Pourquoi la communication vidéo est-elle incontournable pour votre entreprise ?

Nous nous intéressons aux solutions matérielles et logicielles dont vous avez besoin pour exploiter tout le potentiel des appels vidéo et vous donnons cinq raisons de vous lancer sur cette voie.

COMMUNICATION D’ENTREPRISE | TEMPS DE LECTURE : 6 MINUTES
video communication - Workplace from Meta

La vidéo est l’un des outils les plus puissants à disposition pour la communication en entreprise. Sa capacité à stimuler la productivité est un atout précieux pour les organisations. Selon une étude menée par Forbes Insights, 7 cadres sur 10 affirment que les visioconférences améliorent la productivité des employé(e)s1.

Et les employé(e)s aiment le côté fédérateur qu’elle propose. Au cours de cette même étude, 78 % des personnes interrogées ont affirmé que les visioconférences améliorent le sentiment de proximité créé avec les collègues en télétravail.

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Que ce soit pour informer l’ensemble des collaborateur·ices du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.

Même si les entreprises n’étaient pas forcément favorables à ce mode de communication avant la pandémie, cette dernière a rebattu les cartes en faisant du télétravail une quasi-norme avec une augmentation de 535 % du trafic quotidien lié à la visioconférence en 2020. Alors que les temps étaient à l’incertitude et au changement, la possibilité de voir et d’entendre collègues et client(e)s depuis chez soi a contribué à consolider la culture d’entreprise.

Bien des changements entraînés par la crise de la COVID-19 vont sans doute perdurer. Dans un avenir proche, on n’imagine mal les actifs renoncer au meilleur équilibre entre travail et vie privée proposé par le travail hybride ou bien se rendre à une réunion d’une heure en train ou en avion. Les entreprises ont donc sans surprise augmenté leurs dépenses dans la visioconférence, stimulant ainsi un marché qui devrait atteindre 13,82 milliards de dollars d’ici à 2023.

La communication vidéo, de quoi s’agit-il ?

La communication vidéo, de quoi s’agit-il ?

La communication vidéo regroupe tout : des réunions à la communication en interne destinée à motiver les employé(e)s. Sa polyvalence la rend d’ailleurs très attractive pour les organisations. Il est possible d’utiliser la vidéo pour :

  • Des appels individuels
  • Des entretiens
  • Des réunions d’équipe
  • Le service clientèle
  • Des webinaires
  • Des sessions de formation
  • Des ateliers
  • Des présentations d’entreprise
  • Des promotions
  • Des évènements diffusés en direct

La visioconférence ne date pas d’hier. L’idée d’organiser une réunion où des participants situés à différents endroits peuvent voir, entendre et se parler existe depuis plus longtemps que vous ne l’imaginez. Dans les années 1960, des expériences de vidéosurveillance ont été menées et un « picture phone » a même été introduit dans les années 1970 (mais n’a pas trouvé son public).

Il a fallu attendre les années 1990 pour que la communication vidéo en entreprise se démocratise. Elle est pourtant restée l’apanage des grandes organisations à cette époque, car la tenue de réunions en vidéo nécessitait l’utilisation d’un matériel cher. De récentes avancées ont permis de faire un bond en avant en rendant les communications vidéo accessibles à tout le monde par l’intermédiaire d’un simple smartphone.

Qu’est-ce qu’une audioconférence ?

Qu’est-ce qu’une audioconférence ?

Une audioconférence n’est pas un simple appel téléphonique. En effet, les participants appellent un système central en lieu et place d’un numéro individuel. À l’instar de la vidéo, elle permet à deux personnes ou plus de participer à une réunion, et ce, où qu’elles se trouvent. Elle partage également des fonctionnalités avec la visioconférence, dont l’enregistrement.

Si l’audioconférence est moins polyvalente qu’une communication vidéo, il est tout de même intéressant de la prendre en compte. L’épuisement lié aux appels en visio existe bel et bien. Selon Jeremy Bailenson, professeur à l’université de Stanford, ce type d’appel peut provoquer du stress et une fatigue émotionnelle chez les participants. L’audioconférence peut être la solution à adopter lorsque vous ne supportez plus de vous voir sur un écran, mais devez quand même assister à une réunion.

Et gardez à l’esprit la règle du 7-38-55 d’Albert Mehrabian, expert en communication. Les mots transmettent seulement 7 % du sens ; 38 % concernent la communication vocale (l’intonation) et 55 % correspondent au langage non verbal. La voix de votre interlocuteur ou votre interlocutrice transmet donc beaucoup d’informations.

Les meilleurs outils pour la communication vidéo

Les meilleurs outils pour la communication vidéo

Votre logiciel pour la communication vidéo doit être doté des fonctionnalités nécessaires à une collaboration totale et à une communication d’entreprise complète : réunions, brainstormings, ateliers, présentations, etc. Voici quelques incontournables :

  • Discussion vidéo. Trouver le bon moment pour interrompre une conversation vidéo n’est pas toujours chose facile, car les signaux liés à la communication non verbale sont absents. Une fenêtre de discussion permet aux participants de poser des questions et d’éclaircir des points sans interrompre la personne qui parle. Elle est également très pratique pour les intervenants (lors de formations, par exemple) qui peuvent évaluer le niveau de compréhension des participants, mais aussi revenir sur certains sujets au fur et à mesure.
  • Partage d’écran. Avoir la possibilité de voir des présentations et d’autres documents lors d’une conférence permet de gagner un temps précieux et représente également une excellente occasion de travailler ensemble. Votre logiciel de visioconférence doit permettre à tout le monde, et pas seulement à l’intervenant, de partager son écran et, pourquoi pas, de partager plusieurs écrans à la fois. Et si vous pouvez en trouver un qui donne la possibilité aux participants d’annoter les documents partagés, c’est encore mieux.
  • Partage de fichiers. L’option de partage de fichiers mise à disposition lors d’un appel vidéo vous fait gagner beaucoup de temps. Assurez-vous que votre logiciel prend en charge différents formats de fichiers : PDF, PPT, MP4, etc.
  • Stockage de fichiers. Les logiciels qui vous permettent de stocker des fichiers vous font gagner de l’espace sur vos serveurs ou sur votre cloud. Il est également bien pratique d’avoir vos fichiers stockés sur les serveurs de la conférence, car vous pouvez y accéder facilement lorsque vous souhaitez les partager.
  • Changement d’appareil. Lorsqu’une personne télétravaille ou travaille sur le terrain, elle peut avoir besoin de commencer une visioconférence sur son téléphone mobile, puis de la faire passer sur son ordinateur, par exemple. Le logiciel que vous choisissez doit lui permettre d’effectuer cette manipulation de manière fluide.
  • Enregistrement. Avec la visioconférence, le fait de ne pas pouvoir participer à une réunion n’est pas un problème. Vous pouvez enregistrer la session et la partager avec quiconque a besoin de la voir, si votre logiciel est doté de cette fonctionnalité. Un enregistrement est également très utile pour réutiliser des supports, lorsque vous formez de nouvelles recrues, par exemple.
  • Application mobile. Pour avoir une culture d’entreprise positive, il est essentiel de faire participer le personnel de terrain aux conversations. Vous devez donc opter pour un logiciel qui permet à ces personnes de rejoindre une conférence, quel que soit l’endroit où elles se trouvent.
La visioconférence améliore-t-elle réellement la communication ?

La visioconférence améliore-t-elle réellement la communication ?

Tout porte à croire que oui. Nous vous présentons ci-dessous cinq avantages de la visioconférence pour améliorer la communication dans votre entreprise.

  1. Des relations avec les travailleurs à distance améliorées

    Des recherches ont mis en évidence que 87 % des membres d’une équipe travaillant à distance se sentaient plus connectés à leurs collègues grâce aux appels en visio. C’est une bonne chose, car il semble que le télétravail va perdurer. En augmentant l’utilisation de la communication vidéo, les entreprises transmettent à leurs employé(e)s un réel sentiment d’unité dans le travail, quel que soit l’endroit où ils ou elles se trouvent.

  2. Des employé(e)s plus heureux et heureuses

    La visioconférence aide les personnes à se sentir mieux au travail. Selon une étude de LifeSize2, parmi les personnes qui utilisent les appels vidéo, 75 % affirment que la technologie a amélioré l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

    Près de 9 travailleurs et travailleuses sur 10 (89 %) s’accordent à dire que cela a également un impact positif sur leur productivité, car ils et elles ont l’impression que les appels vidéo réduisent le temps imparti à une tâche. On constate sans surprise que 82 % des employé(e)s sont moins susceptibles d’effectuer plusieurs tâches à la fois pendant un appel vidéo que lors d’un appel vocal.

  3. Des liens plus forts

    Les personnes interrogées à l’occasion de l’étude LifeSize ont déclaré à 98 % que la visioconférence les a aidées à établir des relations plus fortes au sein de l’entreprise et à l’extérieur de celle-ci. Les avantages que représentent les appels vidéo dépassent très nettement ceux des appels vocaux : 63 % des utilisateurs et utilisatrices regrettent de ne pas avoir vu le visage de leurs collègues lorsqu’ils ou elles ne peuvent pas participer à une réunion.

    Selon la revue Harvard Business Review, les interactions entre les membres proches d’une équipe ont augmenté de 40 % depuis la pandémie. Les équipes hybrides comptent plus que jamais sur le soutien leurs collègues.

  4. Une communication de meilleure qualité

    Lors d’un appel vocal, le langage corporel est inexistant et le ton a tendance à s’égarer dans les e-mails. Sur ces points, les appels vidéo ont l’avantage : ils vous permettent de transmettre votre message plus facilement. De petites fonctionnalités telles que le partage d’écran, les fenêtres de discussion et les boutons pour lever la main pendant une réunion offrent aux équipes hybrides une plateforme polyvalente pour échanger des idées plus efficacement.

  5. Des économies de temps et d’argent

    Grâce aux réunions virtuelles, plus besoin de réserver des chambres d’hôtel coûteuses et de subir le décalage horaire, ce qui représente un gain de temps et d’argent pour tout le monde. En équipant les équipes hybrides avec les bons outils, celles-ci peuvent se concentrer sur la préparation d’un appel au lieu de réserver un billet de train ou de trouver une salle de réunion dans une nouvelle ville. Pour se rendre à une réunion importante, il suffit d’allumer son ordinateur portable ou de déverrouiller son téléphone.

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