En quoi consiste l’automatisation des processus opérationnels ?
De quoi est-il vraiment question quand on parle d’automatisation des processus opérationnels ? Et surtout, comment peut-elle améliorer la productivité ?
Pour bien fonctionner, une organisation doit disposer de règles et de processus établis, également nécessaires pour se conformer aux lois et aux réglementations. Ces processus opérationnels internes peuvent parfois s’avérer très chronophages et fastidieux : en moyenne, les entreprises mettent 9 jours à traiter les demandes de remboursement. Un processus long et énergivore, qui oblige à s’armer de patience.
Pourtant, l’automatisation des processus opérationnels prend de l’ampleur. Les plateformes collaboratives et de productivité simplifient et accélèrent toutes ces tâches courantes. À vous l’efficacité et la productivité !
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Que ce soit pour informer l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.
En quoi consiste réellement l’automatisation des processus opérationnels ?
L’automatisation des processus opérationnels (APO), également connue comme automatisation du travail ou automatisation de la gestion d’entreprise (AGE), fait exactement ce que son nom laisse penser. L’utilisation de la technologie pour automatiser les workflows aide les entreprises à gagner en productivité et à réduire les coûts.
Des outils spécifiques peuvent automatiser toutes sortes de processus, allant de l’intégration des employé·es aux tâches du service clientèle, en passant par l’autorisation de documents. Il s’agit de ces tâches récurrentes au sein de votre organisation qui pourraient être effectuées plus rapidement par un processus automatique à l’aide d’une gamme d’intégrations logicielles et d’application.
Nombre de ces processus « d’arrière-plan » étaient auparavant effectués par les employé·es ou sur papier. Les organisations commencent toutefois à exploiter les avantages que présente l’automatisation et investissent dans des outils de gestion des processus opérationnels pour y parvenir.
Pourquoi l’automatisation du travail est-elle efficace ?
L’automatisation des processus opérationnels s’avère hautement bénéfique, à la fois pour les employé·es et les employeurs.
- Les logiciels de workflow gardent une trace de toutes les opérations effectuées. Vous voulez savoir si une commande a été expédiée ? Vous avez besoin de garder un œil sur les calendriers de votre équipe ? Grâce aux outils d’APO, suivez le statut de n’importe quel processus.
- Lorsque l’automatisation du workflow prend en charge des tâches ingrates ou récurrentes, les employé·es peuvent mieux mettre à profit leurs compétences. Plus besoin d’attendre pour obtenir une autorisation ou transmettre des documents d’une personne à une autre. Le système vous permet d’être à jour sur tout.
- L’automatisation des processus courants permet de réduire le sentiment de culpabilité et encourage la responsabilisation. Les managers peuvent anticiper les problèmes de processus et garder un œil sur l’attribution des responsabilités, ce qui réduit le sentiment de culpabilité au profit d’une amélioration de l’efficacité et de la réussite.
Quels sont les logiciels et les outils d’automatisation opérationnelle les plus performants ?
Vous devez disposer des outils adéquats pour simplifier vos processus opérationnels et accroître l’efficacité de votre équipe.
Un logiciel performant au service de l’automatisation des processus opérationnels doit permettre d’effectuer un grand nombre de visualisations par glisser-déposer, comporter des plateformes de partage de documents et des organigrammes visuels. L’avantage ? Il n’est pas toujours nécessaire de savoir coder.
Le premier élément à prendre en considération lors du choix de votre outil d’APO est l’utilisation que vous allez en faire, et dans quel but. Vous pourrez ainsi en définir les fonctionnalités et le degré de complexité.
Vous devez également faire le point sur l’intégration. Il est probable que votre organisation utilise déjà tout un ensemble d’outils opérationnels. Dans un monde où la multiplication des applications est indéniable, il est important de prendre en considération les outils qui faciliteront la vie des employé·es, et non l’inverse. Quels logiciels utilisez-vous actuellement et quelle incidence cela aura-t-il sur le fonctionnement de vos nouveaux outils ?
Les plateformes comme Workplace mettent l’accent sur les intégrations. En plus d’optimiser le travail en équipe grâce à des outils comme les groupes et la discussion, elles sont intégrées aux packages existants qu’utilise votre organisation, tels que SharePoint, Hubspot ou Jira. Vous pouvez également faire appel à des bots pour automatiser les processus directement dans Workplace (ou développer vos propres bots personnalisés).
Ces solutions vous permettront d’apprendre à travailler plus intelligemment et de faire coïncider parfaitement vos graphiques de workflow, vos documents et votre plateforme de collaboration. L’automatisation des processus opérationnels vous permet ainsi d’aller encore plus loin.
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