sens que si on sait ce qu’on vise. L’utilisation de points de repère en matière de productivité permet de définir la réussite et de savoir quand on excelle ou quand on n’atteint pas ses objectifs. Vos repères de productivité dépendront de votre secteur d’activité et du type de travail qu’effectue votre personnel. Vous allez peut-être sélectionner et revoir vos repères de productivité au fil du temps, à mesure que vous comprendrez mieux les performances de votre entreprise.

Rapports sur la productivité du personnel

Rapports sur la productivité du personnel

Un rapport de productivité est un document ou tableau de bord qui montre les résultats quotidiens, hebdomadaires ou même horaires d’un individu ou d’une équipe. Il peut être créé de manière manuelle sous forme de graphique ou de feuille de calcul, ou grâce à des outils logiciels qui automatisent une partie du travail.

Les rapports sur la productivité du personnel vous donnent une vue d’ensemble. Avec le temps, vous pourrez identifier des motifs et des tendances : peut-être que votre équipe travaille mieux en milieu de semaine plutôt que le lundi matin, par exemple. Vous verrez aussi les fluctuations de la productivité de divers membres de l’équipe, ainsi que les différences de résultats d’une personne à l’autre.

Les organisations peuvent fonder leurs rapports de productivité sur des données subjectives (demander aux employés de communiquer leurs heures et les tâches effectuées sur une feuille de calcul) ou sur des données opérationnelles objectives comme le chiffre d’affaires et les volumes.

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Facteurs de la productivité du personnel

Facteurs de la productivité du personnel

Les employés sont tous différents. Certains d’entre nous sont très productifs, tandis que d’autres ont besoin de plus de temps pour terminer une tâche. La productivité peut varier au sein d’une équipe du fait de la personnalité, du style de travail ou des capacités, autrement dit, des aspects qu’on ne contrôle pas toujours. Mais vous pouvez jouer sur d’autres facteurs pour aider votre personnel à atteindre son potentiel en matière de productivité.

En voici quelques-uns :

Le bien-être des employés

Les membres de l’équipe sont-ils bien portants ? Jouissent-ils d’un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle ? Se sentent-ils à l’aise et sûrs d’eux au travail, et ont-ils accès au soutien et aux ajustements nécessaires en cas de maladie, de handicap ou de congé maternité ?

Les outils de communication

Avec quelle facilité les employés peuvent-ils entrer en contact ? Les outils et canaux de communication professionnelle qui font le lien entre les membres de votre équipe sont-ils faciles à utiliser, fiables et de qualité ? Des recherches McKinsey indiquent que les technologies sociales améliorent la productivité des travailleurs du savoir de 20-25 %.

Les pratiques de management

Le responsable d’équipe est-il impliqué dans son travail ? Comment cela influence-t-il l’engagement du personnel ? Est-il disponible et accessible, et tire-t-il parti des forces de chacun pour aider ses employés à améliorer leurs performances et à s’épanouir ? Les organisations qui veulent favoriser la réussite de leurs équipes et managers essaient de les aider à s’investir émotionnellement dans leur travail et à utiliser leurs talents au mieux.

L’équipement

Les employés disposent-ils des bons outils pour faire leur travail ? Sont-ils suffisamment formés pour les utiliser ? Leur équipement est-il intuitif et de qualité, ou ont-ils besoin de temps et d’efforts supplémentaires pour le faire fonctionner correctement ?

Formation

Le personnel sait-il comment mener à bien ses tâches quotidiennes et relever les défis habituels sans s’interrompre pour demander de l’aide ? Reçoit-il assez d’informations à son entrée dans l’entreprise, et est-il ensuite suffisamment formé pour entretenir ses compétences ?

Comment améliorer la productivité du personnel ?

Comment améliorer la productivité du personnel ?

Nous avons déjà abordé cette question dans une certaine mesure : le style de management, la formation et les investissements de l’entreprise dans des outils et des environnements jouent un rôle dans la productivité du personnel.

Mais que faire si des membres de votre équipe ne sont pas aussi productifs qu’attendu, malgré la mise en place de tous les principes de base ? Voici quelques idées pour vous aider à développer votre approche.

  • Encouragez vos employés et saluez leurs réussites

Gardez la carotte mais laissez tomber le bâton. Féliciter publiquement les employés productifs fera du bien au moral de ces derniers tout en montrant à toute l’équipe que vous reconnaissez le fait de travailler dur et les bons résultats.

Essayez de trouver des manières de montrer votre soutien et d’encourager les personnes qui s’attellent à une tâche difficile. Cela leur rappellera que vous leur faites confiance.

Selon une étude de la Harvard Business School, les éloges motivent les employés en leur montrant ce qu’ils sont capables d’accomplir et en les aidant à prendre conscience de l’intérêt et de l’importance de leur travail.

  • Donnez-leur des congés

Donner des congés aux employés pour améliorer leur productivité peut sembler contre-intuitif, mais cela leur permet de recharger leurs batteries. Il ne fait aucun doute qu’on ne peut pas donner le meilleur de soi-même quand on est au bout du rouleau. Il peut s’agir de choses très simples : 66 % des actifs aux États-Unis affirment qu’ils seraient de meilleurs employés s’ils dormaient plus, selon un sondage Glassdoor.

  • Définissez vos attentes

Comme vous le savez sûrement, une tâche imposante est plus facile à aborder si on la divise en plusieurs petites tâches. Assurez-vous que votre personnel en est conscient. Elles sont peut-être évidentes pour vous, mais vos employés peuvent ne pas comprendre précisément vos attentes les concernant et parfois, il faut rappeler les bases de manière explicite.

Vérifiez que chaque employé comprenne ce qu’il doit faire, à quel moment et de quelle manière. Communiquez clairement sur le fait qu’il peut poser des questions en cas de doute et qu’il obtiendra une réponse utile. Fixez des objectifs à court et long terme pour votre personnel et assurez-vous qu’il comprenne la marche à suivre pour y arriver.

  • Lancez une (forme de) compétition

L’homme est un animal qui aime faire partie du groupe. Mais il aime aussi se mesurer aux autres membres du groupe et sortir vainqueur. L’introduction d’une compétition bon enfant, avec les récompenses adéquates, peut motiver un employé peu productif qui se sent déconnecté de son travail.

  • Prenez des mesures incitatives

Les récompenses et avantages liés aux résultats sont une stratégie appréciée de nombreuses entreprises. Mais quand on y regarde de plus près, la manière dont les programmes d’incitation sont mis en place est cruciale à leur réussite.

Dans les années 1990, Alfie Kohn expliquait déjà que les mesures incitatives pouvaient influencer notre comportement à court terme, mais ne favorisaient pas une motivation à long terme. Il continue d’explorer cette analyse plus de 25 ans plus tard. Pour être efficaces, les mesures incitatives doivent s’inscrire dans un programme d’engagement du personnel plus large voué notamment à lui donner le sentiment d’être reconnu, écouté et récompensé.

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