Le groupe de pionniers Workplace est composé des responsables Workplace les plus exigeant·es et avant-gardistes dans le monde. Elles et ils font preuve d’un talent extraordinaire pour mettre en relation les gens, partager des informations, diffuser des idées et offrir des recommandations grâce à Workplace.

Nous avons rencontré Marcos Eleftheriou, pionnier Workplace et responsable de la culture et des communications internes chez Ennismore, afin de découvrir les raisons pour lesquelles il a choisi Workplace et l’impact de la plateforme sur l’organisation.

Favoriser la découverte

La mission d’Ennismore est de créer des marques hôtelières qui favorisent la découverte. Et c’est en bonne voie. Le groupe Ennismore comprend plusieurs enseignes renommées, comme The Hoxton, une chaîne d’hôtels open-house situés dans des lieux uniques du monde entier.

Marcos (devant, au centre) et l’équipe d’Ennismore

Ennismore a racheté Gleneagles, un domaine de 343 hectares situé dans les Highlands écossais, en 2015, et se penche également sur la création de nouvelles marques qui vont réinventer les espaces de co-working et l’expérience relative à l’hôtellerie économique.

Comment connecter une entreprise à la croissance rapide ?

Cette organisation connaît une croissance importante. Le nombre d’employé·es a augmenté de près d’un tiers, passant de 1 600 à plus de 2 200 au cours des 18 derniers mois. À cette allure, il est difficile de connecter tout·es les employé·es pour créer une culture et des valeurs partagées. Heureusement pour Marcos, il a accepté ce poste tout en sachant qu’une nouvelle plateforme pourrait l’aider à remplir cette mission.

« J’avais entendu parler de Workplace il y a quelques années », nous a confié Marcos lors de notre entretien. « Et dans mon ancien travail, au British Fashion Council (BFC), nous cherchions une plateforme qui nous permettrait de mettre en contact les employé·es. Nous en avons testé quelques-unes parmi les plus connues, mais elles ne nous convenaient pas vraiment, donc cela n’a pas marché. »

Workplace était différente. Cette plateforme a permis de mettre en relation 50 personnes au BFC. Elles ont ainsi pu collaborer immédiatement sur des projets. Marcos était convaincu que ce qui fonctionnait pour 50 personnes dans l’organisation à but non lucratif pourrait marcher pour plus de 1 000 personnes chez Ennismore.

De 50 à 1 500

« Lorsque j’ai passé mon entretien avec Sharan [fondateur et PDG d’Ennismore], nous avons abordé ce sujet. Il s’était déjà entretenu avec Workplace. C’était super, et ça m’a permis d’accepter ce poste beaucoup plus facilement ! »

Les bases étant posées, comment Marcos et son équipe ont-ils procédé pour déployer la plateforme auprès d’un nombre de personnes beaucoup plus conséquent qu’auparavant ?

Préparation opérationnelle…

En un mot, les groupes Workplace.

« C’était un défi beaucoup plus important. J’ai adopté une approche axée sur la structure des groupes Workplace. Comment les organiser, les nommer, s’il fallait qu’ils soient ouverts ou fermés… Cette première partie était purement opérationnelle. J’ai examiné l’ensemble des listes de diffusion existantes, la structure des services, et les éléments qui seraient utiles au personnel. »

Et cet exercice s’est avéré profitable. En analysant l’infrastructure existante de la communication d’entreprise, Marcos et son équipe ont pu identifier des lacunes et les combler.

« Nous avons découvert que nous n’avions pas de liste de diffusion pour les réceptionnistes à l’échelle mondiale », raconte Marcos. « Nous avons compris qu’il serait utile de créer un espace. Nous avons donc ajouté la création d’un groupe Workplace destiné aux réceptionnistes du monde entier à notre plan d’action. »

… Et planification de campagne

L’étape suivante du plan d’action était de veiller à ce que son équipe ait accès au bon contenu pour inciter les personnes à chercher et à partager des informations utiles sur la plateforme. « Nous avons élaboré des plans concernant l’engagement du personnel et du contenu pour favoriser l’implication des employé·es. Cela comprenait toutes sortes de choses : des avantages à l’intégration, en passant par la reconnaissance et les récompenses. »

Marcos a diffusé la campagne dans le cadre d’une initiative de communication interne plus vaste et a utilisé des éléments tels que des posters et des guides pratiques. Avec son équipe, ils ont également publié une série de vidéos durant la semaine de lancement, à la fin de laquelle le PDG s’est servi de la vidéo en direct pour diffuser le lancement.

« Après cela, nous avons diffusé d’autres campagnes au compte-gouttes », explique Marcos. « Il y avait, par exemple, des vidéos explicatives, des conseils et astuces, et d’autres contenus qui lui ont permis de se développer de façon organique. »

Cela permet d’établir les bases nécessaires pour créer la meilleure expérience possible pour les employé·es. Si vous faites ça bien, vous trouvez immédiatement des personnes prêtes à défendre la plateforme, selon Marcos.

« Les gens comprennent d’entrée de jeu », déclare Marcos. « Ils commencent à communiquer, à partager du contenu, à tisser des liens. Workplace crée un espace pour que tou·tes les membres de l’entreprise aient la parole et n’aient pas seulement à écouter. »

4 exemples de l’effet Workplace

Créer une culture commune pour différentes marques

L’effet le plus intéressant de Workplace sur la culture et les communications chez Ennismore est sans doute la manière dont la plateforme a permis de connecter la marque Gleneagles au reste du groupe.

« Nous avons racheté Gleneagles en [2015] », explique Marcos. « C’était un bond en avant pour nous, car Gleneagles était, à cette époque, une chaîne hôtelière très différente de la nôtre en matière de culture, d’organisation et de hiérarchie. L’entreprise comptait 900 employé·es, et il était donc très important de les aider à se sentir inclus·es. »

« Ce que nous avons constaté, c’est la rapidité avec laquelle les employé·es de Gleneagles ont créé leurs propres groupes de manière organique grâce à Workplace. Ces personnes ont vraiment adopté la plateforme et ont commencé à partager des informations, des idées et du contenu. »

Tisser des liens qui ont du sens

C’est un autre exemple de réussite pour les entreprises connectées. En abattant les cloisons géographiques ou organisationnelles, on retire les œillères. Soudain, les personnes bénéficient d’une réelle visibilité sur l’ensemble de l’entreprise et sur le rôle qu’elles et ils ont à jouer au sein de celle-ci. Marcos approuve.

« Il existe un risque réel que les personnes oublient qu’elles font partie d’une structure plus grande. Et si votre travail consiste à créer une culture d’entreprise commune, c’est un vrai problème. Workplace le résout pour vous. La plateforme permet de rappeler aux employé·es qu’elles et ils font partie d’Ennismore, que nous partageons les mêmes valeurs et que nous appartenons tous et toutes à la même équipe. »

« La plateforme permet également de mettre en évidence les synergies culturelles qui existent déjà », explique Marcos. « Workplace a permis de comprendre que tou·tes les membres d’Ennismore, qu’elles et ils se trouvent en Écosse, à New York ou à Amsterdam, partageaient les mêmes valeurs professionnelles. Les gens ont partagé tout un tas d’exemples de ce à quoi ressemble un service clientèle de qualité. Et c’est vraiment formidable. »

Autonomiser le personnel sans adresse e-mail

Marcos nous donne un autre exemple de l’effet Workplace : la possibilité de connecter le personnel de terrain sans adresse e-mail.

« Près de 50 % de nos employé·es n’ont pas d’adresse e-mail, et lorsque nous les mettons en relation sur Workplace, elles et ils bénéficient instantanément d’une visibilité dans le reste de l’organisation, ce qui représente un avantage majeur. »

« Et les membres des équipes d’entretien n’ont, par exemple, plus besoin d’utiliser leur téléphone mobile personnel. Elles et ils utilisent Workplace Chat, ce qui leur permet de réduire leurs dépenses personnelles, et également de gagner un temps considérable, car elles et ils n’ont plus besoin de faire appel à une autre personne pour satisfaire la clientèle. Je pense donc que ces petits rapprochements se produisent de façon organique, ce qui est formidable. »

Utiliser des bots pour automatiser les processus d’apprentissage et de développement

Marcos et son équipe jouent également un rôle déterminant dans l’adoption enthousiaste des bots, des intégrations et de l’automatisation de Workplace au sein d’Ennismore.

Ce mois-ci, Marcos a publié des informations concernant le dernier ajout à la gamme croissante de bots qui facilitent le travail chez Ennismore et le rendent plus agréable.

Le bot Flow permet de relier les employé·es sans adresse e-mail à Flow, l’outil de formation pour l’apprentissage et le développement d’Ennismore. Il envoie un message de bienvenue aux nouvel·les utilisateur·ices accompagné d’un lien unique, comportant une authentification unique pour accéder à Flow. Ce lien les redirige directement vers leur tableau de bord personnel dans Flow, sans qu’ils aient besoin d’utiliser un autre nom d’utilisateur et mot de passe pour se connecter.

Le bot Flow envoie ensuite des rappels automatiques, des messages de félicitations et des notifications concernant les nouveaux cours.

Comment convaincriez-vous les autres professionnel·les de la culture et des communications d’utiliser Workplace ?

« Une équipe mieux connectée et plus impliquée est une équipe plus heureuse », estime Marcos. « Et les équipes heureuses offrent un service de meilleure qualité à la clientèle. Alors si nous pouvons faire en sorte que nos équipes travaillent à l’unisson, qu’elles soient en adéquation avec la marque, avec nos idées et avec notre culture, nous leur permettrons de s’améliorer et d’offrir un service d’exception. Grâce à Workplace, tou·tes nos employé·es ont le sentiment d’appartenir à quelque chose de plus grand. Et c’est essentiel pour nous. »

En fin de compte, Marcos pense que la mise en relation est à la base de tout. « Je pense que tout le reste vient après », déclare-t-il. « Mais sans équipe connectée, il est absolument impossible d’accomplir un travail optimal. Workplace, c’est la mise en relation. Et c’est ce qui va vous permettre d’avancer, de faire évoluer votre culture, et même de favoriser votre croissance. »

Un grand merci à Marcos Eleftheriou, Ennismore.