Une meilleure communication pour une meilleure protection
Les communications internes sont un élément clé de la planification des interventions d’urgence. Mais de nombreux processus existants sont aujourd’hui dépassés et ne sont pas à la hauteur au moment critique. C’est là que Workplace change la donne.
Les communications internes sont un élément clé de la planification des interventions d’urgence. Mais de nombreux processus existants sont aujourd’hui dépassés et ne sont pas à la hauteur au moment critique. C’est là que Workplace change la donne.
Planification des interventions d’urgence
Votre aptitude à communiquer en interne est un facteur important pour le succès de votre organisation. Elle est d’autant plus essentielle quand il s’agit de la réussite de votre plan d’intervention d’urgence.
Et lorsque seulement 14 % des dirigeant·es d’entreprise sont satisfait·es de la capacité de leur organisation à communiquer et à collaborer, il est clair que peu d’échanges internes pourraient affecter votre capacité à répondre à la prochaine catastrophe.
Nous avons beaucoup réfléchi à ce sujet alors que la saison des ouragans continue de perturber la côte sud-est des États-Unis et les Caraïbes. En cette période complexe, nous nous inspirons des entreprises qui trouvent des moyens d’utiliser Workplace pour répondre efficacement aux situations d’urgence difficiles.
Quand la planification des interventions d’urgence traditionnelle ne suffit pas
Vous avez terminé votre évaluation des risques. Vous avez identifié les dangers et les menaces et vous avez rédigé votre plan. Mais dans quelle mesure vos outils de communication sont-ils prêts pour un test sur le terrain ?
De nombreux plans de communication d’urgence reposent sur des chaînes téléphoniques, des listes d’adresses e-mail et des services de messagerie. Pourtant, ces modes de communication traditionnels ne sont pas toujours efficaces dans une situation d’intervention d’urgence. Ils sont inefficaces et manquent souvent d’informations à jour sur votre personnel. Cela peut entraîner des lacunes importantes dans votre capacité à alerter et à savoir où se trouve chacun·e de vos employé·es.
Les listes d’adresses e-mail sont un exemple particulièrement intéressant. Une étude récente a montré que les e-mails internes sont un mauvais moyen de communiquer avec de grands groupes de personnes. En effet, les données indiquent que les destinataires n’ouvrent les e-mails de communication interne que dans 55 % des cas. C’est un chiffre décevant pour une journée normale, qui devient potentiellement préjudiciable lorsque vous essayez de contacter vos employé·es et de les localiser dans le cadre d’un incident venant de se produire, par exemple.
Utiliser Workplace pour communiquer plus efficacement sur les urgences
Workplace met en relation tous les membres de votre organisation. Si vous devez mettre en œuvre votre plan d’intervention d’urgence, vous pouvez utiliser Workplace pour accéder à un registre précis et en temps réel des utilisateur·ices actuel·les. Vos données étant à jour, l’ensemble du personnel voit vos messages.
Vous pouvez envoyer des messages d’urgence ou d’incident à des groupes spécifiques. Les utilisateur·ices peuvent les partager et les relayer de manière organique afin que davantage de personnes les voient et y répondent. Les groupes Workplace aident également les membres de votre équipe d’urgence à se mobiliser et à gérer votre réponse.
« Il nous a semblé naturel d’utiliser Workplace lorsque nous avions besoin de communications rapides, fiables et mobiles avec nos équipes. »
Nous avons vu notre clientèle utiliser Workplace pour créer des outils de gestion des situations d’urgence. Elle a utilisé notre plateforme ouverte pour concevoir des bots puissants permettant de partager des informations critiques en cas d’urgence. Elle a également tiré parti de la puissance collaborative des groupes Workplace pour mobiliser des milliers de volontaires et organiser les secours.
Après l’ouragan Irma, Delta Air Lines a pu utiliser Workplace pour coordonner ses mesures en réponse à la catastrophe et ses communications en temps réel. L’entreprise a également utilisé Safety Officer pour tenir compte des employé·es du centre d’interactions avec la clientèle de Tampa. Charisse Evans, de Delta Air Lines, a déclaré : « Il nous a semblé naturel d’utiliser Workplace lorsque nous avions besoin de communications rapides, fiables et mobiles avec nos équipes. Et les retours en temps réel de Safety Officer nous ont permis de savoir rapidement où se trouvait notre personnel et de coordonner notre réponse. »
Suite aux récentes inondations à Mumbai, LTI (Larsen & Toubro Infotech) et Reliance General Insurance ont utilisé Workplace pour communiquer des informations sur les dispositions prises pour les repas de leurs employé·es. LTI a également utilisé la plateforme pour diffuser des messages de collègues offrant un abri à celles et ceux qui étaient bloqué·es à cause des intempéries.
Où sont les personnes et sont-elles en sécurité ?
C’est peut-être la question la plus importante lors d’un incident ou d’une catastrophe naturelle. Workplace étant ouvert aux équipes de développement, notre clientèle a créé des outils qui peuvent vous aider à résoudre rapidement vos problématiques.
L’application Safety Officer pour Workplace élimine les obstacles liés à la recherche de personnes pendant une incident ou une crise. Elle permet à vos équipes de gestion de crise d’alerter les personnes en temps réel et de vérifier leur statut.
Dans un monde axé sur le mobile et où la plupart d’entre nous avons un smartphone ou un ordinateur, les entreprises peuvent lancer des alertes en fonction de la localisation, directement sur les téléphones mobiles. Elles doivent être en mesure de demander aux personnes de « s’enregistrer » pour confirmer leur position et savoir si elles sont en sécurité.
Ainsi, vous pouvez générer un rapport simple pour savoir qui s’est enregistré et son statut. Vos équipes de gestion de crise disposent désormais des informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions visant à garantir la sécurité des personnes. Vous êtes assuré·e que la liste est fiable, car vous avez utilisé Workplace pour rassembler les noms.
Safety Officer : 2 exemples de gestion des situations d’urgence
Catastrophe naturelle : Safety Officer peut envoyer une notification via Work Chat à tout le personnel se trouvant dans les lieux touchés et lui demander s’il est en sécurité. Vous pouvez inviter les employé·es à mettre à jour leur position en utilisant les données GPS de leur téléphone. Ainsi, en quelques minutes, vous disposez d’une liste du statut en direct de chacun·e.
Les employé·es en déplacement : les membres de votre personnel mobile peuvent se trouver dans un endroit où un incident s’est produit. Le cas échéant, vous pouvez envoyer une alerte par l’intermédiaire de Safety Officer invitant les employé·es concerné·es à se connecter pour indiquer leur statut et leur emplacement.
La sécurité avant tout
Workplace crée un lieu de travail pour le monde entier afin que les organisations puissent interagir et utiliser des outils plus intelligents. Il s’agit de défis importants lorsque les choses vont bien, et qui peuvent devenir critiques pour votre intervention d’urgence lorsque les choses tournent mal.
Découvrez comment d’autres organisations utilisent Workplace pour rassembler leurs employé·es, et essayez-le gratuitement pendant 90 jours en le téléchargeant via ce lien.
Sinon, regardez comment l’outil Safety Officer de Service Rocket peut vous aider à envoyer des alertes de sécurité d’entreprise à n’importe qui sur Workplace. Ciblez facilement des groupes, des lieux ou des bureaux en quelques minutes et déterminez où chacun·e de vos employé·es se trouve pendant et après un incident.
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Nos pensées et nos meilleurs vœux vont à toutes les personnes touchées par les récentes situations d’urgence. Voici 2 façons d’apporter votre aide :
