Comment créer un lieu de travail collaboratif

La collaboration est essentielle à une entreprise : elle donne du sens aux tâches et resserre les liens professionnels entre les employé·es. Elle a également un effet très bénéfique sur vos résultats. Voici pourquoi.

TRAVAIL D’ÉQUIPE | TEMPS DE LECTURE : 5 MINUTES
Collaborative Workplace
L’importance du travail en collaboration

L’importance du travail en collaboration

Sur un lieu de travail collaboratif, les individus échangent entre eux pour développer des idées, résoudre des problèmes et accomplir leurs tâches. Avec une direction, une culture et un environnement qui soutiennent la collaboration, ils peuvent regrouper leurs ressources intellectuelles et s’inspirer mutuellement grâce à leurs suggestions.

Les vieux dictons comme « Le tout est plus que la somme des parties » et « Deux têtes valent mieux qu’une » traduisent parfaitement l’idée d’une collaboration d’équipe. En effet, la valeur d’un travail effectué en collaboration tient principalement à la manière dont les personnes communiquent et se motivent entre elles, plutôt qu’aux compétences individuelles de chaque membre du groupe. La mise en place d’une culture de la collaboration suscite créativité et inspiration, tout en améliorant la confiance des employé·es à travers la reconnaissance mutuelle de leurs talents et compétences.

Discutons de l’avenir du travail

Nous nous efforçons de fournir des réponses à certaines des questions les plus essentielles sur le travail dans le métavers. Penchons-nous sur la question.

Il existe plusieurs formes de collaboration au travail : brainstorming, partage de notes, ou encore l’engagement de l’équipe à écouter tous les points de vue et à exprimer son désaccord avec respect. Un lieu de travail collaboratif peut également se caractériser par une philosophie de recrutement inclusive, qui cherche à attirer un large éventail de compétences et d’expériences, ainsi que par une culture de la transparence, qui décourage la compétition en interne et les clans au sein de l’entreprise.

La plupart des organisations reconnaissent la valeur de la collaboration, mais elles ne sont pas toutes en mesure d’en tirer pleinement profit. Dans cet article, nous examinerons les caractéristiques d’une collaboration idéale et la manière dont vous pouvez la favoriser dans votre entreprise.

Comment créer un environnement de travail collaboratif

Comment créer un environnement de travail collaboratif

Pour créer les conditions les plus favorables à la collaboration, il faut que l’environnement physique, l’environnement numérique et la culture d’entreprise soient alignés. Découvrez ci-dessous nos conseils pour favoriser un travail coopératif.

  • Environnement physique

    Lorsque les employé·es ont la possibilité de se réunir facilement pour discuter des projets, il y a moins d’obstacles à la collaboration. Disposer de cabines de réunion, d’espaces communs et d’une atmosphère ni trop silencieuse, ni trop formelle, peut s’avérer utile.

    Veillez tout de même à ce que vos employé·es puissent travailler dans le calme lorsqu’elles et ils en ont besoin. Courir en permanence après une salle de réunion libre, ou encore essayer de se faire entendre par-dessus le brouhaha des conversations de leurs collègues, risque de décourager leurs efforts de collaboration.

  • Environnement numérique

    Les canaux de communication et les espaces numériques partagés peuvent offrir un terreau fertile à la collaboration. D’après la Sloan Business School du MIT, collaboration et travail numérique vont de pair. Les chercheurs de Sloan ont découvert que 70 % des entreprises avancées sur le plan numérique (celles qui ont généralisé cette technologie dans toutes leurs branches d’activité) bénéficiaient d’une collaboration interfonctionnelle, par rapport à 30 % des entreprises qui en sont encore aux premiers stades de la digitalisation.

    Tout employeur cherchant à promouvoir la collaboration numérique doit absolument disposer de systèmes, services et outils modernes et fiables qui ne sont pas sans cesse victimes de pannes ou de bugs. Vous devez également veiller au bon fonctionnement des intégrations de votre plateforme de communication avec les logiciels métiers, pour anticiper les problèmes techniques qui freinent la collaboration et l’innovation.

    Il faut également s’assurer que les employé·es connaissent toutes les technologies à leur disposition (par exemple, les appels vidéo, les emojis personnalisés, les espaces de travail partagés et les groupes de travail) et se sentent suffisamment en confiance pour les utiliser. Proposez des formations officielles, le cas échéant. Vous pouvez également placer, à un endroit bien visible sur votre Intranet ou dans le fil d’actualité de votre entreprise, des guides pratiques pour les utilisateur·ices. Autrement, il serait bien trop facile de recourir aux appels téléphoniques ou aux e-mails.

  • Culture d’entreprise

    Votre culture reconnaît-elle la valeur de la conversation, de l’exploration et de la discussion ? Ou votre personnel se sent-il coupable de perdre en productivité s’il délaisse un instant ses tâches du jour ?

    Afin que le travail en collaboration s’épanouisse, la culture ne doit pas seulement la cautionner, mais bel et bien lui donner la priorité. Les employé·es doivent se sentir libres de partager leurs idées et de demander d’autres avis ou des retours sur leur travail. Et si vous pouvez établir une culture qui encourage la collaboration entre les équipes et les services cloisonnés, c’est encore mieux !

8 façons d’améliorer la collaboration sur le lieu de travail

8 façons d’améliorer la collaboration sur le lieu de travail

D’après l’université Northeastern, les leaders collaboratifs sont des personnes qui prennent des décisions en concertation. Les chef·fes de services, cadres de direction et autres décideur·ses seniors débattent ensemble des enjeux et se mettent d’accord sur la réponse à apporter. Northeastern suggère que le leadership collaboratif est peu à peu en train de remplacer l’approche verticale traditionnelle selon laquelle les leaders prennent des décisions unilatérales qui sont ensuite répercutées aux niveaux inférieurs de l’entreprise.

Au-delà de ses avantages intrinsèques, la pratique du leadership collaboratif peut vous aider à mettre en place une culture de la collaboration au sein de l’organisation. Les leaders charismatiques étant des exemples à suivre pour les responsables et les contributeur·ices, leurs méthodes de travail collaboratives peuvent donc avoir une influence directe sur l’ensemble du personnel.

Conseil : cliquez ici pour en savoir plus sur la mise en place du travail d’équipe.

2. Offrez un cadre bienveillant pour le partage des idées

Le fait de pouvoir exprimer des idées sans crainte, qu’elles correspondent ou non aux opinions dominantes du groupe, est capital pour favoriser l’innovation au sein des organisations. Il est également essentiel d’éviter les pièges de la pensée de groupe. Connu sous le nom de sécurité psychologique, ce facteur fait l’objet d’études scientifiques depuis le début des années 2000.

Une étude de 2008 menée par la Harvard Business School a démontré que la sécurité psychologique permet de promouvoir le travail en collaboration, en particulier chez les équipes aux profils diversifiés, car elle garantit que la contribution de chacun et chacune est entendue et valorisée, quel que soit son parcours, son style de communication ou son point de vue.

3. Identifiez les forces des employé·es et mettez-les à profit

Une collaboration efficace rassemble un large éventail de compétences et de personnalités. Donc, si vous voulez œuvrer en ce sens, vous avez tout intérêt à comprendre les forces et les faiblesses de chacun et chacune de vos employé·es.

Que ce soit dans le cadre d’un exercice d’équipe ou d’un programme en binôme avec des contributeur·ices et des responsables, les initiatives de coaching et de développement peuvent aider les employé·es à définir leur profil de compétences et leur approche du travail. Cela leur permet de découvrir ce qui les rend productif·ves et le rôle qu’elles et ils jouent dans un travail de groupe.

4. Incluez les employé·es travaillant à distance et en mode hybride

Les modèles de travail hybride requièrent une attention particulière pour garantir que les activités en ligne et en présentiel soient intégrées et que personne ne se sent exclu. La solution consisterait en partie à considérer le bureau physique comme un outil de connexion collaboratif ; c’est du moins ce qu’en pensent les leaders d’opinion chez McKinsey. « Pour certain·es, le bureau est devenu le nouveau site distant, l’endroit où l’on se réunit pour collaborer et faire avancer la réflexion », explique Bryan Hancock de McKinsey.

En attribuant des activités et objectifs différents au travail en ligne et en présentiel, un personnel hybride peut devenir une ressource diversifiée plutôt qu’une communauté divisée.

5. Définissez des objectifs clairs

La définition d’objectifs permet de souder les équipes autour d’un but commun, et d’enrichir le travail collaboratif. À cette occasion, insistez sur le fait que la tâche doit être abordée en tant que groupe. Aidez les membres de votre équipe à identifier les différents rôles et à organiser leur temps, de sorte que chacun et chacune puisse se pencher sur divers aspects de la résolution du problème.

Vous pouvez même faire de la collaboration un objectif en soi. Lors de la définition des tâches de groupe, envisagez de demander aux participant·es de présenter leurs méthodes de travail une fois le défi relevé. Cela leur permettra d’expliquer comment le groupe a réparti les rôles, résolu les problèmes et exploité les forces de chacun·e. Ceci montrera le travail coopératif ainsi réalisé.

6. Déléguez efficacement

Savoir déléguer fait partie des compétences fondamentales des responsables. Décider quelles tâches affecter à d’autres personnes ou quel niveau de soutien (ou d’ingérence) est approprié vient instinctivement à beaucoup de responsables, mais d’autres ont parfois besoin de travailler spécifiquement sur ce point.

En déléguant efficacement, les leaders jouent un rôle collaboratif au sein de leur équipe. Confier des tâches aux subordonné·es qu’elles et ils peuvent accomplir aussi bien, sinon mieux, permet aux leaders de se libérer du temps pour réfléchir à la stratégie de l’équipe ou proposer un accompagnement à des employé·es qui souhaitent progresser dans leur carrière.

7. Choisissez les bons outils de collaboration

Les outils et la technologie peuvent booster la collaboration, en rendant plus simple et rapide le partage des idées et le suivi des projets communs. Des workflows et tableaux Kanban à la messagerie instantanée, en passant par la vidéo en direct, les outils de collaboration représentent une composante familière et essentielle sur le lieu de travail aujourd’hui.

Le choix des outils de collaboration que vous utiliserez dans votre entreprise doit tenir compte avant tout de vos besoins. Recherchez des outils qui correspondent à vos méthodes de travail, et non les offres les plus récentes et les plus sophistiquées. Il est également logique de se tourner vers une seule et même plateforme intégrée plutôt que vers plusieurs outils spécialisés ayant chacun leurs propres identifiants de connexion, stockage de fichiers et interface d’utilisation. En effet, cela permettra de faciliter la mise en place d’un travail collaboratif.

Lorsque vous étudiez les types d’outils de collaboration les mieux adaptés à votre entreprise, ne faites pas l’impasse sur les outils hors ligne. Les tableaux blancs, les cartes heuristiques ou encore les notes autocollantes sont des outils de collaboration accessibles et bien connus de la plupart des employé·es, bien qu’ils restent limités aux environnements physiques.

8. Offrez des récompenses pour encourager la collaboration

Vous pouvez encourager votre personnel à collaborer en mettant en place des avantages et des récompenses. Pour cela, associez des primes et autres récompenses aux valeurs de l’entreprise, dont la collaboration peut faire partie. Les employé·es qui partagent volontiers leur savoir, aident les autres et adoptent des comportements sources de collaboration peuvent alors se voir récompensé·es pour avoir soutenu les objectifs de l’entreprise en la matière.

Et parfois, la collaboration s’avère une récompense en elle-même. Une étude de Stanford a démontré que la collaboration a un impact positif sur l’implication, l’endurance et la réussite dans les tâches de groupe. Les participant·es averti·es travaillant en collaboration passent 64 % de temps en plus sur leurs tâches que celles et ceux travaillant seul·es. Cela suggère que le travail devient plus absorbant et intéressant quand il est abordé en équipe.

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