Comprendre les différences clés entre les notions de coordination et de collaboration
En quoi la coordination et la collaboration sont-elles différentes ? Quand devez-vous porter une attention particulière à l’une plutôt qu’à l’autre ?
Quelles sont les différences entre la coordination et la collaboration ?
Les notions de coordination et de collaboration peuvent paraître similaires. Elles ne signifient pourtant pas la même chose, surtout dans le cadre professionnel. Si la coordination est nécessaire à la collaboration, il est tout à fait possible de se coordonner sans collaborer.
Comment définir les notions de coordination et de collaboration ?
Coordination : implication de tout le monde dans un projet ou une activité pour travailler ensemble de façon organisée
Collaboration : deux personnes ou plus travaillent ensemble à la création ou l’accomplissement d’une mission commune
Quelle est la différence ? La notion de coordination fait référence à l’étape de planification d’une tâche, tandis que la collaboration a lieu à l’étape d’exécution. Les mots eux-mêmes sont explicites. « Ordonner » signifie ranger (ou organiser), « labeur » fait référence au travail, et « co » induit l’idée de faire quelque chose ensemble.
Ces définitions laissent place à une autre approche : la coopération. Il s’agit de travailler avec quelqu’un ou de faire ce qui vous est demandé. La coopération peut avoir lieu aux étapes de planification et d’exécution. C’est une notion constante qui s’applique aussi bien à la coordination qu’à la collaboration.
Que faire si vous n’utilisez pas l’approche appropriée au moment opportun ? La réponse est simple. Lorsqu’elle n’est pas nécessaire, la collaboration peut freiner la progression et faire obstacle à la prise de décision. En l’absence de coordination, les membres d’équipes peuvent être amenés à effectuer deux fois plus de tâches ou à prendre du retard s’ils doivent attendre des décisions ou des livrables de la part de leurs collègues. Dans les deux cas, cela engendre une perte de temps et d’argent, ainsi qu’une utilisation détournée des ressources, sans compter l’incidence sur les échéances et la clientèle.
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À quel moment la coordination au travail est-elle importante ?
Nous savons que la coordination est essentielle lors des étapes de planification d’un projet. Il est nécessaire de planifier le travail à accomplir pour pouvoir commencer à organiser les tâches efficacement.
Cependant, la coordination au travail ne devrait pas être limitée aux projets moins complexes. À vrai dire, l’approche privilégiant la planification s’avère particulièrement utile pour la gestion de projets complexes impliquant un grand nombre de composantes ou de tâches dont la réalisation repose sur d’autres tâches. C’est généralement le cas entre les équipes transversales.
Une approche coordonnée convient également à l’organisation de tâches prévisibles, c’est-à-dire les travaux pour lesquels nous ne sommes pas susceptibles d’apprendre quelque chose de nouveau en les réalisant. Lorsque les processus et les résultats suivent une trajectoire linéaire, les gestionnaires de projet peuvent déléguer le travail en toute sérénité.
Toutefois, même les projets les plus prévisibles peuvent réserver leur lot de surprises et ne pas se passer comme prévu. Il est donc important de considérer la coordination au travail comme un processus continu : vérifier les livrables et leur échéance régulièrement afin de mesurer les incidences sur le reste de votre projet.
La coordination permet aux membres de votre équipe de travailler de façon indépendante sur des tâches spécifiques sans devoir consulter leurs collègues pour obtenir des informations ou des conseils. Ces derniers peuvent ainsi travailler de façon indépendante et simultanée. Contrairement à une approche collaborative, le fait d’ajouter plusieurs personnes à une tâche coordonnée devrait permettre d’avancer plus rapidement.
Enfin, la coordination se prête parfaitement aux tâches pouvant être répétées. En répétant plusieurs fois la même tâche et en en tirant des enseignements, votre organisation devrait être en mesure d’anticiper les obstacles à venir.
À quel moment la collaboration au travail est-elle importante ?
La collaboration doit être envisagée comme une méthode d’apprentissage qui prend tout son sens lorsque vous travaillez sur de nouveaux projets. En réunissant une grande variété de personnes, leurs connaissances et leurs perspectives, les entreprises sont en mesure de résoudre les problèmes et de combler les lacunes pour obtenir de meilleurs résultats. Les incertitudes et les risques sont toujours possibles, mais en travaillant ensemble, les organisations peuvent réduire le nombre d’éléments inconnus dans un projet.
L’approche collective s’avère particulièrement efficace lorsqu’un ou plusieurs membres d’une équipe visualisent leur objectif à atteindre sans pour autant savoir comment y parvenir. C’est l’une des raisons pour lesquelles la collaboration peut être judicieuse dans le cadre d’une coordination. Planifier un projet avec des collègues peut contribuer à une vision d’ensemble étoffée des enjeux d’une tâche et aider à la prise de décision.
La réactivité constitue l’un des points forts de la collaboration. Voyez-la comme un document évolutif modifié par deux personnes à la fois, permettant des retours et des corrections en temps quasi réel. Cette approche fournit des réponses et contribue à un travail de meilleure qualité.
Et ce n’est pas tout. Selon Zippia, 75 % des collaborateur·ices estiment que la collaboration au travail est « très importante ». Il n’est pas étonnant que l’esprit d’équipe qui découle du travail en commun ait été associé à une réduction de 50 % du taux de renouvellement du personnel.
5 conseils pour une coordination au travail réussie
1. Proposez de la formation
La formation est un moyen sûr d’optimiser la coordination au travail. Il peut s’agir de cours de base sur les tâches que vous souhaitez confier à vos collaborateur·ices ou de former votre équipe aux dernières compétences en matière de gestion de projet. En améliorant la capacité de votre organisation à travailler sur des tâches et à les organiser, les entreprises sont plus susceptibles de découvrir de nouvelles méthodes de travail et de gagner en efficacité.
2. Définissez clairement les postes
Une étude a révélé que seul·es 53 % des salarié·es définissent très clairement leur poste. La marge de progression est importante et a une incidence directe sur votre capacité à coordonner. Des résultats issus de la même étude indiquent que 86 % des employé·es capables de définir très clairement leur poste sont très efficaces. Les avantages ne s’arrêtent pas là. Parmi les employé·es capables de définir très clairement leur poste, 84 % déclarent avoir la ferme intention de rester avec leur employeur·euse.
3. Définissez clairement les objectifs
Dans un article qu’elle a publié dans le magazine Forbes, Ann Latham, la « reine de la transparence » révèle que 80 % du temps de travail des employé·es est perdu en activités non productives et en incompréhensions. Des mesures simples comme l’utilisation d’un vocabulaire commun, la réduction des priorités et des mesures de progression tangibles peuvent aider les collaborateur·ices à comprendre leur objectif.
4. Encouragez les retours
La coordination d’un projet est un processus continu. Même les tâches les mieux planifiées requièrent de l’attention pendant et après leur exécution. La possibilité de fournir des retours continus sur les projets permet de garder un œil sur les ressources et les éventuels retards ou tout autre problème. Et surtout, vous pouvez concevoir des plans plus élaborés et efficaces pour les futurs projets.
5. Surveillez les coûts
Le budget constitue l’aspect crucial de tout projet. Pourtant, sa surveillance peut être négligée lorsque les équipes travaillent pour atteindre un objectif commun. En désignant une personne pour diriger le projet et en divisant les livrables en plus petits projets, vous pouvez faire une estimation des ressources nécessaires, établir un calendrier et faire des prévisions éclairées sur les coûts. Si vous ne parvenez pas à établir un budget et à vous y tenir, vous risquez de ne pas mener à bien votre projet et de nuire à votre résultat net.
5 conseils pour une collaboration au travail réussie
1. Constituez soigneusement vos équipes
Former une équipe n’est pas une mince affaire. Vous devrez prendre en considération les points forts, les connaissances et le comportement des personnes. Il faudra également réfléchir à la manière dont ces éléments peuvent être complémentaires ou incompatibles avec les autres membres de l’équipe. Pour permettre à votre organisation de maîtriser sa collaboration, demandez à tous les collaborateur·ices de se familiariser avec les méthodes de travail de leurs collègues.
2. Fournissez des canaux de communication
Les salarié·es passent environ 20 heures par semaine à utiliser les outils de communication numérique. Pour tirer le meilleur parti d’une vaste base de connaissances, de compétences et de perspectives, il est crucial de trouver l’outil adapté à votre organisation. Les canaux permettant de partager des idées et de les confronter de façon ouverte donneront à votre entreprise les meilleures chances d’obtenir d’excellents résultats.
3. Indiquez clairement votre objectif
Organisez une réunion de lancement pour définir les objectifs dès le début. Prenez le temps de définir clairement les rôles pour chaque personne concernée et de les attribuer. Instaurez un dialogue, afin que les membres d’équipes se sentent à l’aise pour poser des questions et faire des retours pour développer un sentiment de responsabilité. Efforcez-vous de donner à votre équipe les moyens de remettre en question la valeur de son travail en fonction de votre objectif général. C’est ce que font tous les collaborateurs performants.
4. Instaurez un climat de confiance
La collaboration repose sur un réseau de confiance. Les dirigeant·es doivent faire confiance aux membres de leur équipe pour réaliser du travail de haute qualité, et les membres de l’équipe doivent faire confiance aux dirigeant·es pour prendre les bonnes décisions pour leur organisation. Peut-être plus important encore, les collègues (surtout ceux et celles issu·es d’autres services) doivent se faire confiance mutuellement pour réaliser le meilleur travail possible. Alors que seulement 41 % des employé·es considèrent que la confiance est l’une des principales priorités de leur organisation, instaurer la confiance au sein de votre entreprise pourrait vous donner un avantage concurrentiel de taille.
5. Célébrez vos réussites
Lorsque vous atteignez vos objectifs, il est important de célébrer votre réussite. En communiquant à votre personnel votre reconnaissance pour ses compétences en matière de collaboration, et pas seulement pour le produit de son travail, vous diffusez un message sur la culture de l’entreprise. Les entreprises qui intègrent des cibles en rapport avec la collaboration aux objectifs de leur personnel peuvent développer une culture qui les mènera vers de futures réussites.
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