La messagerie instantanée pour les entreprises : sept conseils essentiels

Moins intrusive qu’un appel téléphonique et plus rapide que l’e-mail, la messagerie instantanée offre un support idéal pour la collaboration en équipe. De plus, elle convient parfaitement au désir des employés de la génération Y de bénéficier sur leur lieu de travail de l’instantanéité dont ils profitent dans les autres aspects de leur vie.

Grâce aux applications telles que Workplace Chat, vous pouvez contacter vos collègues à l’aide d’un simple bouton. La messagerie, les appels vidéo en direct et le partage de photos sont des moyens fantastiques pour rassembler les équipes, prendre des décisions rapidement et faire circuler les idées.

Mais pour profiter des avantages de la messagerie instantanée pour entreprise, il y a tout de même quelques règles à suivre.

1 N’oubliez pas que c’est instantané

Si vous êtes habitué à utiliser les e-mails au travail, vous avez peut-être pris l’habitude de les relire et de les vérifier soigneusement avant de les envoyer, quitte à parfois même avoir du retard dans leur traitement. La nature immédiate des messages peut signifier que vous envoyez quelque chose avant de savoir vraiment ce que vous voulez dire : assurez-vous alors de bien vérifier vos messages avant de les envoyer sans réfléchir.

2 Gardez un ton professionnel

N’oubliez jamais que vous êtes au travail : tenez-vous-en à un sujet professionnel et optez pour un ton poli et respectueux. Il n’y a rien de mal à agrémenter vos messages professionnels de quelques emojis, à condition qu’ils soient adaptés aux personnes auxquelles vous envoyez des messages, mais n’en faites pas trop non plus.

3 Ne vous laissez pas distraire

Les employés souhaitent communiquer plus rapidement et plus efficacement au travail. Ils sont en effet frustrés par la vitesse des e-mails, et plus des trois quarts des entreprises les considèrent comme un outil de communication inefficace. Mais selon eux, la pression exercée pour répondre immédiatement est le principal inconvénient de la messagerie instantanée dans les entreprises. Pour éviter les distractions, des canaux peuvent être créés pour les postes qui n’ont pas besoin de répondre dans l’immédiat, par exemple.

4 Apprenez les règles de l’entreprise

Si vous ajoutez la messagerie instantanée aux outils de communication de votre entreprise, assurez-vous d’avoir mis en place des politiques couvrant la manière dont elle doit être utilisée et les informations qui peuvent y être partagées. Si vous êtes un employé, assurez-vous que vous connaissez les règles de la messagerie instantanée de votre entreprise et que vous les respectez.

5 Ne vous éloignez pas du sujet

Il peut être tentant de commencer à discuter d’autre chose lorsque vous envoyez des messages : faites l’effort de ne pas vous éloigner du sujet en question ; ainsi, vous pourrez travailler plus rapidement et avoir plus de temps pour discuter.

6 Sachez quand vous arrêter

L’objectif de la messagerie instantanée est d’accélérer la communication. Si vous vous retrouvez dans une longue chaîne de messages, à devoir constamment répondre aux questions et essayer de clarifier vos propos, il peut être plus rapide et facile d’utiliser le téléphone ou de vous adresser à quelqu’un en personne.

7 Utilisez la messagerie instantanée à bon escient

La messagerie instantanée est efficace, mais ce canal n’est pas adapté à toutes les tâches. Les messages instantanés devant être brefs, et si vous avez quelque chose de plus long à dire, un e-mail ou une publication dans un groupe Workplace pourraient être plus appropriés ; lorsqu’il s’agit de discuter de questions délicates, une réunion en face à face est probablement la meilleure solution.